Hoàn thiện hệ thống kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Tàu Container

+ Quỹ khen thưởng từ quỹ lương để thưởng trực tiếp (thông qua cùng kỳ thanh toán lương hàng tháng – nếu có) cho cán bộ công nhân viên làm việc có năng suất, chất lượng cao, có thành tích và ý thức tinh thần trách nhiệm trong công tác, và lấy từ quỹ dự phòng 5% quỹ tiền lương được duyệt;. + Quỹ dự phòng sau 06 tháng hoặc cuối mỗi năm sẽ được xem xét trên cơ sở hiệu quả SXKD, hiệu quả sử dụng lao động và được cân đối, phân phối lại cho cán bộ công nhân viên theo số ngày công thực tế làm việc trong quý/năm, ý thức, tinh thần trách nhiệm, hiệu quả công tác. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, phí đại lý, phí dịch vụ, chi phí tiếp thị.

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Lương chính, lương phụ, phụ cấp lương..), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCDD dùng cho quản lý doanh nghiệp, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax..), chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng..). Còn nhân viên kế toán tiền lương thuộc Trung tâm thuyền viên (Trung tâm thuyền viên là đơn vị hạch toán phụ thuộc quản lý đội tàu vận tải biển và cỏc Sỹ quan thủy thủ) theo dừi và làm bảng thanh toỏn lương đội tàu rồi chuyển lên cho nhân viên kế toán tiền lương trên văn phòng Cơ quan Công ty làm chứng từ ghi sổ. Sổ cái Tài khoản 334 có tác dụng giúp cho kế toán tiền lương nắm bắt được tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động một khoảng thời gian.

Ngoài tiền lương trả cho người lao động theo chế độ hiện hành, Công ty còn phải nộp các khoản khác như Bảo hiểm xã hội nhằm đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho người lao động khi họ gặp phải rủi ro trong qúa trình lao động và đảm bảo một cuộc sống vật chất đầy đủ sau khi họ nghỉ hưu, Bảo hiểm y tế nhằm hỗ trợ cho việc phòng tránh các bệnh tật và chăm sóc sức khoẻ người lao động. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ vào lương theo quy định, giá trị thừa chờ sử lý, các khoản vay mượn tạm thời. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động vận tải, khai thác cảng, hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng phương tiện, thiết bị, công trình, dịch vụ kinh doanh khách sạn, cho thuê văn phòng, hoạt động sản xuất sản phẩm, XDCB.

Chi phí lao động trực tiếp bao gồm cả các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp kinh doanh dịch vụ và sản xuất sản phẩm thuộc danh sách quản lý của Công ty và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, tiền ăn của thuyền viên, các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn). Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm cả các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp kinh doanh dịch vụ và sản xuất sản phẩm thuộc danh sách quản lý của Công ty và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc như: Tiền lương, tiền công, các. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ, bao gồm: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ sản xuất, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.

Tài khoản này chỉ dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm và các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải, bốc xếp, lưu kho bãi, sửa chữa, bảo dưỡng, kinh doanh khách sạn và cho thuê văn phòng. Chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, bao gồm: Tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được trích trên lương theo chế độ quy định, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất , thực hiện dịch vụ, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất sản phẩm, kinh doanh, dịch vụ, chi phí dịch vụ, lao vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Trong tháng phát sinh các khoản như bồi thường vật chất vào tiền lương công nhân viên, các khoản chi tạm ứng không hết được khấu trừ vào lương cũng ghi vào sổ chi tiết Tài khoản 334, cũng vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.

Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

Phụ trách mảng kế toán tiền lương là những cán bộ nhân viên làm lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, có phương pháp làm việc khoa học hợp lý góp phần làm nên thành công cho Công ty. Công ty xây dựng được một hệ thống sổ sách tiền lương đầy đủ, chứng từ luân chuyển hợp lý, đúng quy định của Bộ tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán tiền lương kịp thời, phù hợp. Công ty sử dụng mạng vi tính nội bộ, rất thuận tiện cho quản lý, chia sẻ thông tin, giảm tải khối lượng công việc nặng nề, giảm thời gian tính toán, có thể dễ dàng kiểm tra vào bất kỳ thời điểm nào, dễ dàng bảo quản, đồng thời các thông tin kế toán được bảo mật tốt hơn.

Nếu đứng ở góc độ quản trị, kế toán tiền lương đã rất thành công trong việc sử dụng một nguồn lực bị hạn chế (quỹ lương) để biến thành đòn bẩy kinh tế, đem lại hiệu quả cao cho Công ty. - Tuy hình thức trả lương được chia làm hai đợt có những mặt tích cực nhưng bản thân hình thức này cũng còn tồn tại mặt trái là gây cho người lao động khi nhận lương có cảm giác “ít” hơn thực tế. - Cần chú trọng tới đào tạo đội ngũ lao động hơn nữa, đặc biệt là các lớp nâng cao tay nghề cho các sỹ quan và thuyền viên đang được ký hợp đồng lao động dài hạn với Công ty.

- Tuy áp dụng máy vi tính vào tính toán lương, đã hạn chế được nhiều khối lượng tính toán nhưng mức độ áp dụng cho kế toán tiền lương vẫn chưa cao, chưa có một phần mềm kế toán tiền lương thích hợp cho Công ty. Cán bộ kế toán phải thường xuyên nâng cao, học hỏi, tiếp thu những quan niệm quản lý tiên tiến về kế toán nói chung và về mảng tìền lương nói riêng. Giữa cán bộ kế toán tiền lương và công nhân viên nên có những cuộc gặp trực tiếp, nghe báo cáo và nguyện vọng của công nhân viên để xây dựng phương pháp tính lương phù hợp với từng thời kỳ.

+ Sử dụng các biện pháp tạo động lực và khuyến khích phi tài chính khác như khen ngợi, tổ chức thi đua, trao tặng danh hiệu, tạo bầu không khí tốt trong các tập thể lao động, tạo cơ hội học tập nâng cao trình độ chuyên môn, cơ hội thăng tiến… khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả ngày càng tăng. Là những suy nghĩ của người sắp rời ghế nhà trường, nên không thể không có những sai sót, em mạnh dạn đóng góp vài ý kiến với mong muốn trong tương lai, bộ máy kế toán của Công ty sẽ ngày càng hoàn thiện, góp phần vào sự tiến bộ đi lên của Công ty.