MỤC LỤC
Quản lý nhập khẩu là quá trình tác động đến các công việc, nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu của các nhà quản lý nhập khẩu nhằm làm cho hoạt động nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất. Hoạt động quản lý nhập khẩu có đối tượng là các hàng hóa nhập khẩu, các nghiệp vụ, quy trình nhập khẩu, các chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu và các yếu tố liên quan khác như rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Còn chủ thể của hoạt động nhập khẩu thường là các trưởng phòng xuất nhập khẩu, giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh.
Quản lý nhập khẩu giúp nâng cao hiệu quả nhập khẩu, giảm các chi phí phát sinh khụng đỏng cú nhờ dự đoỏn, theo dừi và cú cỏc động tỏc để trỏnh được cỏc rủi ro xuất hiện trong quá trình nhập khẩu; quản lý nhập khẩu còn giúp tìm ra quy trình nhập khẩu hiệu quả tránh những hoạt động thừa, tăng cường phối hợp trong nhập khẩu điều này cũng làm giảm chi phí và tiền bạc. Giảm chi phí là một nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm qua đó tối đa hóa doanh thu và tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Quản lý nhập khẩu còn giúp nắm bắt tận dụng cơ hội kinh doanh nhờ đảm bảo nhập khẩu được hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo thời gian và tiến độ nhập khẩu theo như kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty để nắm bắt và tận dụng cơ hội kinh doanh.
Hoạt động quản lý nhập khẩu tốt còn giúp định hướng hoạt động nhập khẩu vào thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và tránh cho hoạt động nhập khẩu đi lệch hướng chiến.
Chọn lọc và phân tích xu thế giá cả của cả thị trường trong nước và quốc tế để xem có nên tiếp tục phương án hay không, nên điều chỉnh cho phù hợp hay dùng phương án thay thế Từ chu kỳ sống của sản phẩm kết hợp với xu hướng về giá của sản phẩm trong nước và quốc tế doanh nghiệp hoạch định thời cơ kinh doanh và những điều kiện cần thiết để tiến hành kinh doanh. Xác định được thời cơ kinh doanh đánh dấu doanh nghiệp đã xác tận dụng được cơ hội kinh doanh và đã hoàn tất công tác chuẩn bị như vốn, kênh phân phối, nhân sự và một số các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh để bắt tay vào khai thác thị trường Đặt ra mục tiêu kinh doanh. Một phương án kinh doanh sẽ phải thể hiện chi tiết các biện pháp thực hiện về tất cả các mặt như vốn và cơ cấu vốn, nhân sự và tuyển dụng nhân sự, thiết bị kinh doanh và việc mua sắm các thiết bị kinh doanh, xây dựng hệ thống phân phối….các chỉ tiêu sẽ phải được tính toán đầy đủ, cụ thể chi tiết.
Chào hàng: là một văn bản có thể do bên bán hoặc bên mua phát ra để đề nghị giao dịch với các thông tin về sản phẩm tương tự như hỏi hàng nhưng cụ thể hơn về tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, kí mã hiệu, thể thức giao nhận hàng… trong các giao dịch quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng là chào cố định vào chào hàng tự do. Thông thường trước khi đàm phán doanh nghiệp sẽ phải dự thảo tất cả các điều khoản của hợp đồng và trên cơ sở điều khoản hợp đồng hai bên sẽ tiến hành thống nhất các điều khoản để đi đến kí kết hợp đồng Nội dung của các cuộc đàm phán: tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, giao hàng, giá cả,thanh toán, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường, trọng tài, bất khả kháng. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hơp đồng mua bán hàng hóa là 1 thỏa thuận trong đó bên bán tức là bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao cho bên mua tức là bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn bên mua có nghĩa vụ phải trả một khoản tiền có giá trị ngang bằng với hàng hóa ch bên bán và nhận hàng.
Tuy nhiên việc thanh toán trước là một việc khá rủi ro đối với nhà nhập khẩu nên trong nghiệp vụ phải thực hiện tuân thủ các bước kiểm tra một cách nghiêm ngặt va chặt chẽ và phần lớn được áp dụng cho thanh toán đặt cọc hoặc làm ăn giữ công ty mẹ và công ty con. Thông qua việc giám sát nhà nhập khẩu xem xét tiến trình thực hiện các nội dung của hợp đồng như số lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, các chứng từ cần thiết, các điều kiện bảo hành, bảo quản hàng hóa, các quyền lợi và nghĩa vụ mà mua và người bán phải thực hiện. Nguyên nhân ở đây có thể do lựa chon sai đối tác, yêu cầu của hợp đồng không chặt chẽ dẫn đến các cách hiểu khác nhau về yêu cầu chất lượng hàng hóa, do quá trình vận chuyển dài ngày hoặc điều kiện tự nhiên bất lợi làm biến chất hàng hóa, hoặc do bản thân người nhập khẩu cung cấp hàng không đúng tiêu chuẩn.
Rủi ro này thường dẫn đến tốn kém chi phí khiếu nại, kiện tụng và nếu không dàn xếp ổn thỏa thì có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong việc cung cấp hàng hóa cho thị trường, chất lượng hàng hóa kém sẽ làm mất lòng tin của khách hàng vào doanh nghiệp.
Khác với xuất khẩu, nhập khẩu vào Việt Nam trải qua nhiều thủ tục hơn và bị kiểm soát chặt chẽ hơn và có nhiều mặt hàng vị cấm hoặc bị hạn chế hơn. Quy trình xin giấy phải trải qua nhiều công đoạn và nhiều ban ngành chức năng khác nhau, gây ra nhiều chi phí phát sinh cộng thêm việc xử lý giấy tờ chậm gây mất thời gian và có thể làm chậm tiến độ hợp đồng. Các quy định vềt nhập khẩu, biểu thuế, cách tính thuế thay đổi khá thường xuyên.
Sự thay đổi thường xuyên về nhập khẩu đặc biệt là về thuế thường gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu như thuế suất cho loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập về tăng lên trong quá trình nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí nữa. Đối với phần lớn các loại hàng hóa của công ty giá bán đã được chào từ trước nên không thể thay đổi được để bù vào khoản chi phí tăng.
Ngoài ra khi một quy định mới ra đời làm thay đổi về quy trình thủ tục và các loại giấy tờ cần có, cũng khiến cho doanh nghiệp phải mất thêm thời gian và công sức để điều chỉnh quy trình nhập khẩu theo quy định chính điều này cũng tạo khó khăn cho doanh nghiệp.