MỤC LỤC
Việc bố trí sắp xếp chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn như vậy cũng tạo điều kiện tốt cho Lãnh đạo nắm bắt và chỉ đạo công việc một cách cụ thể, hiệu quả đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đề ra phương hướng, biện pháp, cách thức tiến hành hoạt động Kinh doanh có hiệu quả nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan ban ngành Trung ương cùng với sự lỗ lực phấn đấu của CBCNV, Công ty liên tục giành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tế của cả nước nói chung và ngành Hàng không nói riêng. Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trung khai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nền kinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của ngành Hàng không.
Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ bởi đây chính là hai công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ra vào tầng 2 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế đi thẳng lên tầng 2), phòng văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước và sau bằng kớnh chịu nhiệt. Đồng thời, nhận thức rừ tầm quan trọng và lợi ớch của điều kiện làm việc là yếu tố tỏc động trực tiếp đến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc có chất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động.
Ban Lãnh đạo Công ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công ty đã giành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết bị để thay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh văn phòng hoặc người được giao.
Lưu ý: Những văn bản do lãnh đạo Công ty, các phòng nghiệp vụ thuộc cơ quan Công ty nhận trực tiếp đều được chuyển lại Văn thư Công ty để đăng ký văn bản đến theo quy định. Trước tiên, cán bộ văn thư chuyển Chánh văn phòng xử lý, kí vào phiếu trình văn bản rồi thực hiện việc trình Lãnh đạo Công ty xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng kí tại văn thư Công ty. Đối với những văn bản thông thường gửi đến Công ty thuộc chức năng nhiệm vụ của các phòng thì Chánh văn phòng phê chuyển ngay các văn bản đến các phòng đó để giải quyết.
Trường hợp văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ thì nhân viên ký nhận văn bản phòng có trách nhiệm chuyển trả ngay cho văn thư Công ty để cán bộ văn thư chuyển đúng địa chỉ mà không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác. - Khi nhận được bản chính của Fax đến, cán bộ văn thư Công ty đã làm thủ tục đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến( số và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đã đăng ký Fax) và thực hiện việc chuyển cho phòng ban cá nhân nhận bản Fax. Các loại văn bản khác, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận và giữ gìn cẩn thận để đầu giờ ngày làm việc hôm sau bàn giao lại cho cán bộ văn thư Công ty.
Trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc/ Thủ trưởng đơn vị thành viên và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực đựơc phân công phụ trách. - Chánh văn phòng Đối ngoại/Trưởng phòng tổ chức Hành chính theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến của cỏc phũng nghiệp vụ theo thời hạn quy định tại văn bản hoặc thời hạn mà lãnh đạo Công ty/đơn vị thành viên yêu cầu xử lý (Sổ theo dừi, giải quyết văn bản đến – theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). - Ban thư ký Đối ngoại – Văn phòng đối ngoại bộ phận được giao trách nhiệm tại cỏc đơn vị thành viờn cú trỏch nhiệm hàng tuần tổng hợp, theo dừi cỏc văn bản đã chuyển đến các phòng, đơn vị để giúp lãnh đạo Văn phòng Đối ngoại/ Phòng Tổ chức Hạnh chính kiểm tra, đôn đốc, triển khai xử lý văn bản và giải quyết công việc theo ý kiến đã chỉ đạo.
+ Cán bộ văn thư của Công ty có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì và viết bì đúng tên cơ quan hoặc tên người nhận, địa chỉ nơi nhận, dán bì và đóng dấu độ “khẩn”, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì đều đảm bảo theo đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành. + Cán bộ văn thư của Công ty thực hiện chuyển giao trực tiếp văn bản đi theo yêu cầu của Lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong cơ quan theo yêu cầu tại mục: “Nơi nhận” hoặc yêu cầu của người ký. Trong trường hợp cần thiết do yêu cầu giải quyết công việc ở ngoài cơ quan, Giám đốc là người quyết định cho phép mang dấu ra ngoài và được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi Công ty.
+ Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng dấu lên chữ ký thì việc đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản do Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định. + Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty/Lưu trữ đơn vị thành viên, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên về việc lập hồ sơ bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN – VTTƯ ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. + Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. + Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ.
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị. - Phòng văn thư được bố trí bao gồm 04 nhân viên, họ đều là những người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty.