Thực trạng hạch toán vật tư phụ và phụ tùng thay thế tại Công ty Quy chế Từ Sơn

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn

- Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết cho qua trình sản xuất sản phẩm, vật liệu phụ ở Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau: Các loại đinh, que hàn, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ…. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại máy móc, thiết bị của Công ty đang sử dụng, được dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị như: Vòng bi, dây curoa, galê…. Để tạo điều kiện linh động hơn cho các phân xưởng cho nên hiện nay các phân xưởng cũng được quyền chủ động đi mua theo nhu cầu sản xuất (tuy nhiên yêu cầu đó phải được duyệt) sau đó tổng hợp giá trị lại và đem các chứng từ liên quan lên thanh toán trên phòng kế toán của Công ty.

Công ty thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua với bộ phận vận tải chuyên chở tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu mua nguyên vật liệu.

HểA ĐƠN (GTGT)

Họ tên người giao hàng: Công ty Xây dựng và Thương mại tổng hợp Phú Cường Theo biên bản kiểm nghiệm số 03 ngày 17 tháng 01 năm 2003. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng sản xuất – kinh doanh tính toán lập kế hoạch sản xuất sản phẩm để đảm bảo thơidf hạn đúng ghi trong hợp đồng với khách hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ mà xây dựng lệnh sản xuất cho từng phân xưởng.

Để sử dụng vật tư hợp lý, tiết kiệm, đồng thời tiết kiệm số lượng phiếu xuất kho và thuận tiện cho việc sản xuất, hàng tháng phòng sản xuất - kinh doanh căn cứ vào lệnh sản xuất ở từng phân xưởng và định mức vật tư cho từng phân xưởng, Công ty sử dụng phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức để ghi danh mục vật tư cần sử dụng; về số lượng, chủng loại, đơn giá, phẩm cấp.

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Khi xuất kho, thủ kho sẽ ghi số lượng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để giao lên phòng kế toán. Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng sản xuất kinh doanh duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất.

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 01 năm 2003

* Ở kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ và phân loại chứng từ, cuối ngày thủ kho ghi vào hẻ kho số lượng vật liệu nhập, xuất trong ngày tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số lượng vật liệu tồn kho trên thẻ để ghi vào sổ số dư (chỉ ghi cột số lượng) sau đó gửi lên phòng kế toán. * Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, kiểm tra và tính ra số tiền sau đó ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu giá trị.

Theo phương pháp này sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu được biểu diễn như sau:Phiếu nhập kho. Ở kho: Hàng ngày thủ kho nhận được các chứng từ nhập, xuất, tiến hành phân loại sắp xếp từng loại vật liệu theo thứ tự thời gian giao nhận chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và tính ra số dư cuối ngày. Sau đó căn cứ vào số lượng và đơn giá thực tế để tính ra số tiền và ghi vào sổ số dư cột thành tiền.

Nói tới hạch toán là nói tới sự phản ánh số hiện có, tình hình biến động toàn bộ, tình hình tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị mà kế toán chi tiết chưa thể đáp ứng được yêu cầu này. Cùng với việc kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp NVL là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán NVL. Vì vật tư của Công ty chủ yếu mua từ bên ngoài và quan hệ thanh toán với người bán chủ yếu là với người.

Thực tế ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hàng và hóa đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hóa đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập.

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1

Đối với trường hợp này kế toán viết ủy nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận được sổ phụ của ngân hàng (giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và vào sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng hay cuối quý kế toán khóa sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2.

SỔ CÁI

Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng phát sinh một cách thường xuyên với khối lượng lớn được phản ánh trên các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp theo từng loại vật liệu và từng đối tượng sử dụng để ghi vào bên có TK 152. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng cho từng phân xưởng sử dụng trong Công ty. Công Ty Quy Chế Từ Sơn do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều loại cồng kềnh (sắt, thép), có loại lại rất khó bảo quản như hóa chất; mặt bằng, kho bãi thì còn hạn chế không nhiều nên nguyên vật liệu phải nhập rất nhiều lần trong tháng.

Do vậy, Công ty muốn đạt được mục tiêu là hạ thấp chi phí nguyên vật liệu để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý ban kho nói riêng. Chính vì vậy mà nguyên vật liệu của Công ty luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong sản xuất sản phẩm, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Điều đó được thể hiện qua tài liệu 2 năm gần đây về tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu của Công ty đến kết quả sản xuất kinh doanh: (ví dụ về nguyên vật liệu thép).

Nếu chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và doanh nghiệp tiêu thụ hết sản phẩm, thì đây là thành tích lớn nhất mà Công ty đạt được trong khâu quản lý sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu để giảm chi phí sản xuất trong giá thành. Công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất, sử dụng máy móc hiện đại tốn ít nguyên vật liệu mà vẫn đem lại sản phẩm có chất lượng tốt được khách hàng chấp nhận. Qua đó ta thấy được Công ty đã có những biện pháp tích cực để giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất (hạ giá thành sản phẩm) đem lại lợi nhuận cao.

Tuy nhiên Công ty vẫn còn xảy ra những hiện tượng lãng phí nguyên vật liệu do công nhân sản xuất chưa tiết kiệm nguyên vật liệu, do phế liệu không được tận dụng hết. Giá cả nguyên vật liệu giảm có thể do thị trường biến động, giá cả do qui luật cung cầu quyết định vì thế ta loại bỏ ảnh hưởng của nhân tố này. Nhưng nếu đơn giá nguyên vật liệu giảm là do nguyên nhân chủ quan, đó là chi phí thu mua, vận chuyển được Công ty quản lý tốt hơn năm trước nên chi phí thu mua giảm đi, làm cho đơn giá giảm.

Còn mức tiêu hao nguyên vật liệu giảm là do nguyên nhân chủ quan, phản ánh trình độ quản lý trong khâu sản xuất của Công ty tương đói tốt, đã làm giảm chi phí nguyên vật liệu là.