Hoạt động kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp 2 - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội
MỤC LỤC
Đặc điểm tình hình chung tại xí nghiệp xây lắp số II
Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo quy chế tổ chức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty đã ban hành và quy chế tổ chức quản lý, điều hành sản xuất do Xí nghiệp xác lập, đợc Giám đốc Công ty phê chuẩn theo sự phân cấp của tổng Công ty. Ngoài ra, Xí nghiệp có quyền chủ động tổ chức các bộ phận sản xuất kinh doanh theo phân cấp của Công ty, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc khai thác, tìm nguồn vật t thiết bị và phải chịu trách nhiệm về chất lợng, giá cả, các hoá đơn, chứng từ phải đợc ghi chép và luân chuyển theo đúng quy định của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là hai phó Giám đốc và các phòng ban chức năng, gồm có ban tổ chức hành chính, ban tài chính kế toán, ban kế hoạch kỹ thuât, mỗi phòng ban thực hiện quản lý chức năng nhất định.
Giám đốc có quyền quyết định phơng hớng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh để cụ thể hoá các chỉ tiêu do Công ty giao, điều động các loại tài sản, vật t, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh,. Nhiệm vụ trớc mắt là theo dõi, quản lý nhân sự của toàn Xí nghiệp, lu trữ các văn bản, tài liệu, theo dõi ngày công của các cán bộ CNV làm việc tại văn phòng, kiểm tra bảng lơng hàng tháng của các công tr- ờng trớc khi trình Giám đốc ký duyệt. Các đội có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thi công hạng mục công trình đợc giao, lập và trình duyệt các biện pháp thi công, tiếp cận chủ đầu t giải quyết các biên bản công tr- ờng, lập hồ sơ hoàn công.
Tình hình chung về công tác kế toán tại Xí nghiệp xây lắp số II
Xí nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hạch toán, ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo giá thực tế, do vậy việc hach toán chính xác, lại giảm đợc khối lợng ghi chép nh dùng giá hạch toán, lại xác định đợc đúng đắn chi phí đầu vào. • Tại phòng kế toán: Sau khi đã nhận đợc các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái bảng cân đối số phát sinh và làm luận văn tài chính. Những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp thờng là đối tác làm ăn từ lâu nên đơn đặt hàng của đơn vị thờng chỉ tơng đối đơn giản, không cần nhất thiết phải giám đốc hai bên ký hợp đồng mà chỉ cần ngời đợc uỷ thác tiến hành ký hợp đồng (Ví dụ: Đơn đặt hàng-Biểu 2).
Phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên, một liên gốc, một liên cho thủ kho vào sổ (thẻ) kho, định kỳ bàn giao lại cho kế toán (có biên bản bàn giao chứng từ), một liên dùng để thanh toán (làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản). Khi có chứng từ nhập, xuất kho phát sinh, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, số l- ợng thực nhập, thực xuất, cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó để ghi số lợng nguyên vật liệu nhập xuất vào thẻ kho (Biểu 11, Biểu 12), kết hợp với số lợng tồn đầu kỳ để tổng hợp và đối chiếu số liệu tồn kho cuối kỳ. Sau khi ghi thẻ, thủ kho sắp xếp các chứng từ, lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán, định kỳ, kế toán nguyên vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
Thẻ kho
Bảng trích: Nhật Ký Chung
Sổ Nhật ký chung dựng để theo dừi hàng ngày, ghi chộp tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các phần hành kế toán tại doanh nghiệp theo trình tự thêi gian. TK 152 đợc mở cho từng tháng, dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình Nhập-Xuất nguyên vật liệu vào kho. Căn cứ vào đó, kế toán tổng hợp sẽ xác định đợc lợng vật liệu tồn kho trong kỳ, lợng tăng và lợng xuất dùng trong kỳ, đây là cơ sở để tính chi phí nguyên vật liệu dùng trong công tác xây lắp tại xí nghiệp và để phản ánh lên Luận văn tài chính định kỳ.
Trích: Sổ cái TK 152 Tên TK: Nguyên vật liệu
Để theo dõi quan hệ thanh toán với ngời bán, Xí nghiệp sử dụng sổ Cái TK 331- Phải trả cho ngời bán. Sổ này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, dùng để theo dõi từng lần mua hàng hoá, nguyên liệu của Xí nghiệp mà cha trả tiền và quá trình thanh toán với từng ngời bán của Xí nghiệp. Ngoài ra, nó còn phản ánh tình hình ứng trớc của Xí nghiệp cho ngời bán.
Sổ này có thể có số d bên Nợ hoặc bên Có, nhng ở xí nghiệp chỉ có số d Có. Nguyên vật liệu do mua ngoài liên quan đến khoản thuế GTGT đợc khấu trừ. Vậy, từ một nghiệp vụ là mua nguyên vật liệu về nhập kho cha trả tiền ngời bán, sau khi ghi sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ Cái Tài khoản 152, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ Cái Tài khoản 133.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp
Tuy mới đợc thành lập cha lâu nhng do trớc đây, đội cũng đã tổ chức hạch toán riêng với một đội ngũ các cán bộ kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao, đã góp phần không nhỏ vào quá trình xây dựng và trởng thành của của xí nghiệp. Qua hai tháng thực tập tại xí nghiệp để nghiên cứu về quy trình kế toán về các phần hành kế toán nh Vốn bằng tiền, tiền lơng và các khoản phải trả cho công nhân viên, Tài sản cố định, Chi phí giá thành và đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu là. Đồng thời, việc sử dụng phơng pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu đã giúp cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán chi tiết đợc tiến hành đơn giản, nhanh chóng.
Mặc dù xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu nh xi măng, sắt thép, gạch, cát,..nhng xí nghiệp cha phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng theo các tiêu thức phân loại nh nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ hay phân loại theo nguồn nhập nh do mua ngoài, do tự chế..Điều này sẽ gây ảnh hởng cho công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Theo tiến độ thi công công trình, xí nghiệp mua nguyên vật liệu sẽ phải chấp nhận sự biến động giá cả trên thị tr- ờng, giá cả lúc lên lúc xuống làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn so với việc lĩnh tại kho hoặc chất lợng không đảm bảo. Quyết định này đến nay vẫn còn phù hợp nhng nó đã đợc sửa đổi bổ sung tại thông t 89, các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo luật kế toán mới có hiệu lực từ ngày 1/1/2004, vì vậy trong công tác kế toán của xí nghiệp vẫn còn một số điểm cha phù hợp chế độ kế toán mới.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp xây lắp số II
Hiện nay, việc phân loại vật liệu cha phân nhỏ thành từng thứ vật liệu nên công ty cha lập ra đợc hệ thống sổ danh điểm vật liệu để phòng kế và các phòng ban khác có thể sử dụng thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý vật liệu. Ngoài ra khi xí nghiệp áp dụng kế toán trên máy vi tính, áp dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì việc không thể thiếu đợc là phải phân loại nguyên vật liệu thành từng quy cách, gọi là Bảng danh mục vật t hàng hoá. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với việc trích lập dự phòng là khoản dự phòng là bao nhiêu là vừa đủ, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn.
Giá cả của bất kỳ loại nguyên vật liệu nào cũng thờng xuyên không ổn định, có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trớc và ngợc lại, ảnh hởng đến tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó khăn hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ phải đợc nhân viên thống kê ở các đội ghi chép kịp thời để cuối tháng gửi cho kế toán của xí nghiệp, qua đó kế toán sẽ tính toán đợc số lợng từng thứ vật liệu đã sử dụng cho các đội trong tháng. Đề nghị xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công tác kế toán, điều này vừa làm giảm khối lợng công việc cho các cán bộ kế toán tại xí nghiệp, vừa thực hiện công việc kế toán chính xác hơn, nhanh chóng hơn.