MỤC LỤC
Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nh… - ng còn một số lĩnh vực cha đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trờng. Mô hình này đợc áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mu ảnh hởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức nh trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng. Tham mu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phơng án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lợc phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất.
Đặt dới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đa ra quyết định. Tổ chức hớng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán.
-Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi hi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan nh: Chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN, thuế GTGT đợc khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác…. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng,công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp.
- NVL phụ:là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lợng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, naterrosol, vỏ thùng, caolanh, kãoin, bột siêu mịn,…. Đối với NVL quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, số lợng lớn nh Titan, PrimalAc.thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phơng pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xởng, do đặc thù của công ty nên khi mua vật liệu trởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật t cần dùng.
NVL về đến công ty, trớc khi nhập kho sẽ đợc các nhân viên sản xuất lập “biên bản kiểm nghiệm vật t ” để kiểm tra chất lợng, quy cách, phẩm chất, số lợng thực nhập đúng tiêu chuẩn (phụ lục 2). Biên bản này lập thành 3 liên:. -1 liên lu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán -1 liên lu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán -1 liên lu ở phòng kỹ thuật hoặc các bên có liên quan -1 liên giao cho khách hàng. Sau khi có “biên bản kiểm nghiệm vật t” trên, phòng sản xuất sẽ viết. Phiếu nhập kho đợc lập theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phơng pháp lập, ký đủ các chữ ký của những ngời có liên quan theo mẫu biểu quy định. Phiếu nhập đợc lập thành 4 liên:. khách hàng”) để làm căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán cho khách hàng và sau đó lu ở kế toán thanh toán. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lợng thực tế vật liệu nhập, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ. Kế toán mở “sổ chi tiết vật liệu” (phụ lục7) và “sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” (phụ lục 8) để theo dừi tỡnh hỡnh biến động vật liệu cả chỉ tiờu số lợng và giá trị cho toàn bộ NVL hiện có trong công ty mà không mở theo từng kho.
Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Là một DNSX, NVL đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng nh tạo nên công dụng và chất lợng sản phẩm. Nếu trong tháng có nhiều loại NVL nhập mua hoặc nhiều loại vật liêu cùng nhập trên một hóa đơn thì khi tính giá vật liệu xuất kho sẽ bị nhầm lÉn hay bá xãt. Các phơng pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lợng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do.
Mặt khác, vì đặc điểm của các phơng pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lợng tính toán nhiều, kế toán th- ờng không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá. Trên chứng từ thờng không ghi hết các yếu tố cần thiết theo quy định trên chứng từ, không ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài khoản liên quan , nên gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán khi ghi sổ. Tuy nhiên , sổ sách dùng để hạch toán chi tiết NVL cha đỳng với tờn gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dừi phần nhập mà không theo dõi phần xuất, ngoài ra sổ chi tiết này chỉ theo dõi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng.
Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tơng đơng nhau do ở phòng kế toán không mở “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luõn chuyển theo dừi tổng hợp tất cả cỏc loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty. Vì một loại vật liệu chỉ đợc bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp nh hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Công việc này tốn nhiều thời gian và hay bị nhầm lẫn bởi vì mỗi loại vật t tồn ở nhiều nơi khác nhau và chính nhân viên kế toán cũng không nhớ hết liệu loại vật t này có ở những nơi nào để cộng cho đủ.
Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn thì công ty nên tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu cộng với các chi phí thu mua nh chi phí vận chuyển, chi phí vật dịch vụ ngân hàng và thuế. Phơng pháp hệ số giá khắc phục đợc nhợc điểm của phơng pháp bình quân cả kỳ dử trữ đó là : giúp cho việc tính giá NVL xuất đợc kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hởng đến công tác quyết toán chung. Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho, thủ kho nên có sổ chi tiết để theo dõi việc nhập - xuất vật t : Vật liệu nhập từ đâu (mua, tự chế, thu hồi ), xuất … theo mục đích nào, số vật t đang trong tình trạng nh thế nào để phục vụ cho … công tác quản lý vật t.
Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn khụng mở “sổ chi tiết vật liệu” để theo dừi vật liệu nhập mua bằng tiền mặt, chuyển khoản và tạm ứng nh hiện nay. Đối với kế toán NVL nên đa kế toán máy vào sử dụng đó là tự xây dựng chơng trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lu trữ, bảo quản chứng từ in ấn sổ sách.