Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh: Thực trạng và giải pháp
MỤC LỤC
Cấp quản lí, tầm quản lí và các mô hình cơ cấu tổ chức 1. Cấp quản lí và tầm quản lí
Tầm quản lí là sự hạn chế của cấp quản lí, tức là số lượng các thuộc cấp mà người quản lí có thể đảm nhận, giám sát có hiệu quả, số lượng này tùy thuộc vào nhiều biến cố và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lí có hiệu quả. Là kết hợp của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng vì thế mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra hoạt động của các cán bộ trực tuyến.
Yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
Những nguyên tức xác định Cơ cấu tổ chức
Tuyến quền hạn từ cỏc cấp quản lớ phải được xỏc định rừ ràng, minh bạch từ cấp quản lí cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới, yếu tố đó sẽ đem lại hiệu quủa cao cho quá trình ra quyết định và thi hành quyết định của tổ chức. Các quyết định quản lí phải được duy trì và đảm bảo mọi người phải đảm bảo được trách nhiệm của mình, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm của cấp giới cho cấp trên, gây ra sự đùn đẩy trách nhiệm và việc ủy quyền cho cấp dưới phải rừ ràng thỡ sẽ đem lại hiệu quả cao cho từng cấp quản lớ. Đây là nguyên tắc cho mọi quản lí khoa học, cũng như mọi chức năng của nhà quản lí, Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả đe đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
Các yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 1. Yếu tố chủ quan
Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến Cơ cấu tổ chức, các cán bộ quản lí theo cách truyền thống thường thích Cơ cấu tổ chức theo chức năng, thứ bậc, mang tính nguyên tắc cao, ít tính linh hoạt và nhạy bén với những thay đổi của môi trường. Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ có ảnh hưởng đến Cơ cấu tổ chức, tổ chức có công nghệ càng cao thì quy mô Cơ cấu tổ chức càng đơn giản và ít tốn kém, linh hoạt và xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ cũng khác nhau, công nghệ càng cao thì xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ có trình độ càng cao. Cạnh tranh mang tính khu vực và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý ngược lại sẽ không có một hoạt động tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các bộ phận và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho cán bộ quản lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý thì vai trò của người cán bộ quản lý càng được đề cao góp phần hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao với kết quả cao. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng cần có của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người có đủ phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng và công việc.
Tiêu chuẩn để đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Mỗi tổ chức cần thường xuyên kiện toàn lại bộ máy quản lí để không ngừng hiệu quả hoạt động.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH
Đặc điểm
Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là một công ty có bề dày lịch sử ,và là một trong những công ty kinh doanh mặt hang xăng dầu lớn nhất cả nước.Tuy chỉ bó gọn việc kinh doanh xăng dầu ở hai tỉnh nghệ an và hà tĩnh nhưng công ty đã có rất nhiều sự đóng góp đối với sự phát triển toàn diện của hai tỉnh nghệ an và hà tĩnh trong suốt nhưng năm qua. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu nên công ty đã đầu tư xây dưng hang loạt các trạm xăng dầu,trang bị các cột bơm điện tử,ngoài ra cải tạo nâng cấp các kho cảng.Hiện nay công ty có 2 khu cảng kho lớn đó là khu kho cảng NGHI HƯƠNG nằm trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnhvà khu kho cảng BẾN THUỶ năm trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Do đặc điểm của công ty là một công ty kinh doanh xăng dầu nên trong lực lượng lao động của công ty thì lao động gián tiếp chiếm một bộ phận lớn lực lượng lao động của công ty.Công ty hiện nay có bình quân trên 624 lao động lành nghề trong đó có 6 thạc sỹ ,120 người có trình độ đại học trở lên,hơn 310 người có trình đọ trung cấp.Trong đó có 7 người đạt trình độ chính trị cao cấp,12 người có băng cử nhân.
Đánh giá tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải
Quản lý nguyờn vật liệu vật tư thiết bị theo dừi tỡnh hỡnh hoạt động của các thiết bị, kiến nghị mua mới, sửa chữa, thanh lý thiết bị khi cần thiết, đồng thời có nhiệm vụ xuất nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị cho các công trình khi có lệnh điều động, yêu cầu chủ nhiệm công trình, công nhân sử dụng vật tư thiết bị khoa học, hợp lý và theo dừi quỏ trỡnh xuất, nhập kho cỏc vật tư, trang thiết bị phục vụ cho cỏc hoạt động của cụng ty, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư hàng tháng, hàng quy, năm. Tóm lại có nhiều nguyên nhân dẫn đến cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động chưa đem lại hiệu quả cao, nhưng qua những nguyên nhân trên cho thấy để cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lí của công ty ngày càng hoạt động hiệu quả, tạo động lực cho cán bộ công nhân viên thì cần tập trung vào những giải pháp sau, tập trung vào yếu tố tạo động lực cho người lao động có như vậy thì mới kích thích và tận dụng, khai thác được các tiềm năng của người lao động. Nhưng điều quan trọng là từ cơ cấu tổ chức đó phải phát huy được tác dụng ở từng mô hình, tính chất và lĩnh vực hoạt động của công ty, Ở công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng là chr yếu, mặc dù hiện nay công ty đang có xu hướng mổ rộng kinh doanh cả dịch vụ nên cơ cấu tổ chức ngaòi yếu tố phù hợp thì cần đến yếu tố linh hoạt nắm bắt thị trường và nền kinh tế, nhạy cảm với những biến động của nền kinh tế.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH
Mục đích và phương pháp của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức Mục đích của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ. Tức là phải tạo dựng nên một môi trường mà trong đó mọi thành viên có thể hoàn thiện được các mục tiêu của doanh nghiệp thu được lợi nhuận với nguồn lực sẵn có. Để thực hiện được điều đó mỗi bộ máy quản lý phải thực sự thích ứng các điều kiện của doanh nghiệp, mục tiêu, môi trường hoạt động của công ty. *) Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Thứ nhất: Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo và các phòng ban trong công ty đầy đủ hợp lý trong đó quan trọng là việc phân chia các bộ phận theo cách nào là hợp lý nhất, bao nhiêu phòng ban với số lượng công nhân ở các phòng ban là bao nhiêu, chức năng nhiệm vụ và các lĩnh vực thuộc sự quản lý mối quan hệ qua lại. Cho nên việc nghiên cứu các nhu cầu, các phương thức cải tiến kỹ thuật, đồng thời đòi hỏi sự quản lý cũng đa dạng và phong phú mà nhân tố quyết định cho sự thành bại trong quản lý là yếu tố đổi mới thường xuyên, không cần rộng lớn mà cần có sự ổn định, có như vậy mới phát huy được hết khả năng và sức mạnh đoàn kết.
Các biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh
Bên cạnh đó, Công ty phải có các biện pháp cứng rắn như nhắc nhở, phê bình, cảnh cáo trước toàn Công ty và các hình thức kỉ luật quy định trong nội quy lao động nhằm đưa tất công ty vào khuôn khổ lao động nghiêm túc để đạt hiệu quả cao trong công việc. Tóm lại, để cơ cấu tổ chức quản lí có hiệu quả cao thì cán bộ trong Công ty cần đoàn kết hơn nữa, luôn giúp đỡ lẫn nhau để tạo ra bầu không khí thoải mái trong Công ty, đồng thời các cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ để luôn luôn đáp ứng tốt những thay đổi của môi trường bên ngoài và có những quyết định quản lí đúng đắn hợp lí và kịp thời. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.