Đề xuất hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
MỤC LỤC
HỒ SƠ
Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
Ngoài ra phòng nhân sự còn được trang bị 2 máy fax, thay vì trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài, hoặc có văn bản, giấy tờ của cơ quan cần phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư phải đến tận nơi hoặc gửi qua bưu điện thì bây giờ cán bộ văn thư chỉ cần ngồi tại văn phòng và liên lạc với cơ quan ngoài qua điện thoại, nếu có văn bản. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”.
Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2 nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. - Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường không được xử lý kịp thời. Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax..cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận cho công tác sau này.
Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong phòng văn thư luân phiên đi học. Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự giúp cùng soạn thảo. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp, tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong Công ty.
Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viết…để nâng cao hiệu quả của công tác này. - Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng, hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ.
CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP
Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn tại nhiều bất hợp lý. Như đã trình bày ở phần thực trạng các mẫu sổ mà cán bộ văn thư đã lập để quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa theo mẫu sổ chung của Nhà nước qui định. Việc lập các mẫu sổ theo qui định của Nhà nước sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tại sự thống nhất trong công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công tác văn thư – lưu trữ.
Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty…. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ.
Nếu bản thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi.
Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều.