MỤC LỤC
Việc thực hành L/C (mở L/C) được thực hiện sau khi các điều kiện phát hành L/C đước cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định về trình tự, thủ tục thẩm quyền cấp tín dụng đối với khách hàng là doanh nghiệp. BIDV chỉ làm việc trên bề mặt các chứng từ đã quy định trong L/C khi phát hành, không chịu trách nhiệm về sự khớp đúng giữa nội dung chứng từ và tình trạng thực tế của hàng hóa/dịch vụ mà chứng từ đề cập tới. − Đối với trường hợp phát hành L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C, phát hành L/C theo đề nghị của các định chế tài chính trên cơ sở thỏa thuận hợp tác với BIDV: Bộ phận thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
Nếu hạn mức chưa được thiết lập, hết hạn hoặc không đủ số dư để thực hiện giao dịch thì thong báo Bộ phận quan hệ khách hàng/ Quản trị tín dụng/ Định chế tài chính trình thiết lập, bổ sung và gia hạn. − Khai báo đầy đủ, chính xác các thong tin liên quan đến giao dịch (thông tin về khách hàng, Ngân hàng thông báo, số tiền, loại tiền. ngày và nơi hết hạn, kỳ hạn thanh toán, nơi nhận hàng, nguồn vốn mở L/C,…) kiểm tra việc kết nối và sử dụng hạn mức TF, khai báo phí, nguồn thu phí, tạo các chứng từ, điện cần thiết, và chuyển giao dịch vào hàng đợt duyệt. − Việc lựa chọn ngân hàng thông báo khi phát hành L/C do BIDV quy định và thực hiện trên cơ sở đề nghị của khách hàng và chính sách của BIDV đối với các ngân hàng đại lý trong giao dịch thông báo L/C trong từng thời kỳ.
− Khi nhận được đề nghị tra soát về tình trạng L/C đã phát hành, Bộ phận Thanh toán quốc tế thực hiện tra soát với ngân hàng thông báo về tình trạng L/C (đã được thông báo cho người thụ hưởng hay chưa được người thụ hưởng chấp nhận) thong báo kết quả cho người đề nghị. BIDV chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp trên bề mặt chứng từ so với L/C quy định, không chịu trách nhiệm với sự khớp đúng giữa nội dung chứng từ và tình trạng thực tế cuả hàng hóa/ dịch vụ hay tranh chấp giữa các bên liên quan của L/C. − Nhập đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan của bộ chứng từ ngày nhận, số tiền, cảng đi, cảng đến, số hóa đơn, vận đơn, ngân hàng xuất trình chứng từ,… Lưu ý: nhập đúng kỳ hạn của bộ chứng từ (trả ngay/ trả chậm).
− Đối với bộ chứng từ trả chậm: bộ phận TTQT thông báo chứng từ phù hợp và ngày đến hạng thanh toán đến khách hàng, bộ phận TTQT, đồng thời làm việc xác nhận ngày đến hạn với ngân hàng xuất trình chứng từ, thu phí chấp nhận trả chậm (nếu có). + Đối với bộ chứng từ trả chậm: bộ phận TTQT chấp nhận kỳ hạn thanh toán bộ chứng từ thông báo kỳ hạn thanh toán bộ chứng từ gửi khách hàng và bộ phận quan hệ khách hàng, đồng thời điện xác nhận ngày đến hạn với ngân hàng xuất trình chứng từ. Việc thanh toán bộ chứng từ theo L/C do BIDV phát hành được thược hiện trong đúng thời hạn quy định tại Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP) phiên bản được L/C phát hành đề cập đến.
− Đến hạn thanh toán như quy định, bộ phận TTQT kiểm tra tài khoản thanh toán đã được chỉ dẫn đảm bảo có đủ nguồn để thanh toán (kiểm tra tài khoản ký quỹ/ tài khoản gửi của khách hàng, phiếu hoạch toán tiền vay vào tài khoản trung gian, xác nhận mua bán ngoại tệ,…). − Nhập đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc thanh toán bộ chứng từ (ngân hàng nostro, ngân hàng thụ hưởng, trị giá thanh toán, ngày trị giá thanh toán, các chi phí khấu trừ nếu có,.); kiểm tra việc kết nối và sử dụng hạn mức TF (trong thanh toán bộ chứng từ trả ngay) và lập điện thanh toán. Lưu ý: đối với L/C cho phép tự động trích nợ tài khoản BIDV tại ngân hàng nước ngoài (tài khoản nostro) hoặc cho phép đòi tiề trừ ngân hàng hoàn trả, hoạch toán báo có số tiền thanh toán vào tài khoản nostro sễ được tự động ghi nợ/ đòi tiền hoàn trả nhưng không tạo điện thanh toán.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ THEO L/C NHẬP KHẨU TẠI BIDV. Xây dựng thương hiệu: Tạo lập và thể hiện được thương hiệu - hình ảnh - vị thế - bản sắc văn hoá doanh nghiệp BIDV trong kinh doanh theo mô hình ngân hàng hiện đại. Công nghệ: Công nghệ là mũi nhọn, làm bước đột phá, tạo được sức cạnh tranh.
Nhân lực: Là chìa khoá của thành công, tạo nguồn nhân lực có trình độ - kiến thức - kỹ năng và kinh nghiệm được khuyến khích bởi hệ thống động lực vật chất – tinh thần và điều kiện làm việc phù hợp. Mục tiêu kinh doanh của BIDV là: luôn hướng tới phục vụ tốt nhất (sản phẩm - dịch vụ - tiện ích) các khách hàng hoạt động kinh doanh hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững chấp hành luật pháp, minh bạch để cùng đạt được hiệu quả kinh doanh cao.
Tuy nhiên TTQT là nghiệp vụ rất phức tạp, có phạm vi liên quan rộng lớn đến các nghiệp vụ khác như vận tải, bảo hiểm, giao nhận. Do đó đòi hỏi cán bộ TTQT phải nắm vững quy trình và am hiểu các nghiệp vụ liên quan trong giao dịch với khách hàng, từ đó có những cách xử lý phù hợp trong các tình huống khác nhau. Nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, áp dụng công nghê thông tin cho các thanh toán viên; sử dụng và vận dụng tốt công nghệ ngân hàng hiện đại.
Căn cứ vào tình hình thực tế, Sở Giao Dịch 3 là một ngân hàng bán buôn và đang chuyển dần sang họat động của một ngân hàng thương mại. Quy trình thanh toán quốc tế là một trong sáu quy trình nghiệp vụ chính được xây dựng và cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 1990-2000 từ năm 2001. Việc BIDV chuẩn hóa quy trình và đổi mới các phương thức giao dịch với khách hàng sẽ làm giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp gia tăng thị phần trong điều kiện hiện nay.
Đơn giản hoá trong việc thực hiện nghiệp vụ TTQT đồng thời phối hợp chặt chẽ với các nghiệp vụ liên quan nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động TTQT. Đơn giản hóa các khâu nghiệp vụ, mặt khác đối với từng phương thức giao dịch cần có quy định, phương pháp hợp lý. Trong các giao dịch với khách hàng mọi rủi ro đều có thể xảy ra nên để mang lại hiệu quả cao, phòng ngừa rủi ro trong nghiệp vụ TTQT thì Sở Giao Dịch 3 cần chú trọng nâng cao công tác thẩm định, đánh giá đối với khách hàng lớn.
Công tác này không chỉ dừng lại ở lần đầu tiên khách hàng tới đặt quan hệ với ngân hàng, mà còn cần được tiến hành thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình ngân hàng có quan hệ với khách hàng. Ngân hàng thông qua việc hướng dẫn các quy trình, thủ tục, hồ sơ cho khách hàng sẽ giúp khách hàng nắm bắt nhanh và hiệu quả những yêu cầu và thủ tục pháp lý, từ đó tiết khiệm thời gian và công sức. Bên cạnh đó, Sở Giao Dịch 3 có thể tư vấn cho khách hàng trong việc xem xét tính hiệu quả của dự án, so sánh các chỉ tiêu kinh tế với các dự án cùng loại đồng thời tính đến các tác động của thị trường trong và ngoài nước.
Thường xuyên tổ chức hội nghị khách hàng để cùng trao đổi về thông tin thị trường không chỉ giúp khách hàng có thêm kinh nghiệm trong TTQT mà còn là cơ hội để Sở Giao Dịch 3 duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng, gia tăng uy tín của ngân hàng. Quy trình thanh toán quốc tế được ban hành quy định cụ thể các bước giao dịch thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế, trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận tham gia vào hoạt động thanh toán quốc tế, các chứng từ cần thiết trong từng loại nghiệp vụ. Do đó, cần tuân thủ trình tự tiến hành các giao dịch thanh toán quốc tế một cách thống nhất trong toàn hệ thống, để hạn chế đến mức tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp.