Tổ chức và Hạch toán Nguyên vật liệu, Công cụ Dụng cụ tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hữu Nghị Hà Nội

Tổ chức hạch toán ban đầu

Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của ngời bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của công ty mang về, phòng kế hoạch vật t phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Hoá đơn GTGT do ngời bán hàng lập thành 3 liên(đặt giấy than viết một lần): liên 1 lu, liên 2 giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 dùng cho ngời bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t (đã có đầy đủ chữ ký), phòng kế hoạch vật t lập phiếu nhập vật t, phiếu nhập vật t có thể lập chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho và hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu, nếu cần thiết, phiếu nhập vật t phải ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lợng thực nhập, giá đơn vị và thành tiền.

Phiếu này phải có đầy đủ chữ ký của ngời nhận hàng, thủ kho, ngời giao hàng và thủ trởng đơn vị nhằm xác định số lợng vật t, sản phẩm hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán. Cuối tháng hay khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị đợc lĩnh vật liệu, tính ra số vật liệu đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng, đối chiếu với thẻ kho và ký vào 2 liên: 1 liên thủ kho chuyển cho phòng kế hoạch vật t, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Việc đối chiếu số liệu không chỉ có ở kho và phòng kế toán mà để kiểm tra lợng vật liệu nhập-xuất trong tháng ghi trên sổ tổng hợp, nhập- xuất-tồn, kế toán phải đối chiếu với số liệu ở trên các đơn vị sử dụng sau khi nhận đợc vật liệu để sản xuất nếu dùng không hết thì làm phiếu nhập kho gửi cho thủ kho.

Kế hoạch tổng hợp vật liệu, công cụ của công ty

Đối với vật liệu thu mua từ nguồn bên ngoài công ty nên yêu cầu phải phản ánh đợc đầy đủ, đúng đắn, chính xác thực tế của vật liệu bao gồm: giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với ngời bán. -Với trờng hợp vật liệu thu mua đã nhập kho nhng cha thanh toán ngay cho ngời bán thì kế toán vật liệu công ty tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết số 2 "Sổ chi tiết tài khoản 331 - Phải trả cho ngời bán" theo định khoản. Phiếu chi tiêu là một loại chứng từ dùng để ghi số tiền mà thủ quỹ giao cho ngời nhận để đi mua hàng và là cơ sở để kế toán ghi sổ.Phiếu này do kế toán tiền mặt lập để luân chuyển chứng từ sau đó lu trữ.

Phiếu chi đợc lập thành hai liên(đặt giấy than viết một lần) và chỉ sau khi có đầy đủ chữ kí của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, thủ quỹ mới đợc xuất quỹ. Việc ghi chộp theo dừi trờn nhật ký chứng từ số 1 đợc thực hiện theo nguyên tắc mỗi phiếu chỉ ghi một dòng và đợc ghi theo thứ tự thời gian phát sinh phiếu chi thanh toán đó. Với nội dung và phơng pháp ghi nhật ký chứng từ số 1 tạo điều kiện cho doanh nghiệp xỏc định và theo dừi đợc 1 phần giỏ trị nguyờn liệu mua ngoài nhập kho và việc sử dụng quỹ tiền mặt của công ty.

Trờng hợp nếu có phế liệu thu hồi tự phân xởng xử lý nội bộ với nhau, chẳng hạn nh trong phân xởng kẹo có phế liệu thu hồi thì lại cho vào chu kỳ sản xuất sau để sản xuất. Giá trị của phế liệu này đợc tính theo tỷ lệ phần trăm với g, quá trình sản xuất ra sản phẩm của các phân xởng là liên tục, khép kín giá trị vật liệu để sản xuất ra loại đó. Sau khi tính đợc đủ giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo phơng pháp bình quân gia quyền, nếu tại thời điểm đó giá trị vật liệu trên thị trờng có biến động lớn (tăng) thì kế toán xác định lợng vốn cần phải tăng thêm bằng cách lấy số chênh lệch giữa giá trị vật liệu trên thị trờng với giá bình quân tính đợc nhân với số lợng vật liệu xuất kho.

Mặt khác, trong điều kiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc hạch toán của hạch toán kinh doanh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản phẩm đợc xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và tính giá thành (Z) sản phẩm. Thực tế ở công ty, xuất phát từ cách thức tổ chức, đặc điểm quy trình công nghệ, yêu cầu và trình độ của công tác quản lý, tính giá thành (Z) sản phẩm..Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất ở công ty theo từng loại sản phẩm nh kẹo cứng, kẹo mềm. Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu đợc, kế toán vật liệu tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại, từng nhóm vật liệu và từng đối tợng sử dụng, đối tợng tập hợp chi phí, tính toán giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng theo từng loại vật liệu.

Nh đã trình bày ở phần đánh giá nguyên vật liệu, giá trị thực tế vật liệu xuất dùng đợc tính theo đơn giá bình quân gia quyền của số vật liệu tồn đầu kỳ và số vật liệu nhập trong kỳ. Tại các công ty, nhân viên kinh tế lập báo cáo nhập vật liệu của công ty trong tháng, trong đó xác định số lợng từng loại vật liệu thực nhập trong tháng, cuối tháng công ty gửi báo cáo nhập vật liệu lên phòng kế toán. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ và số phát sinh Có và số d cuối tháng hoặc cuối quý.