Quy trình quản lý và kiểm soát kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú

Biên bản kiểm nghiệm

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban Nguyễn Văn Tú Trơng Quốc Thái Nguyễn Viết Dũng. Bằng chữ : Hai trăm sáu chín triệu, tám trăm ba mơi nghìn, hai trăm tám tám đồng chẵn./. Nhập ngày 3 tháng 4năm 2002 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho.

Công Ty Cơ Điện Trần Phú chủ yếu xuất NVL dùng cho sản xuất các loại dây dẫn. Khi có nhu cầu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất thực tế ,phân xởng viết giấy yêu cầu xin cấp vật t. Trên phiếu yêu cầu xin cấp vật t nêu rõ nội dung phân xởng dùng NVL vào mục đớch gỡ , ghi rừ danh mục vật t cần lĩnh về số lợng , quy cỏch và đ… a lờn phòng kinh doanh tổng hợp.

Phiếu xuất kho đợc lập một hoặc nhiều thứ cùng kho và đợc lập thành 3 liên : 1 liên lu lại phòng kinh doanh tổng hợp , 1liên giao cho ngời nhận vật t ,1 liên chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán nhận đợc phiếu thì kiểm tra lại mục đích , nội dung số lợng ,nguyên vật liệu xuất dùng và kiểm tra tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán .Nếu đúng và đủ thì kế toán vật t trình phiếu xuất kho lên kế toán trởng xác nhận , sau đó chuyển xuống kho .ở kho thủ kho xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xởng và ký tên vào phiếu xuất kho. Phân xởng viết phiếu yêu cầu (Mẫu biểu Phiếu yêu cầu của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - biểu số 04).

Sau khi nhận đợc phiếu yêu cầu xin cấp vật t , phòng kinh doanh tổng hợp xem xét và ký nhận trên giấy xin cấp vật liệu đồng thời tiến hành lập phiếu xuất kho (Mẫu biểu Phiếu Xuất kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 05 ). Phiếu này đợc lập thành 3 liên , trong đó một liên gửi tại kho ,thủ kho căn cứ vào. 1.Nhà thầu phụ đợc lấy từ danh sách là nhà thầu đã đợc phê duyệt.

Phiếu xuất kho

- Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu ,hàng ngày ghi vào. Hàng ngày sau mỗi lần nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho .Kế toán trên cơ sở chứng từ nhập xuất NVL vào "Thẻ kế toán chi tiết NVL. - Nhợc điểm : Lãng phí do ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán.

Tóm lại ,Phơng pháp này dễ làm dễ hiểu ,đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót thuận lợi cho việc hạch toán kế toán bảo đảm chính xác ,hiệu quả .Kế toán sử dụng chứng từ phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho để hạch toán chi tiết .…. + Thủ kho sử dụng thẻ kho phản ánh nhập xuất tồn từng loại ,từng thứ NVL theo số lợng. Sau khi ghi đủ yếu tố trên thẻ kho : tên , nhãn hiệu, định mức dự trữ kế toán giao thẻ kho cho thủ kho .Thẻ kho đợc thủ kho quản lý và ghi chép trong suốt quá trình nhập xuất từng thứ NVL.

+ Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ kế toán ( phiếu nhập , phiếu xuất ) thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và nhập xuất NVL theo đúng chứng từ ,ghi số lợng thực nhập hoặc thực xuất vào chứng từ .Cuối ngày căn cứ vào chứng từ ghi vào các thẻ kho ,mỗi chứng từ ghi 1 dòng vào thẻ kho .Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t (loại nhóm vật t). + Cuối ngày hoặc định kỳ ( 3 đến 5 ngày ) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sắp xếp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao chứng từ cho phòng kế toán ,ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ cùng với kế toán. + Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất tính ra số tồn kho về mặt số lợng theo từng danh điểm vật t.

+ Kế toán NVL mở sổ hoặc thẻ chi tiết NVL cho từng NVL ứng với thẻ kho của từng kho để theo dừi về mặt số lợng và giỏ trị. + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập xuất của thủ kho gíao ,kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp hợp pháp hợp lý của chứng từ ,hoàn chỉnh chứng từ (ghi đơn giá tính thành tiền vào chứng từ ) Phân loại chứng từ và tiến hành ghi vào sổ chi tiết , tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào sổ chi tiết. + Cuối tháng thủ kho và phòng kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết đồng thời lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL theo nhóm nguyên vật liệu dựa vào thẻ kho và sổ chi tiết .Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng hợp nhập ,xuất , tồn kho NVL.

Sau đây là mẫu biểu Thẻ kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú -Biểu số 06.

Thẻ kho

Hạch toán hàng tồn kho của Công Ty Cơ Điện Trần Phú là các nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên , yêu cầu các thông tin kế toán phải chính xác cập nhật với khả năng kế toán cao. Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp theo dõi phán ánh th- ờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật t hàng hoá trên sổ kế toán. Phơng pháp này có độ chính xác cao cung cấp thông tin về hàng tồn kho 1 cách kịp thời cập nhập và đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó.

Tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. NVL của Công ty rất đa dạng và phong phú , nhiều chủng loại và đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhng chủ yếu vẫn nhập từ bên ngoài. Ngoài ra Công ty có thể thuê gia công hoặc tự chế vật liệu .Do vậy mà mỗi nguồn nhập lại có phơng pháp hạch toán khác nhau.

+ Bên nợ : - Gía trị thực tế của NVL nhập kho trong kỳ - Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm kê - Giá trị phế liệu thu hồi. - Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hoặc giá trị vật t trả lại ngời bán do vật t hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận. - Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế GTGT đầu vào : số không đợc khấu trừ , số đã đợc khấu trừ , số thuế của hàng mua trả lại.

Tăng do mua ngoài , do tự có , hoặc thuê ngoài gia công , tăng do nhận góp vốn của đơn vị và cánhân khác Trong mọi tr… ờng hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận , nhập kho , lập các chứng từ theo đúng quy định , đồng thời phản. Bên cạnh những vật liệu mua ngoài Công Ty Cơ Điên Trần Phú còn có thể thuê gia công một số vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất nh rút sợi đồng , đóng lô…. Khi nhập kho vật liệu thuê gia công căn cứ vào phiếu nhập kho kế toỏn theo dừi giỏ vốn vật liệu nhập kho trờn sổ theo dừi TK 154 theo định khoản.

Trong tháng khi NVL về nhập kho , căn cứ vào hoá đơn mua vật t ,phiếu nhập kho kèm các chứng từ có liên quan do Thủ kho chuyển sang kế toán NVL kiểm tra đối chiếu và căn cứ vào đó để ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán , đồng thời ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan đối ứng với việc ghi nợ tk 152. Mỗi chứng từ hoá đơn phát sinh phản ánh một dòng và đợc phản ánh theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn với các thông tin đầy đủ trên hoá đơn về nhà cung cấp , số tiền phải thanh toán. Với tình hình nhập NVL trong tháng 4 năm 2002 ta lập sổ chi công nợ đối với khách hàng là công ty liên doanh cáp điện lực Daesung VN ( Mẫu biểu sổ chi tiết công nợ của Công Ty Cơ Điện Trần Phú - Biểu số 09).

NVL giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất , chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp , góp vốn liên doanh với đơn vị khác , nhợng bán lại và một số nhu cầu khác. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cuối kỳ ,vì vậy gía xuất kho của vật liệu sẽ đợc tính vào cuối tháng.