Sử dụng bảng câu hỏi điều tra trong đánh giá kiểm soát nội bộ sơ bộ

Khái niệm chung về bảng câu hỏi điều tra

Có thể bảng câu hỏi chỉ gồm các câu hỏi đợc liệt kê, ngời đợc hỏi sẽ trả lời “Có”, “Không” hoặc “Đúng”, “Sai”, có thể kèm theo giải thích và bình luận của ngời đợc hỏi. Có thể bảng câu hỏi chỉ gồm một số câu hỏi cơ bản, gợi ý cho ngời đợc hỏi, ngời đợc hỏi sẽ trả lời và điền thêm những thông tin hoặc thêm những câu hỏi mà họ cho là cần thiết đối với trờng hợp cụ thể của họ Nh… ng tựu chung lại, dù là hình thức nào đi chăng nữa, bảng câu hỏi đợc thiết kế để nhằm lấy đợc thông tin từ ngời đợc hỏi. Các câu trả lời “Không” phản ánh nhợc điểm tiềm ẩn của hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc phản ánh sự thiếu hụt, sự không đầy đủ của hệ thống kiểm soát.

Với câu trả lời “Không” là một bằng chứng rất thuyết phục đối với kiểm toán viên vì chính bản thân ngời trong đơn vị khách hàng công nhận điểm yếu của mình. Khi các điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ đợc xác định ở phần hành nào, kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán ở những phần hành liên quan. • Khái niệm: Câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là các câu hỏi đợc thiết kế nhằm xác định xem những kiểm soát đang tồn tại có ngăn ngừa đợc những sai phạm nhất định hay những bỏ sót hay không.

Điều này đợc thực hiện bằng cách giảm thiểu những tiêu chuẩn kiểm soát cho mỗi nghiệp vụ, thay vào đó là việc kiểm toán viên thiết lập một hệ thống các. Đặc điểm của những câu hỏi này là chúng tập trung vào dấu hiệu của những sai phạm hoặc sự bỏ sót có thể xảy ra ở từng giai đoạn, từng pha của các chu trình kiểm toán nếu kiểm soát yếu. + Do hệ thống câu hỏi ICEQs đợc thiết kế dựa trên các mục tiêu hơn là những kiểm soát nhất định nên hệ thống câu hỏi ICEQs dễ dàng áp dụng với một loạt các câu hỏi đa dạng hơn là hệ thống ICQs.

+ Ưu điểm chủ yếu của phơng pháp bảng câu hỏi là sự hoàn thiện tơng đối về mặt thông tin của từng lĩnh vực kiểm toán mà một phơng tiện tốt có thể làm đ- ợc. + Các câu trả lời thu đợc từ hệ thống câu hỏi ICEQs giúp cho kiểm toán viên xác định đợc những điểm cần tập trung kiểm toán, xác định đợc những thủ tục kiểm soát chính cần áp dụng trong suốt quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát néi bé. + ICEQs có khả năng nêu bật những phần hành, khoản mục có kiểm soát yếu để kiểm toán viên tập trung thực hiện nhiều thử nghiệm chi tiết.

+ Nhợc điểm chủ yếu của hệ thống câu hỏi ICEQs là những phần riêng lẻ của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng đợc nghiên cứu mà không cung cấp một cái nhìn khái quát. Ngời đợc hỏi có thể đa ra các câu trả lời phản ánh hệ thống theo bản thân những gì anh ta suy nghĩ về hệ thống kiểm soát nội bộ mà cha chắc đã phản ánh đúng sự thực về hệ thống. Loại hình bảng câu hỏi kiểm toán viên độc lập hay sử dụng là ICEQs bởi nó cho phép kiểm toán viên có một cái nhìn chi tiết và đầy đủ, không bỏ sót các vấn.

Một số mẫu bảng câu hỏi điều tra hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc ghi sổ doanh thu có đợc chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã đợc phê chuẩn và các đơn đặt hàng của khách đã đợc chấp nhận hay không?. Công ty vận hành một cơ chế đa dạng trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với việc phê chuẩn và thay đổi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh?. Công tác lập kế hoạch và dự toán (nh kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ; kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định; kế hoạch tài chính..) có đợc tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc không?.

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay không ít thì nhiều cũng sử dụng phơng pháp hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán máy. + Các thủ tục để kiểm soát các chơng trình máy vi tính: Mục đích của lĩnh vực kiểm soát chung này là để đảm bảo rằng khách hàng kiểm soát đầy đủ một số khía cạnh của các chơng trình máy tính và các chứng từ chứng minh liên quan. Đối với hầu hết các công ty, các chuẩn mực đó có sẵn trong quyển sổ tay chuẩn mực, thờng bao gồm bốn phần chính: Các yêu cầu của hệ thống (mục đích của hệ thống, đầu vào, đầu ra của hệ thống); tài liệu chứng minh việc lập trình (tài liệu về việc viết và khảo sát các ch-. ơng trình của phần mềm); những hớng dẫn vận hành chơng trình; những hớng dẫn cho ngời sử dụng.

+ Các quá trình kiểm soát quyền sử dụng thiết bị, các chơng trình và hồ sơ dữ kiện: các quá trình kiểm soát quyền sử dụng liên quan tới việc đảm bảo là chỉ có ngời đợc phép mới có thể sử dụng thiết bị và có quyền sử dụng phần mềm cũng nh hồ sơ dữ kiện. Theo một hệ thống mã hoá, mật khẩu phải đợc nhập vào máy tính hoặc thiết bị đầu cuối của máy tính trớc khi chơng trình phần mềm hoạt động. Một quá trình kiểm soát chung liên quan tới tất cả các bộ phận của hệ thống EDP, do đó phải đợc đánh giá ngay từ đầu cuộc kiểm toán, trớc khi đánh giá các quá trình kiểm soát ứng dụng.

Mục đích của quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong một hệ thống EDP cũng giống nh trong một hệ thống kế toán thủ công, đều nhằm thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, nhận diện các quá trình kiểm soát và các điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá bớc đầu rủi ro kiểm soát và xác minh là các quá trình kiểm soát nội bộ thực tế đang hoạt động phù hợp với kế hoạch thiết kế. Mục tiêu của bài viết là đi sâu nghiên cứu về Bảng câu hỏi điều tra, vì vậy ở phần này sẽ không đề cập đến hai phơng pháp còn lại để đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Bớc đầu tiên trong việc đánh giá công việc tổ chức máy và kiểm soát truy nhập số liệu là kiểm toán viên phải chuẩn bị hoặc yêu cầu khách hàng chuẩn bị một sự mô tả sơ lợc về hệ thống máy tính đợc sử dụng trong đơn vị khách hàng.

Bản mô tả sơ lợc đó phải bao gồm một biểu đồ tổ chức, mô tả phần cứng và các thiết bị ngoại vi, mạng lới hệ thống trao đổi thông tin, quy trình chính xử lý thông tin (xử lý trực tuyến hoặc xử lý theo khối), tài liệu đầu vào quan trọng và số liệu. Để truy cập những hồ sơ, tài liệu trực tuyến có đòi hỏi một hệ thống mật khẩu nhất định để xác định và hiệu lực hoá ngời sử dụng cuối cùng không?. Nguyên nhân nảy sinh thiết kế này là do thực tế hệ thống kiểm soát đợc sử dụng trong mỗi chu trình: bán hàng và thu tiền, mua hàng và thanh toán, tiền l-.

Hệ thống kiểm soát này đợc tổ chức trên nguyên tắc gồm có ba loại kiểm soát: kiểm soát số liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý số liệu và kiểm soát số liệu đầu ra. Những thủ tục kiểm soát có đợc đặt sẵn trong tất cả các tài liệu, và đợc thẩm tra bởi những chơng trình cập nhật mỗi khi một tài liệu đợc đa vào sử dụng trong quá trình xử lý?.