Nhiệm vụ và chức năng của Phòng Vật tư, Nhà máy thủy điện Hòa Bình

CáC GIAI ĐOạN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thời gian thực hiện. - Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại: Khi đa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có đợc sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trng hệ thống với các ràng buộc của môi trờng. - Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn đề: Nhiệm vụ của công đoạn này là đa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống đợc sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt đợc và xác định các yếu tố của giải pháp.

- Đánh giá lại tính khả thi: Đợc thực hiện bằng việc so sánh những thông tin mà thu thập đợc từ những công đoạn trớc với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã đợc xác định trớc đây. Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Nhiệm vụ của giai đoạn này đa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý CSDL, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chơng trình khác cấu thành nên hệ thống.

Pha xử lý: Là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Trong giai đoạn này thì công đoạn lập trình là quan trọng nhất, đây là quá trình chuyển đổi các thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống đợc phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đồng thời đáp ứng đợc những thay đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sử dụng.

Tóm lại, quá trình phân tích và thiết kế hệ thống là một quá trình đòi hỏi ở ngời phân tích phải t duy một cách khoa học trên cơ sở các vấn đề thực tế cũng nh lý thuyết, “vật lý” cũng nh “logic” để cải tiến mô hình hoạt.

Công cụ thực hiện đề tài

Một số nhiệm vụ thực hiện trực tiếp từ các nhân viên hoặc nhà quản lý, một số khác do các quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện. Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thực hiện các thực thể nh là bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột. Những ứng dụng cơ sở trong một tổ chức ngày càng lớn và ngày càng phức tạp và nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều ngời vì vậy khó có thể thực hiện chúng một cách có hiệu quả trên một máy vi tính.

Trong kiến trúc Client/Server các ứng dụng đợc chia làm hai phần: Cơ sở dữ liệu đợc nằm trong một máy tính mạnh đợc gọi là máy chủ cơ sở dữ liệu, những chơng trình xử lý dữ liệu nằm ở các máy tính trên bàn của ngời sử dụng gọi là máy khách. Khả năng module hoá và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tợng xuất hiện trong tổ chức làm giảm chi phí về thời gian và tiền bạc cho cơ sở dữ liệu đó. Bằng việc sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro - một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú đã giảm bớt đợc khối lợng lập trình nặng nhọc mà bạn phải thực hiện khi xây dựng ứng dụng đồng thời nó lại là những phơng thức tổ chức, xử lý, mang tính hiện đại tơng tự nh Microsoft Access.

- Visual Foxpro có thể tạo ra các ứng dụng làm cho việc liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng và đáp ứng đợc nhu cầu thực tế về việc giao dịch trực tiếp với khách hàng. - Visual Foxpro cung cấp nhiều công cụ đợc sử dụng để thiết kế những ứng dụng có giao diện đồ hoạ rất đẹp, tạo cảm giác thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng. Khả năng kết hợp các đoạn chơng trình hiện có, Visual Foxpro cho phép tạo ra màn hình nhập dựa trên màn hình bảo trì đó cho phép ngời lập trình dễ dàng kết hợp các phần tử của ứng dụng đã đợc viết trớc đó.

Visual Foxpro có một hệ công cụ thực đơn rất mạnh, ngời sử dụng có thể truy nhập dễ dàng đến bất kỳ đối tợng nào đã đợc tạo ra trong ứng dông.

Phân tích hệ thống

Theo dừi đến chất lợng của vật t, phõn loại vật t đú theo từng chất l- ợng của nó: nhập mới, thu hồi 56%, kém phẩm chất, …dới dạng mã chất l- ợng khụng theo dừi dới dạng mở kho địa lý. Quản lý vật t trong kho: gồm các chủng loại vật t: mới, thu hồi, kém phÈm chÊt…. Quản lý chứng từ nhập, xuất vật t theo hợp đồng, công trình, đơn vị thi công.

Tại kho: Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải nhập toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d.

-Loại chứng từ: nhập mua ngoài, nhập thừa, nhập thu hồi, nhập luân chuyển nội bộ, nhập dự án, nhập lập kế hoạch 3, chứng từ nhập xuất trực tiếp,…. Ngời nhập vật t làm giấy để nghị cấp vật t gửi cho phòng vật t cùng với hồ sơ và chứng từ kèm theo. Phòng vật t lập phiếu nhập( ký vào ngời lập và ngời phụ trách vật t) Ngời nhập vật t: nhập vật t thiết bị.

Danh sách các vật t biến động, nhập – xuất – tồn của đơn vị trong tháng theo các tiêu chí quản lý.

Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Xuất phát từ nhu cầu quản lý vật t của cơ sở cũng nh nhu cầu tìm hiểu về hệ thống thông tin qủan lý vật t một cách riêng rẽ. Để những ngời quan tâm đến vấn đề quản lý vật t nhng không có đủ khả năng hiểu tờng tận về chơng trình hiện có có thể tìm hiểu và hiểu nhanh hơn về một vấn đề nào đó trong hệ thống quản lý vật t. Dựa vào phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu đầu vào từ các dmvttb(Danh mục vật t thiết bị).

Bangnhap-xuat VT(bảng nhập-xuất vật t) DmnhomBPSD (Danh mục nhóm bộ phận sử dông).