Hệ thống tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Xe máy - Xe đạp Thống Nhất theo định hướng kinh tế thị trường
MỤC LỤC
Tình hình thực tế kế toán NVL tại Công ty xe máy- xe đạp thống nhất
Khi nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN, tháng 09/ 1993 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 5563/ QĐUB chuyển Xí nghiệp xe đạp Thống nhất thành Công ty xe máy- xe đạp thống nhất. Mặt khác nhờ lợi thế thơng mại, lợi thế về địa diểm, Công ty đã có những dự án xây dựng và kinh doanh siêu thị, văn phòng cho thuê để tăng thêm doanh số ( phấn đấu trong những năm tới đạt doanh số 100 tỷ).Trong xu hớng hội nhập ngày nay, Công ty cũng chú trọng thêm việc liên doanh liên kết với một số Công ty ở Hàn Quốc, Trung Quốc để nhập một số phụ tùng về lắp ráp. Phân xởng cơ dụng ( phân xởng 1) : là phân xởng phụ trợ có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dỡng thiết bị, máy móc; đảm bảo an toàn cho hệ thống cơ điện và chế thử các sản phẩm mới.
+ Phòng kinh doanh tổng hợp ( 22 ngời ): xây dựng kế hoạch sản xuất, cung cấp vật t, thiết bị phục vụ sản xuất; nghiên cứu thị trờng để đa ra chính sách tiếp thị, mở rộng thị trờng. + Phòng hành chính và bảo vệ ( 21 ngời ): thực hiện các hoạt động mang tính chất đối ngoại hành chính, quản trị tài sản của Công ty, bảo vệ an toàn cho con ngời và tài sản. -- Kế toán tổng hợp và XDCB có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu của các phần hành kế toán, lập các NKCT , tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, quyết toán công trình XDCB và lập các Báo cáo kế toán định kỳ.
-- Kế toán TSCĐ, tiêu thụ và thuế : ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình tăng, giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao; theo dõi tình hình nhập- xuất, tiêu thụ thành phẩm, xỏc định kết quả tiờu thụ; theo dừi việc thực hiện nghĩa vụ thuế. -- Nhõn viờn kinh tế tại cỏc phõn xởng : theo dừi vấn đề sử dụng vật t, thanh quyết toán vật t giữa phân xởng với Công ty; tính và thanh toán lơng cho công nhân viên ở phân xởng.
Công ty hiện đang sử dụng
Bảng giá hạch toán năm 2005
Hạch toán chi tiết VL đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Kho và Phòng kế toỏn để theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn VL. Tuy nhiên, kế toán VL không sử dụng sổ chi tiết VL mà chỉ căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để nhập vào Bảng kê N--X-- T, đợc lập trên máy vi tính. Khi xuất hiện nhu cầu về VL, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu gửi tới phòng kinh doanh tổng hợp (nơi quản lý việc thu mua, cung ứng VL), đợc phụ trách phòng ký nhận.
− Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch thu mua NVL, phòng kinh doanh làm các thủ tục để mua, trởng phòng xác nhận và quyết định mua. − Phòng kinh doanh thông báo số lợng và thời hạn nhận VL cho thủ kho. Cán bộ kỹ thuật cùng thủ kho tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng, chủng loại VL nhập kho.
− Phòng kinh doanh căn cứ vào Hoá đơn bên bán lập và thông báo của thủ kho để lập Phiếu nhập kho VL (2 liên) đồng thời ký vào Phiếu nhập kho, 1 liên lu tại phòng kinh doanh còn 1 liên chuyển cho thủ kho. − Thủ kho khi nhập VL sẽ ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, sau đó ghi vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. − Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu ghi trên Phiếu nhập kho với Thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào Thẻ kho rồi nhận Phiếu nhập kho.
− Kế toán VL chuyển bộ chứng từ (Hoá đơn do Phòng kinh doanh chuyển. đến và Phiếu nhập kho) cho kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan khác để ghi sổ.
VL nhập kho do tự chế
− Khi có bán thành phẩm hoàn thành, nhân viên tài chính ở phân xởng thông báo với Phòng kinh doanh. − Sau khi bán thành phẩm đợc kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành kiểm tra số lợng thực tế bán thành phẩm nhập kho của từng loại.
Thẻ kho
Kế toán tổng hợp VL
Kế toán tổng hợp VL phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác giá trị thực tế của từng thứ NVL nhập kho. Kế toán VL sử dụng các TK để phản ánh, giám sát tình hình hiện có và sự vận động của NVL.
Kế toán VAT trong Công ty đợc thực hiện theo nguyên tắc chung
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL tại Công ty
Qua quá trình tìm hiểu về công tác kế toán VL, em xin phép đợc đa ra một số ý kiến đề xuất, mặc dù những ý kiến này còn mang tính phiến diện và lý thuyết song nó xuất phát từ mục đích mong muốn công tác kế toán VL ở Công ty ngày càng hoàn thiện. Đối với VL nhập kho do tự chế , kế toán VL lấy chính giá hạch toán làm giá thực tế VL nhập kho sẽ làm việc tính giá thành không chính xác, phản ánh. Kế toán VL phải theo dõi thờng xuyên hơn tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, cụ thể : thay vì một tháng mới xuống kho một lần, kế toán nên rút ngắn thời gian ( khoảng 10 ngày ) vì hoạt động nhập, xuất kho VL ở Công ty diễn ra.
+Với Sổ chi tiết số 2 nh kế toán thanh toán đã lập cho Quí III /2005, kế toán thanh toán nên lập thêm cột Số d đầu quí, Số d cuối quí và lập riêng cho nhà cung cấp thờng xuyên, nhà cung cấp không thờng xuyên trên những trang sổ khác nhau ( các nhà cung cấp thờng xuyên nên lập trên một hoặc một số trang sổ nhất định, còn các nhà cung cấp không thờng xuyên có thể đợc theo dõi trên cùng một trang sổ ). + Một vấn đề nữa không chỉ liên quan đến việc hạch toán của kế toán VL và kế toán thanh toán mà còn liên quan đến việc quản lý, bố trí hoạt động thu mua NVL đó là cán bộ thu mua ( cán bộ tiếp liệu) của Công ty khi đợc giao nhiệm vụ thu mua tự do ( Công ty không ký Hợp đồng ) đợc xem nh "ngời bỏn", cũng đợc theo dừi trờn Sổ chi tiết số 2 và NKCT số 5. Việc hạch toỏn sẽ gặp khó khăn, hơn nữa dễ gây nhầm lẫn, rắc rối trong quản lý.
Hơn nữa cán bộ thu mua thờng là cán bộ của Phòng kinh doanh tổng hợp (Phòng có nhiệm vụ thu mua, quản lý VL ), nhng trên Sổ chi tiết số 2 chúng ta thấy có cả nhân viên của Phòng Tài vụ, chứng tỏ đã có sự chồng chéo và kiêm nhiệm. Hiện nay Phòng Tài vụ đã đợc trang bị 2 máy vi tính, kế toán VL và một số phần hành kế toán khác đã có sự kết hợp giữa việc ghi chép thủ công với việc sử dụng máy để nhập một số bảng biểu. Vì vậy, với điều kiện vật chất sẵn có và việc các cán bộ kế toán có trình độ và khả năng sử dụng máy vi tính, Công ty nên đầu t để kế toán VL nói riêng, công tác kế toán của toàn Công ty nói chung có thể áp dụng phần mềm kế toán.
Nếu làm đợc nh vậy, khối lợng công việc đợc giảm bớt, việc cung cấp thông tin luôn kịp thời và công tác kế toán sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Công ty xe máy- xe đạp thống nhất là một doanh nghiệp Nhà nớc song lại cha có bộ phận kiểm toán nội bộ. Do đó để tăng cờng kiểm tra, giám sát công tác kế toán nói chung, kế toán VL nói riêng, Công ty nên lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ.
Thông qua hoạt dộng kiểm toán nội bộ sẽ giúp giảm bớt những sai sót, nhầm lẫn; thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn. Hy vọng rằng trong tơng lai với những tiềm lực và khả năng vốn có, Công ty xe máy- xe đạp thống nhất sẽ ngày càng vững mạnh, nắm bắt đợc những cơ. Thành công đó chắc chắn sẽ có sự đóng góp không nhỏ của Bộ máy kế toán trong Công ty.