Quy trình quản lý sổ chi tiết phải trả người bán 331 trong kế toán xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST

SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TK 331 – Phải trả người bán

Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu xuất kho

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, NVL sẽ được xuất kho phục vụ sản xuất ở các phân xưởng. Phụ trách phân xưởng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho, lập làm 4 liên. Nhân viên lập phiếu xuất kho ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển xuống kho, thủ kho xuất vật tư cho phân xưởng theo số lượng chủng loại ghi trên phiếu xuất kho.

Định kỳ, kế toán nhập liệu từ các phiếu xuất kho vào máy tính, tuy nhiên, khi nhập, kế toán chỉ phải nhập phần số lượng mà không phải nhập phần đơn giá và thành tiền. Đến cuối kỳ, sau khi đã xác định được giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho trong kỳ. Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2 – chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp.

Kế toán vật tư tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, ngoài ra còn tập hợp chi phí NVL phục vụ cho quản lý ở phân xưởng và quản lý doanh nghiệp trên TK 627 và TK 642. Cuối tháng, kế toán vật tư sao chép toàn bộ chi phí tập hợp được chuyển qua máy của kế toán giá thành để tính chi phí vật liệu cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó kế toán chi phí và giá thành lập nên ‘Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ’.

Kiểm kê nguyên, vật liệu cuối kỳ

Trước thời điểm kiểm kê, kế toán vật liệu vào sổ sách tất cả các loại vật liệu mới nhập, mới xuất và đối chiếu nhất trí với thẻ kho. Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Những số liệu thu thập được sẽ là căn cứ để kế toán tiền hành điều chỉnh chênh lệch trên tài khoản và là cơ sở để kế toán lập ‘báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ’.( Biểu 17).

Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, kế toán điều chỉnh tăng giá trị nhập liệu của nó như là một nghiệp vụ nhập kho bình thường. Đối với trường hợp vật tư thiếu, kế toán vẫn dựa vào ‘ Báo cáo kiểm kê’ để tiến hành điều chỉnh giảm vật liệu như một nghiệp vụ xuất kho bình thường. Khi kiểm kê có thể phát hiện một số NVL được ghi chép nhầm lẫn, giữa các loại vật tư với nhau, ví dụ, nhập kho kim Hàn Quốc 2325 nhưng trên sổ lại ghi nhận là kim Hàn Quốc 2525, do đó, đến cuối kỳ, giá trị tồn thực tế và tồn trên sổ sách không giống nhau.

Trong trường hợp này, kế toán sẽ tiến hành bút toán điều chỉnh như sau, ghi nhập kim Hàn Quốc 2325 và ghi xuất kim Hàn Quốc 2525. Các nghiệp vụ kiểm kê được kế toán tiến hành điều chỉnh theo các định khoản như trên, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, kế toán tính toán và nhập bút toán điều chỉnh vào máy tương tự như các bút toán nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu.

BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/2008

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST

ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST

Đồng thời hình thức kế toán tập trung cũng bộc lộ một số nhược điểm sau: Phòng kế toán công ty hầu như chỉ quản lý về mặt giấy tờ, sổ sách do các xưởng báo cáo về điều này một mặt giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên phòng kế toán nhưng nó cũng làm giảm tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trong một số trường hợp. Ví dụ như: đối với NVL, khi nhập xuất kho kế toán chỉ dựa vào chứng từ do các phòng gửi về để hạch toán mà không hề có các cuộc kiểm kê NVL tồn kho, đánh giá lại NVL… do đó việc phản ánh giá trị NVL sẽ không đúng đắn khi có gian lận, mất mát xảy ra. Do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được đặc biệt quan tâm và tổ chức một cách khoa học, chấp hành theo đúng chế độ quy định.

Đối với việc áp dụng định mức xuất vật tư cho sản xuất, thực tế, dựa vào các lô lệnh sản xuất, các phân xưởng xuất hiện nhu cầu vật tư cho sản xuất, khi đó, cán bộ quản lý ở phân xưởng sẽ dựa vào nhu cầu thực tế để viết ‘phiếu đề nghị cấp vật tư’ gửi lên phòng kinh doanh để viết phiếu xuất kho vật tư cho phân xưởng. Phương pháp này cho phép dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cho phép kế toán có thể biết được số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong công tác quản lý nhập – xuất – tồn kho vật liệu được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán – giữa kế toán vật liệu với kế toán thanh toán( Phần nhập do mua ngoài), giữa kế toán vật liệu với thống kê phân xưởng (phần xuất cho các phân xưởng sử dụng).

Khi hạch toán như trên, phần thu từ bán phế liệu không được tính vào doanh thu trong kỳ, cùng với đó là công ty chưa ghi nhận khoản thuế GTGT đầu ra của khoản doanh thu này, như vậy theo quy định hiện hành là chưa phù hợp. Bên cạnh đó, khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, phần chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lý được trừ ra khi tính thu nhập chịu thuế, do chi phí này không nằm trong định mức tiêu hao NVL, phần doanh thu bán phế liệu lại chưa được ghi nhận là doanh thu chịu thuế.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST

Ngoài ra công ty cần cải thiện mạng máy tính nội bộ của mình để tạo nên tính đồng bộ hóa cao hơn, hơn nữa có thể giảm bớt sự trùng lặp về công việc giữc các bộ phận kế toán khác nhau và đồng thời làm cho số liệu kế toán có thể được cung cấp kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Thủ kho căn cứ vào hạn mức được duỵêt trong tháng tiến hành xuất kho, sau đó ghi số lượng thực xuất từng lần trên cơ sở yêu cầu sử dụng và hạn mức được duyệt trong tháng vào phiếu xuất kho đó và cùng người nhận vật tư ký vào cả hai liên, ghi vào thẻ kho, sau đó định kỳ chuyển 1 liên về phòng vật tư, 1 liên về phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên bộ phận sử dụng giữ và 1 liên lưu cuống. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay, để tránh tình trạng tại một thời điểm nhất định, số lượng vật tư xuất kho lớn hơn số lượng nhập kho thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như trường hợp sau.

Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về thì phòng kinh doanh căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ đi mua vật tư hoặc căn cứ vào báo giá, giá trên hợp đồng của bên bán để lập “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho. = Trị giá thực tế VT,SP,HH tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng VT, SP, HH tồn kho sau mỗi lần nhập Với phương phỏp tớnh giỏ này, thỡ kế toỏn cú thể theo dừi được giỏ trị xuất kho và tồn kho vật tư tại mọi thời điểm trong kỳ, đáp ứng yêu cầu kịp thời của. Theo chế độ kế toán quy định, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi mua hàng hóa, vật tư vào phục vụ cho sản xuất kinh doanh phải ghi nhận thuế GTGT đầu vào đồng thời với bút toán ghi nhận vật tư, hàng hóa.

Như vậy theo chế độ hiện nay, thì công ty không nên hạch toán khoản doanh thu bán phế liệu thông qua TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, mà phải hạch toán vào TK doanh thu và phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra từ bán phế liệu. Với những ý kiến trên đây, em hy vọng có thể đóng góp được những hiểu biết của mình về công tác kế toán nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, góp phần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.