Thực hành nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH Huyền Trân
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH HUYỀN TRÂN 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
- QUY TRÌNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM
- TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH Huyền Trân thành lập và bắt đầu hoạt động từ ngày 10 tháng 01 năm 2008 với giấy phép kinh doanh số 3900436154 được cấp bởi phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Tây Ninh. Tính đến thời điểm hiện tại, công ty TNHH Huyền Trân đã đi vào hoạt động kinh doanh được 14 năm với ngành nghề kinh doanh chính là bán buôn thực phẩm, cụ thể là công ty kinh doanh các sản phẩm của những công ty sản xuất: đường, bánh, kẹo, mì tôm,..Sau nhiều năm kinh doanh bán hàng, công ty TNHH Huyền Trân không ngừng phát triển đã đạt những thành tựu đáng kể. Nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và sự thông thương với thế giới ngày càng mở rộng kéo theo đó là sự xuất hiện của ngày càng nhiều sản phẩm thuộc ngành hàng thực phẩm với chất lượng ổn và nguồn cung rừ ràng.
Trải qua 14 năm hình thành và phát triển nỗ lực không ngừng nghỉ của tập thể, công ty TNHH Huyền Trân đã làm tốt mảng phân phối thực phẩm và mở rộng ngành hàng kinh doanh thêm: các mặt hàng gia dụng, mỹ phẩm,…Trong thời gian hoạt động, công ty đã giữ vững trách nhiệm với pháp luật và người tiêu dùng, đề cao đạo đức trong kinh doanh. Là người hỗ trợ, giúp đỡ việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành quá trình kinh doanh của công ty, được phép giải quyết công việc thay cho giám đốc khi được ủy quyền của giám đốc hoặc khi giám đốc vắng mặt. Chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tình hình tài chính của công ty và chịu trách nhiệm về sự trung thực của số liệu kế toán, thống kê tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kết chuyển doanh thu, chi phí, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm, giữ sổ cái và các sổ sách có liên quan, giúp kế toán trưởng tổ chức thông tin kinh tế, phân tích kinh tế của toàn công ty và là trợ lý cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HUYỀN TRÂN
ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HUYỀN TRÂN
Công ty TNHH Huyền Trân nhập hàng từ nhà sản xuất và phân phối hàng hóa đến các nhà bán buôn hoặc người tiêu dùng cuối cùng sẽ phát sinh các khoản tiền phải thu từ đơn đặt hàng và việc mua hàng trực tiếp của khách hàng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, kế toán hạch toán và ghi sổ các khoản phải thu từ khách hàng. Tại công ty TNHH Huyền Trân, các khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, không phát sinh các khoản khác.
KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1. Nội dung
- Chứng từ thu tiền mặt được luân chuyển theo trình tự sau: dựa trên cơ sở những chứng từ gốc: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên lai thu tiền,. Sau đó kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu (3 liên) và chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt, kế toán tiền mặt lưu liên 1, liên 2 và 3 chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển chứng từ “phiếu thu” cho kế toán ghi vào sổ chi tiết của tài khoản tiền mặt (TK 111).
- Chứng từ chi tiền mặt được luân chuyển theo trình tự sau: căn cứ vào chứng từ gốc như: hóa đơn mua hàng, phiếu chi, hóa đơn… nhà cung cấp yêu cầu thanh toán, kế toán lập “phiếu chi” gồm 2 liên (1 liên giữ lại và 1 liên chuyển cho thủ quỹ). Tiền gửi ngân hàng của công ty TNHH Huyền Trân được gửi tại ngân hàng BIDV chi nhánh Tây Ninh để thanh toán, nhận tiền một cách tiện lợi, nhanh chóng. Tiền gửi ngân hàng được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa với số lượng lớn, chi trả lãi nợ vay của công ty.
Công ty phải kiểm tra định kì các sổ sách, số liệu giữa kế toán và ngân hàng để đảm bảo giải quyết kịp thời các khoản chênh lệch. Dựa trên cơ sở những chứng từ gốc (phiếu chi/phiếu thu; ủy nhiệm chi/ ủy nhiệm thu,;thông báo nộp tiền, hóa đơn,….) kế toán ghi nhận yêu cầu thu/ chi tiền gửi ngân hàng của công ty, xem xét và đối chiếu tính đúng đắn, chính xác của các chứng từ sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và ký xác nhận các giấy tờ liên quan. Cuối cùng, kế toán kiểm tra đầy đủ chứng từ sẽ lập phiếu thu/ phiếu chi, ủy nhiệm thu/chi nộp cho ngân hàng.
- Phải thu khách hàng là khoản phải thu khi doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền. Kế toán hạch toán và mở sổ chi tiết theo dừi từng khỏch hàng về khoản phải thu, đó thu, đó ứng trước và còn lại. - Cuối niên độ kế toán, kế toán kiểm tra công nợ của từng khách hàng, nếu có những khoản nợ quá hạn hoặc chưa đến hạn mà khách hàng gặp khó khăn về tài chính như phá sản, giải thể thì kế toán cần tính toán để lập dự phòng, nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán dựa trên hóa đơn GTGT nhân viên bán hàng gửi đến và hóa đơn trong kho tiến hành đối chiếu, kiểm tra và ghi sổ theo dừi cụng nợ của khỏch hàng. Nếu phát sinh chêch lệch, kế toán báo cho nhân viên bán hàng để sửa chữa kịp thời, tránh sai sót ảnh hưởng đến công ty. (Nguồn: phòng Kế toán tại công ty TNHH Huyền Trân năm 2021) Tổng hợp nghiệp vụ minh họa trong sổ cái tài khoản 131.
Khi đã hoàn thành quá trình mua và nhập hàng thì kế toán tổng hợp, kiểm tra, đối soát chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp. Kế toán dựa trên các chứng từ phát sinh liên quan tiến hành ghi vào sổ cái của tài khoản 138 và theo dừi từng đối tượng phải thu bằng sổ chi tiết theo từng ngày.
KẾ TOÁN TẠM ỨNG 1. Nội dung
Trong năm tài chính (2021) không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến tài khoản này. Kế toán tiến hành kiểm tra và so sánh chênh lệch giữa khoản tạm ứng đã sử dụng và tạm ứng doanh nghiệp đã chi. Nếu số tạm ứng doanh nghiệp chi ra lớn hơn số tạm ứng phải thanh toán thì người nhận phải hoàn trả trực tiếp hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
Trường hợp ngược lại thì kế toán chi thêm tiền cho người nhận tạm ứng.
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. NHẬN XÉT
Công ty có nguồn tài chính ổn định đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được liên tục, không bị gián đoạn. Công ty chưa có quy định cụ thể đối với việc thanh toán tạm ứng: thời hạn thanh toán tạm ứng, cách thanh toán tạm ứng. - Cần tổ chức các buổi học tập, học hỏi kinh nghiệm tại phòng kế toán để trình độ chuyên môn đồng đều hơn.
- Các hoạt động mua hàng lẻ cần có hóa đơn để dễ dàng hạch toán kiểm kê quỹ tiền mặt. Một số kiến nghị đối với tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty. - Quy định rừ ràng về thanh toỏn tạm ứng: thời gian thanh toỏn tạm ứng khụng vượt quá kì kế toán để hạch toán số liệu dễ dàng hơn, thống nhất phương thức thanh toán bằng trực tiếp bằng tiền mặt.
- Công ty nên xây dựng một mức tồn quỹ phù hợp để đảm bảo cho việc thanh toán trong ngày. Việc xây dựng một mức tồn quỹ cũng giúp sử dụng tiền một cách hiệu quả, hạn chế việc chiếm dụng tiền và tránh rủi ro như mất mát. Xây dựng mức tồn quỹ phù hợp với tính chất, tình hình của công ty giúp sử dụng tối đa hóa giá trị của tiền mà vẫn đảm bảo khả năng chi trả của công ty hàng ngày như thanh toán cho nhà cung cấp, chi tạm ứng và chi trả cho các khoản chi phí khác.
- Năm 2021 tình hình dịch bệnh phức tạp dẫn đến kế quả hoạt động kinh doanh của công ty không được hiệu quả, nên xây dựng các kế hoạch kinh doanh phù hợp với hiện nay để thích nghi với dịch bệnh. Hiện nay nhà nước đã mở cửa giao thương, mở rộng hợp tác với các đối tác nước ngoài để tăng doanh thu thu nhập.
