Thực trạng kế toán quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Liên doanh Ô tô Hòa Bình

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán, lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

(2)Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

Cuối tháng cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái TK 152. Các số liệu của kế toán được lấy từ việc hoàn tất việc ghi sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán, tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa sổ sách có liên quan đảm bảo khớp và đúng.

Đặc điểm vật liệu của VMC

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, phế liệu thường mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,….

Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại nguyên vật liệu.

Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của VMC

Đối với nguồn cung ứng là nơi mà VMC quen sử dụng, NVL từ nguồn này đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên khi có yêu cầu thì VMC sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để mua NVL. Việc xây dựng định mức như vậy vừa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục bình thường, không quá nhiều, gây ứ đọng vốn cũng không quá ít gây ra ngừng trệ, gián đoạn quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, không gây lãng phí hoặc trong tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời vừa để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Trong khâu dữ trữ một yếu tố rất quan trọng phải kể đến đó chính là việc bảo quản số NVL có trong kho : do mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp.

Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép… rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Về khâu sử dụng:VMC luôn đưa ra yêu cầu đối với từng bộ phận sử dụng phải tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc: Sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành.

Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập kho NVL

Khi vật liệu về nhập kho, kế toán dựa vào các chứng từ cần thiết như: giấy thông báo báo cáo thuế và các khoản phụ thu, hóa đơn do người bán gửi đến, phiếu nhập kho,… để tiến hành hạch toán kế toán. Kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi trị giá thực tế NVL nhập kho theo từng nguồn thanh toỏn đồng thời theo dừi tỡnh hỡnh thanh toán với nhà cung cấp trên sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi trả cho người bán về số lượng hàng đã mua, các phiếu nhập kho, hàng mua về chưa thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiết với người bán.

Mỗi đối tượng được theo dừi riờng trờn cựng một trang sổ, hoặc theo dừi chung trên một hoặc một số trang sổ tuỳ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít, thường xuyên hay không thường xuyên. Cuối mỗi tháng, dựa trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 10, kế toán tổng hợp xác định được giá trị của vật liệu mua trong tháng chính bằng số tổng cộng của vật liệu mua bằng các nguồn mới trên và ghi vào bảng kê số 3 “ Bảng tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho ”. Đối với kế toỏn nguyờn vật liệu cũng được theo dừi trờn mỏy vi tớnh, toàn bộ giỏ vật liệu được tớnh theo giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán.

Tại VMC, có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều với giá trị lớn do đó kế toán sẽ tính giá thành vật liệu theo tháng và quyết toán cuối năm là tập hợp của 12 tháng.

Kế toán tổng hợp nghiệp vụ xuất kho NVL

Hiện nay VMC đã trang bị toàn bộ máy vi tính cho phòng kế toán do vậy đã giảm được khối lượng công việc ghi chép cho nhân viên kế toán. Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán tại VMC còn tiến hành phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, xuất phát từ công tác tính giá thành và đặc điểm sản xuất, kế toán vật liệu tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng trên “ Bảng tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng ” tính theo giá thực tế. Căn cứ vào bảng trên kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7 và được sử dụng để tính giá thành.

Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp theo dừi chung trờn sơ đồ tài khoản và ghi chộp vào sổ cái theo tháng. Bên cạnh việc hạch toán vật liệu nhập, xuất kho, kế toán còn coi trọng công việc kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng hao hụt, mất mát…từ đó đề cao trách nhiệm bảo quản và sử dụng vật tư.