MỤC LỤC
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính Nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong cơ quan Nhà nước. Như vậy, văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hướng một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của cơ quan.
Văn bản Quy phạm pháp luật (gọi tắt là văn bản Quy phạm) là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được ỏp dụng một lần đối với một hoặc một nhúm đối tượng cụ thể, được chỉ định rừ.
- Thời điểm có hiệu lực của toàn bộ hoặc một phần văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại văn bản đó nhưng không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở trung ương; không sớm hơn 10 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; không sớm hơn 07 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã. - Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn thì có thể có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành, đồng thời phải được đăng ngay trên cổng thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở trung ương; đăng Công báo tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó;. Thông thường, văn bản không chứa đựng Quy phạm pháp luật có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp trong văn bản đó có quy định ngày có hiệu lực khác.
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác: Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định.
Nội dung cỏc mệnh lệnh và cỏc ý tưởng phải rừ ràng, khụng làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. Mỗi văn bản phải được xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích), tính nhân dân (tính phổ thông đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "không có tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật.
Tính chính xác của lời nói trước hết liên quan chặt chẽ với những bình diện ngữ nghĩa của hệ thống ngôn ngữ và cũng do đó có thể thấy nó chính là sự tuân thủ những chuẩn sử dụng từ ngữ đảm bảo phong cách chức năng của lời nói công vụ, tức là sử dụng những từ ngữ văn học, mà không sử dụng những từ ngữ địa phương, tiếng lóng, v.v. Ví dụ như người muốn có lời nói logic thì bản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic; thêm nữa cũng cần có những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngôn ngữ để tạo được tính liên kết và không mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nói.
“Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phòng nên nghĩ đến dân chúng đang nóng lòng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới”. Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ trong máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy.
Việc viết hoa tràn lan như hiện nay không những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngôn ngữ của những quy tắc chính tả, mà trên phương diện nào đó làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một công cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước. Theo bản Quy định nêu trên việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản.
Riêng về viết hoa có thể thấy hiện nay còn có quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính.
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định: Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên, Chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên, … Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định để quy định: Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; Biện pháp thi hành Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương, …. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã: Hội đồng nhân dân cấp huyện ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao hoặc để thực hiện việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương; Hội đồng nhân dân cấp xã ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao.
(5) Thủ tướng Chính phủ; trường hợp Phó Thủ tướng được giao ký thay Thủ tướng Chính phủ thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước Thủ tướng, bên dưới ghi Phó Thủ tướng. (6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(7b) Chức vụ của người đứng đầu cơ quan (tổ chức) đồng ban hành văn bản liên tịch; chức vụ của người ký văn bản liên tịch phải ghi đầy đủ, bao gồm chức danh và tên cơ quan, tổ chức; trường hợp cấp phó ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký. Văn bản liên tịch được lưu tại văn bản của cơ quan chủ trì soạn thảo; lưu hồ sơ tại đơn vị soạn thảo của cơ quan chủ trì soạn thảo và cơ quan (tổ chức) tham gia ban hành, ví dụ: Lưu: VT (BNV), CLT (BNV), HC (VPCP).
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơ quan chủ trì và cơ quan (tổ chức) tham gia và số lượng bản lưu (nếu cần).
Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
(2b) Khái quát hóa nội dung của các nghị định có liên quan, ví dụ liên quan đến lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản.
(2b) Khái quát hóa nội dung của các quyết định có liên quan, ví dụ liên quan đến lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản.
Như vậy, mặc dù có nhiều cách diễn đạt khác nhau về văn bản áp dụng pháp luật nhưng tựu trung lại có thể định nghĩa: Văn bản áp dụng pháp luật là văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành, theo hình thức và thủ tục pháp luật quy định, có nội dung chứa đựng mệnh lệnh áp dụng pháp luật nhằm giải quyết những công việc xác định, với những đối tượng cụ thể, được thực hiện một lần trong thực tế luôn có giá trị bắt buộc thi hành và được bảo đảm bằng nhà nước. Các chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật gồm có: Chủ thể trong các nhóm quan hệ quản lý hành chính nhà nước phát sinh khi các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện hoạt động chấp hành – điều hành; Chủ thể trong các nhóm quan hệ quản lý hành chính nhà nước phát sinh khi các cơ quan nhà nước khác thực hiện hoạt động quản lý nhà nước mang tính chất nội bộ để nhằm qua đó hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình; Chủ thể trong các nhóm quan hệ quản lý hành chính nhà nước phát sinh khi cá nhân, tổ chức được nhà nước trao quyền trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhóm chủ thể này không phải là người có thẩm quyền trong quản lý nhà nước nhưng trong những trường hợp đặc biệt thì họ được trao quyền ban văn bản áp dụng pháp luật để duy trì trật tự quản lý hành chính, khi kết thúc hoạt động này thì họ không còn được phép ban hành văn bản áp dụng pháp luật nữa. Nguyên tắc chung khi lựa chọn chủ thể soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật là nội dung của văn bản liên quan đến chức năng của đơn vị nào do đơn vị đó soạn thảo, nếu liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau thì do đơn vị có chức năng quản lý công việc đó soạn thảo còn các đơn vị khác có liên quan tham gia góp ý cho dự thảo.
Nhưng khi viện dẫn văn bản đóng vai trò là cơ sở pháp lý cho dự thảo thường ghi nhận kèm theo các yếu tố có liên quan như: Tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, năm ban hành, cơ quan ban hành văn bản, thời gian ban hành hoặc thời gian thông qua văn bản, trích yếu văn bản nhằm cá biệt hoá văn bản giúp người đọc biết chính xác văn bản được viện dẫn. Đó là, tại một số quận, huyện, thị xã liên tục xảy ra các vụ trọng án nghiêm trọng mà đối tượng gây án hầu hết là lứa tuổi thanh niên, học sinh đã sử dụng trái phép vũ khí và các loại hung khí như dao, mã tấu…, tình trạng đua xe trái phép có tổ chức tái xuất hiện trên các tuyến phố chính, các khu đô thị đông dân cư; một số phần tử vi phạm pháp luật có hành vi lôi kéo, kích động công dân tụ tập đông người đi khiếu kiện không đúng quy định của pháp luật… gây mất trật tự công cộng và an toàn xã hội.
Bầu các ông, bà có tên sau đây là thành viên UBND Thành phố Thủ.
Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
(5) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính (6) Nờu rừ cỏc cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tổng hợp (7) Nờu rừ cỏc cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tổng hợp chớnh (8) Nờu rừ cỏc cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm phối hợp tổng hợp. Báo cáo là loại văn bản trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp vì vậy báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Đó có thể là một chủ trương, phương án công tác; đến một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc một đề nghị, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, quy định lỗi thời, hoặc là những vấn đề thông thường trong hoạt động quản lý ở những cơ quan, tổ chức như mở rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở, vật chất,…. Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, trình các phương án khả thi, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi; những thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện, những biện pháp khắc phục.
Khái niệm: Là loại văn bản được dùng để tổ chức và điều chỉnh các hoạt động, hành vi của đối tượng nhằm thực hiện chức năng quản lý của cơ quan có thẩm quyền. Quyết định hành chính, cá biệt là loại văn bản rất thông dụng được nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể.
Khi ghi căn cứ pháp lý (viện dẫn văn bản) phải nêu được đầy đủ năm yếu tố thông tin : Tên loại văn bản; số, ký hiệu văn bản; thời gian ban hành văn bản;. Phần này ghi hành vi, yêu cầu, đề nghị theo năng lực thực tế của cá nhân hoặc một cơ quan, một tổ chức, đơn vị nào đó đề nghị lên.
Về việc bổ nhiệm (bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm,…) cán bộ công chức.
Hệ thống văn bản quản trị doanh nghiệp là một tập hợp thống nhất về các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về những phương diện nhất định, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, logic, và khoa học, được ban hành nhằm điều chỉnh và vận hành hoạt động của doanh nghiệp. - Điều lệ doanh nghiệp Nhà nước: Là điều lệ của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu Nhà nước do các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên ban hành, ví dụ: điều lệ tổ chức và hoạt động của ngân hàng ngoại thương Việt Nam được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành tại Quyết định số 324/QĐ-NHNN ngày 30 tháng 9 năm 1997.
Tính chất quy phạm thể hiện ở hai mặt: Trực tiếp cụ thể hóa pháp luật, trực tiếp quy định những điều cụ thể cho hành động. Do vậy, phải được soạn thảo phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội hiện tại, phù hợp với hoàn cảnh kinh doanh trong và ngoài nước.
- Điều lệ Hợp tác xã do tất cả các xã viên hợp tác xã biên soạn và thông qua trên cơ sở Luật hợp tác xã. Do vậy điều lệ doanh nghiệp cần được soạn thảo dưới dạng chương, mục, điều khoản giống như soạn thảo luật.
Khi soạn thảo phải tham khảo nhiều tài liệu có liên quan để xác định các quy định một cách chính xác. Khi soạn thảo phải xác định bố cục điều lệ hợp lý và các đề cập đầy đủ tất cả các mặt.
- Quy định nghĩa vụ và quyền lợi của các thành viên hội đồng quản trị;.
- Quy chế và nội quy nhà nước do các đơn vị quản lý kinh tế, hành chính nhà nước ban hành nhằm thống nhất hành động chung của tất cả các đơn vị, các tổ chức có liên quan đến lĩnh vực quy định đó, ví dụ: quy chế tuyển sinh vào các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp của Bộ Giáo dục và Đào tạo;. - Quy chế và nội quy doanh nghiệp là các quy chế và nội quy do các doanh nghiệp ban hành nhằm thống nhất hành động trong lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp, ví dụ: quy chế hoạt động của hội đồng quản trị của doanh nghiệp; quy chế hoạt động của ban kiểm soát doanh nghiệp….
Phần thể thức: quy chế và nội quy là văn bản cần chuyển đổi, vì vậy nó cần được một quyết định ban hành để xác định giá trị pháp lý của nó. Phần quy chế và nội quy thường có thể thức gồm các tiêu thức như sau: quốc hiệu, tác giả, tên và trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu cơ quan.
Tùy theo nội dung của quy chế và nội quy mà lựa chọn kết cấu cấu quy chế, nội quy thích hợp.
Các văn bản này xác lập quan hệ kinh tế trong và ngoài doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho hệ thống kinh tế hoạt động một cách cân đối, nhịp nhàng mang lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời nó còn quyết định các hoạt động của các bộ phận về số lượng và chất lượng. Các dự báo này bao gồm dự báo nhu cầu thị trường, dự báo về giá cả hàng hóa có liên quan đến doanh nghiệp, dự báo thị trường tài chính như: lạm phát, tỉ giá hối đoái… đồng thời phải xây dựng các tiêu chuẩn kinh tế kĩ thuật sử dụng trong tính toán cân đối kế hoạch.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.