Hoàn thiện Kế toán Bán Hàng và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh tại Công ty TNHH Phân Phối FPT: Thực trạng và Giải pháp

Cơ cấu tổ chức hoạt động bán hàng

Tuy công ty có bán hàng qua đại lý nhưng vì đặc điểm ngành phân phối sản phẩm công nghệ là sau khi các đại lý mua hàng sẽ bán được ngay nên công ty không áp dụng phương pháp bán hàng ký gửi đại lý.

Các chính sách kinh doanh của công ty

Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán nhanh hay chậm tùy theo từng hợp đồng quy định và tùy thuộc mối quan hệ với khách hàng, tối đa từ 30- 45 ngày). Nếu chính sách bảo hành tốt thì công ty sẽ thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và giữ chân được khách hàng cũng như tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng hàng hóa.

Quy trình chung tổ chức hoạt động bán hàng và kế toán hoạt động bán hàng

Nếu số lượng hàng nhỏ công ty sẽ thuê taxi, còn số lượng lớn công ty sẽ tiến hành thuê xe chuyên dụng. - Khi nhận được đơn đặt hàng có phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh, phân hệ OM sẽ viết hóa đơn bán hàng, sau đó in ra hóa đơn.

Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phân Phối FPT

• Kế toán giá vốn hàng bán

Khi có hợp đồng kinh tế được ký kết hay khi có đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới thì bộ phận OM (Order Management) sẽ tiếp nhận và tiến hành viết hóa đơn GTGT (kiêm phiếu xuất kho) và biên bản bàn giao kiêm phiếu bảo hành. Trong trường hợp kho chứa hàng xuất bán cho khách hàng hết hàng, thủ kho bên kho chứa hàng nhập khẩu phải viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (theo phụ lục 07 – trang 80) để đưa hàng sang bên xuất bán.

Hàng hóa và Giá trị hợp đồng

Đại diện: Ông Phạm Việt Giang Chức vụ: Giám đốc Kinh doanh dự án Theo giấy ủy quyền số:……….

Thanh toán

Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Để kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, công ty TNHH Phân Phối FPT sử dụng sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Hằng ngày, dựa vào hóa đơn GTGT và các chứng từ gốc, kế toán hàng hóa tiến hành nhập số liệu vào phần mềm máy tính Oracle. Cuối tháng kế toán tiến hàng kiết xuất và in ra Sổ nhật ký chung (theo phụ lục 09 – trang 82) và Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.

Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi khách hàng chấp nhận mua hàng và công ty tiến hành ghi hóa đơn cho khách hàng. Công ty TNHH Phân Phối FPT đang áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu tiêu thụ hàng hòa của công ty là toàn bộ tiền hàng bán được. Giá bán của công ty do các trung tâm kinh doanh xác định và được giám đốc và trưởng phòng kế toán phê duyệt.

Cuối tháng kế toán in ra các sổ sách chi tiết như Sổ chi tiết bán hàng và bảng tổng hợp chi tiết bán hàng.

Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Hàng hóa bị trả lại là những hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, hoặc sai sót trên hóa đơn GTGT được khách hàng phát hiện ra trong thời gian 7 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu trong kho không còn đủ hàng để đổi lại thì buộc bên mua muốn trả lại hàng phải xuất hóa đơn bán hàng và kế toán sẽ hạch toán lại số hàng đó như nhập mua mới. • Sau khi hàng được giao tới kho của bên mua, bên mua sẽ kiểm tra hàng hóa, nếu phát hiện ra hàng sai quy cách, kém phẩm chất hay sai thông tin trên hóa đơn GTGT trong vòng 7 ngày từ ngày nhận hàng thì khách hàng sẽ báo lại với đại diện đội triển khai giao hàng của công ty và yêu cầu trả lại hàng.

Tuy nhiên công ty TNHH Phân Phối FPT là một công ty có uy tín trong hoạt động phân phối sản phẩm công nghệ thông tin nên tình trạng hàng bán bị trả lại là rất ít xảy ra.

Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Phân Phối FPT

Hằng ngày, từ các chứng từ liên quan tới quá trình bán hàng như hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn liên quan tới quá trình lưu kho, bãi, bảng quyết toán lương, bảng phân bổ khấu hao… kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm. Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài…. Với công ty TNHH Phân Phối FPT thì việc xác định kết quả kinh doanh được ban giám đốc rất quan tâm vì nó phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, là phương hướng để thực hiện kế hoạch trong những kỳ tiếp theo.

Tuy nhiên bản thân doanh nghiệp cũng cần đề cao hơn nữa các biện pháp kiểm soát chi phí bằng cách đưa ra các quy định, mức quyền hạn quyết định chi phí cụ thể ở từng cấp lãnh đạo, đưa ra các hạn mức chi phí.

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Phân Phối FPT và

Hiện nay phần hành này của công ty được phối hợp bởi kế toán hàng húa đảm nhiệm việc nhập, xuất hàng húa, kế toỏn cụng nợ theo dừi cụng nợ và kế toỏn tổng hợp đảm nhiệm chung, theo dừi về cỏc chi phớ bỏn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các nghiệp vụ liên quan tới hoạt động tài chính cũng như việc xác định kết quả kinh doanh. Công ty TNHH Phân Phối FPT đang áp dụng theo chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp, đây là chế độ kế toán mới nhất hiện nay. Qua tìm hiều ta thấy các tài khoản liên quan tới phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được chi tiết rất cụ thể đặc biệt là các tài khoản chi phí như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp… tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cũng như phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, tập hợp số liệu cuối kỳ.

Theo số liệu thống kế cho thấy nguyên nhân để nhân viên nghỉ việc nhiều nhất là do nhu cầu học lên cao (học cao học, du học nước ngoài chiếm hơn 50%), chuyển công ty khác (chiếm 25%) và chuyển về quê do việc gia đình… Ngoài ra còn có khá nhiều nguyên nhân tế nhị khác như: nhân viên không hài lòng về một vấn đề cụ thể, không hợp với sếp, quản lý độc đoán,.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Phân Phối FPT

Ngoài ra chính sách Marketing, nghiên hoạt động thị trường: nhu cầu về sản phẩm, số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, ….của công ty cần được tăng cường để tạo thương hiệu trên thị trường, thu hút khách hàng. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng với số lượng lớn và theo thỏa thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại. Bên cạnh rủi ro do khách hàng không thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán do lâm vào tình trạng phá sản, thua lỗ…công ty còn mất nhiều thời gian, chi phí cũng như công sức trong việc nhắc nhở, thu tiền từ khách hàng.

Tuy nhiên khi các của hàng, trung tâm thanh toán tiền hàng cho nhân viên quản lý cửa hàng đó nên có giấy tờ xác nhận giữa kế toán, nhân viên quản lý và cửa hàng để việc thực hiện cơ chế thanh toán và chính sách thưởng được thực hiện theo quy trình.