Áp dụng Mô hình quản trị hàng tồn kho POQ tại Xí nghiệp chế biến lương thực 1 - Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang

Khái quát về Công ty

Xuất khẩu: Angimex có năng lực sản xuất 350.000 tấn gạo/năm với hệ thống các nhà máy chế biến lương thực được phân bố tại các vùng nguyên liệu trọng điểm, giao thông thuận lợi, sức chứa kho trên 70.000 tấn và hệ thống máy xay xát, lau bóng gạo hiện đại, chất lượng sản phẩm được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Đa dạng hóa sản phẩm chế biến gạo: Công ty sẽ thu mua chế biến nhiều loại gạo, nếp chất lượng cao và đóng gói nhỏ bao gồm: Gạo Jasmine 2% tấm, gạo trắng hạt dài 2% tấm, nếp có độ lẫn 5% tấm, gạo đặc sản của An Giang để cung cấp đa dạng các loại gạo nếp chất lượng cao cho thị trường, vừa giảm sức cạnh tranh vừa mang lại hiệu quả cao, vừa xây dựng thương hiệu gạo cho Angimex.

Giới thiệu về Xí nghiệp

 Vì vậy, Công ty đã quyết định chuyển nhà máy sang chế biến lau bóng xuất khẩu gạo và được lấy tên là Xí nghiệp Chế biến lương thực 1 trực thuộc Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang (Angimex). Nhiệm vụ của Xí nghiệp hiện nay là thu mua các loại gạo nguyên liệu như; gạo xô, gạo trắng thẳng, gạo thơm… (không mua lúa) để chế biến ra các loại gạo thành phẩm đạt yêu cầu xuất khẩu và bán nội địa. Do thị trường rộng lớn như vậy, nên trong những năm qua tổng sản lượng xuất khẩu của Xí nghiệp đạt trên 90.000 tấn mang về cho đất nước và tỉnh An Giang một nguồn ngoại tệ khá lớn.

Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Xí nghiệp sẽ cung cấp cho chúng ta một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính cũng như những hoạt động trong kỳ là khả quan hay không. Cụ thể trong năm 2006, giá cao liên tục trong quý IV (do nhu cầu xuất khẩu tăng, nguồn cung trong nước khan hiếm do sự phá hoại của dịch bệnh) và để đảm bảo an ninh lương thực nên ngày 12/11/2006, Thủ tướng đã có công điện dừng xuất khẩu. Điều này làm ảnh hưởng ngay đến kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp trong thời điểm rất thuận lợi: giá bán cao, nhu cầu thị trường tiêu thụ mạnh, Xí nghiệp lại có lượng tồn kho đáp ứng được cho xuất khẩu.

Trong đó, Xí nghiệp chế biến lương thực 1 được biết đến là một đơn vị trực thuộc có quy mô và hiệu quả hoạt động lớn nhất trong khối lương thực của Công ty (Xí nghiệp gồm 3 phân xưởng với sức chứa của các kho lên đến 26.500 tấn). Tuy vậy, trong thời gian qua nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo của Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc này đã đóng góp không nhỏ vào sự phỏt triển chung của Cụng ty.

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP

• Quy trình luân chuyển chứng từ 1. Mua hàng
• Tình hình nhập xuất hàng tồn kho của Xí nghiệp 1. Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp

Tại đây, có các cán bộ KCS thu mua đã có sẵn kinh nghiệm trong nhiều năm nên việc thu mua không cần lấy mẫu dưới ghe lên phòng kiểm phẩm phân tích, tính toán tỷ lệ thu hồi thành phẩm rồi cho giá, làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thu mua của Xí nghiệp. Khi nhập sản xuất, xuất bán cũng vậy đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại tiêu chuẩn chất lượng gạo một cách thường xuyên xem hàng đạt hay chưa, có đúng với quy định không… Điều này là rất tốt giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng gạo qua từng khâu. + Mặc dù hàng nhập kho được chất xếp một cách có hệ thống nhưng vẫn còn một số trường hợp khi thu mua nhiều (vào lúc cao điểm của mùa vụ) các lô hàng mua trước được chất xếp vào phía trong không dành lối đi nên thỉnh thoảng có một số lô hàng bị ứ đọng lại không thể xuất trước theo cách nhập trước xuất trước được, làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng gạo.

Do tình trạng mất mùa như thế, Chính phủ đã có công điện tạm dừng xuất khẩu nên trong 6 tháng cuối năm, Xí nghiệp chỉ có thể giải quyết những hợp đồng được cho phép của Chính phủ, còn lại tồn kho phải chờ giải quyết sang năm 2007, nên việc xuất bán cũng không đạt được so với kế hoạch đề ra. Vì vậy việc tìm hiểu xu hướng biến động giá mua của mặt hàng này qua các năm là cần thiết để từ đó có thể biết được mua hàng vào khoảng thời gian nào sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nhờ chênh lệch giá cũng như đưa ra được quyết định có nên dự trữ hàng trong khoảng thời gian nào không?. Thường để cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một đối tượng thứ ba có liên quan nào đó dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên được điều gì cả.

Tuy nhiên điều đó chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp là rất tốt (bởi nếu không đáp ứng được các hợp đồng đã ký kết thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ hoàn thành các đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp không đánh giá được trình độ quản trị tồn kho của Xí nghiệp. Mặt khác, chương này còn giúp người đọc hiểu về tình hình luân chuyển hàng tồn kho của Xí nghiệp qua các chỉ tiêu tồn kho như: số vòng quay hàng tồn kho, thời hạn tồn kho bình quân… đây là các chỉ số rất cần thiết mà khi nói đến hàng tồn kho chúng ta cần phải biết đến.

THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

• Cơ sở vận dụng mô hình 1. Đặc điểm sản phẩm
• Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho

Bởi kế hoạch thu mua trong năm của Xí nghiệp là bao nhiêu tấn gạo thành phẩm, chứ không có kế hoạc thu mua cụ thể từng loại gạo cho nên, việc tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu chung cho các loại cũng phù hợp với tình hình của Xí nghiệp. Điều này, không những giúp cho An Giang trong những năm qua sau khi giữ phần đủ dùng trong nước, đã xuất khẩu một khối lượng gạo tương đối lớn ra nước ngoài mà còn là nơi hoạt động lý tưởng cho các Xí nghiệp trong việc thu mua sản xuất lúa gạo. Các nơi này có thị trường lúa gạo dồi dào, hàng năm đã cung cấp cho Xí nghiệp một lượng hàng hóa rất lớn, lượng hàng này do chính các bạn hàng thương lái đem đến tận Xí nghiệp để bán và cứ như thế Xí nghiệp thu mua vào liên tục.

Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác, nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để đơn giản trong tính toán. Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung cần thiết.

Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao.

Tuy nhiên như đã nói ở trên, Xí nghiệp không mua hàng theo đơn đặt hàng nên chi phí tồn kho nếu tính theo công thức trên sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh tại Xí nghiệp.