Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng

Hình thức tổ chức công tác kế toán

- Bộ phận văn thư - hành chính: Giúp Giám đốc lưu trữ tài liệu, phân phát tài liệu và giải quyết các công việc tạp vụ khác. Bộ phận kỹ thuật cú trỏch nhiệm theo dừi điều hành kế hoạch sản xuất ở các đội sản xuất, các tổ sản xuất trên các công trường mà đơn vị đang thi công.

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toỏn thanh toỏn: Theo dừi cỏc khoản cụng nợ giữa Cụng ty với chủ đầu tư, giữa Công ty với người cung cấp, giữa các công trường, các đội với Công ty và tình hình thực hiện kế hoạc tiền lương với từng cán bộ công nhân viên, tình hình thanh toán nội bộ. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Thu thập thông tin tài liệu ở các công trường, giúp Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty xử lý các thông tin về vật tư, nhân công, giá thành xây lắp,… để điều hành sản xuất.

Hình thức kế toán

- Nhõn viờn kế toỏn ở cỏc cụng trường: Theo dừi và tập hợp tài liệu ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trường, chuyển về bộ phận kế toán Công ty hạch toán kịp thời. Việc trích lập được tiến hành vào cuối kỳ kế toán, và khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, que hàn, phông bạt,….

Công tác kế toán nguyên vật liệu

Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoạch vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán.

* Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Hàng và Hóa đơn cùng về : Mua hàng trả tiền ngay – Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hóa đơn tài chính, Hợp đồng mua bán, Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập. Đồng thời công tác kiểm kê còn nhằm mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời, các trường hợp hao hụt, hư hỏng,…nguyên vật liệu tại các kho.

Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở công ty, đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữakế toán các thành phần khác. Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê” Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp tùy thuộc vào số lượng hao hụt…kế toán nguyên vật liệu đưa ra quyết định vào sổ thông qua các bút toán hạch toán.

Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty xây dựng Đông Hưng

Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ nhưng vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Phòng cung ứng vật tư là nơi tổ chức thu mua, nhập kho vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cung cấp vật tư cho các công trình , đảm bảo cung ứng đầy đủ chủng loại chất lượng tốt các loại vật tư cho quá trình xây lắp không bị gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình. Bộ phận kế toán tại các công trường luân chuyển chứng từ kế toán về kế toán Công ty còn chậm dẫn đến kế toán Công ty phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ ở từng công trình, hạng mục công trình chưa phù hợp với giá trị sản lượng xây lắp hoàn thành ở từng thời điểm.

Chi phí trong hoạt động xây lắp có rất nhiểu khoản mục và có giá trị lớn, nếu công tác ghi chép phản ánh ở từng công trường không kịp thời, chặt chẽ dẫn đến bỏ sót chi phí trong giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng Đông Hưng

- Ở khâu bảo quản: Trong kho của Công ty được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. - Ở khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. Nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sắt, thép, xi măng …ví dụ như Công ty sử dụng rất nhiều loại thép khác nhau về hình dáng (lá, trơn, xoắn, hộp…), khác nhau về kích thước (cùng là săt tròn nhưng có săt fi6, fi8, sắt cuộn…) nên dễ bị nhầm lẫn.

- Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán, điều này là không hợp lý, bởi vì trong Công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ.

Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng

Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Mức dự phòng giảm Số lượng hàng Giá đơn vị Giá đơn vị thực giá cần lập cho từng = tồn kho cuối x thực tế ghi sổ - tế trên thị trường loại hàng tồn kho i niên độ loại i của hàng i của hàng i 2.4- Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu.

Trên cơ sở kết quả phân tích đó, công ty có hướng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các biện pháp kịp thời để phát huy những mặt tốt, hoặc khắc phục những mặt còn hạn chế, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu.