Phần mềm quản lý thông tin khách hàng và tài liệu Thư viện trên Microsoft Access 2000

Luồng thông tin của nghiệp vụ quản lý khách hàng Th viện

Sơ đồ luồng thông tin quản lý khách hàng th viện

Đối với Th viện Trung tâm thông tin, phiếu yêu cầu lu rất nhiều thông tin nh thông tin khách hàng, doanh thu, tài liệu, từ đó cho các đầu ra là các báo cáo, vì thế Phiếu yêu cầu là đôii tợng chính trong nghiệp vụ quản lý khách hàng. Phiếu yêu cầu gồm hai phần đó là một phần dành cho khách hàng điền vào mẫu, bao gồm: Họ tên khách hàng, cơ quan, đơn vị công tác, lĩnh vực quan tâm thờng xuyên, địa chỉ, Email, Fax, phơng thức yêu cầu(Trực tiếp, Email, điện thoại), tài liệu yêu cầu. Phần thứ hai dành cho cán bộ th viện, bao gồm các thông tin nh: Tổng tiền khách hàng phải trả, còn nợ, phơng thức gửi tài liệu, phơng thức thanh.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Thiết kế: DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho phân tích viên hệ thống và ngời khi thiết kế một hệ thống mới. Biểu đạt: DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và ngời dùng. Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thông một cách.

DFD cung cấp cho ngời sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trớckhi cho thực hiện một hàm hay quá trình. Điều này nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu, và xếp DFD vào một quá trình phân tớch chứ khụng phải của quỏ trỡnh điều tra, và phõn tớch nú rừ rệt với lu đồ khối có tính truyền thông hơn, vốn chỉ nêu đợc dãy các thủ tụa và dòng điều khiển của quá trình.

DFD là sơ đồ tĩnh nên nó không bao hàm đợc tham số thời gian. Chẳng hạn DFD không chỉ ra đợc các yếu tố thời gian nh việc chuyển thông tin từ quá trình này sang quá trình khác mất bao nhiêu thời gian. DFD cũng không chỉ ra đợc các yếu tố định lợng đối với dữ liệu co liên quan nh khối lợng, xu hớng, lợng tối đa và lợng tối thiểu, những thông tin là thành phần cơ bản trong quá trình phân tích.

Do đó khi phân tích chúng ta cần phải bổ sung thêm các công cụ khác để ta có đợc một hệ thông tin mới hoàn toàn chính xác theo yêu cầu của ngời sử dụng. Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu.

Sơ đồ DFD quản lý giao dịch mức

Sơ đồ DFD Quản trị hệ thống mức 1

Thuật toán kiểm tra mật khẩu truy cập chơng trình

Thuật toán cập nhật phiếu yêu cầu

Thuât toán lập báo cáo

Form Nhập Phiếu yêu cầu

Trong quá trình vừa qua, đợc thực tập tại Trung tâm thông tin Tổng cục Tiêu. Tuy hiện nay kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nhng em tin rằng qua quá trình thực tập và trong tơng lai em sẽ học hỏi và nâng cao kiến thức của mình nhằm có thể đáp ứng đợc yêu cầu thực sự cho công việc sau này. Bớc đầu là giai đoạn thực tập thực tế đầu tiên em đã đợc phép cùng các anh, các cô, các chú trong Trung tâm thực hiện nghiên cứu đề tài “Quản lý Khách hàng Th viện” là một may mắn cũng nh thách thức đầu tiên đối với bản thân em, cùng với sự giúp đỡ của cán bộ Trung tâm và nỗ lực của bản thân, em hy vọng rằng sẽ có một kết quả tốt trong kỳ thực tập thực tế này.

Với việc chọn xây dựng một modul nhỏ trong Trung tâm em hy vọng em sẽ tìm hiểu đợc sâu và kỹ hơn một hệ thống để phát triển. Mặc dù đây là chơng trình nhỏ nhng cũng là sản phẩm nghiên cứu thực tế tại cơ sở, vì vậy nó có tính thực tiễn rất cao, em mong rằng nếu nh đợc phép, em sẽ hoàn thiện chơng trình để có thể đem vào ứng dụng trong công việc tại Th viện Trung tâm. Trên đây là toàn chơng trình “Quản lý Khách hàng Th viện” tại Th viện Trung tâm Thông tin.

Chơng trình đợc viêt bởi ngôn ngữ Visual Basic hỗ trợ việc quản lý khách hàng. Chơng trình này chủ yếu hoạt động chủ yếu dựa vào các giao tiếp giữa ngời sử dụng và máy tính ,vì vậy tác giả đã cố gắng đa ra một hệ thống giao diện cho chơng trình một cách gần gũi ,thân thiện với ngời sử dụng , hệ thống thông báo dễ hiểu dễ thực hiện. Chơng trình bớc đầu đã cho những kết quả tốt , thực hiện đúng theo các yêu cầucác nhiệm vụ chức năng đã đa ra.Tuy nhiên cũng nh bất kỳ một sản phẩm phần mềm nào khác chơng trình cần đợc bổ sung hoàn thiện không ngừng để phù hợp ,đáp ứng các yêu cầu mới về quản lý thông tin của ngời sử dụng.Các chức năng cần đợc cải tiến để thực hiện các yêu cầu nhanh chóng , hiệu quả.

Chơng trình trên đây chắc chắn sẽ còn có rất nhiều các khiếm khuyết nhật. Trung tâm quảng bá về những nhận thức và kiến thức về tiêu chuẩn, đo l ờng, chất l ợng thông qua việc biên soạn và phát hành các ấn phẩm định kỳ và không định kỳ: 9 11. 1.Sự cần thiết của việc ứng dụng Tin học trong hoạt động của Trung tâm:.