Xây dựng Chương trình quản lý công văn ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ Tài chính
MỤC LỤC
Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Sau một thời gian đợc tìm hiểu thực tế về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hoạt động của Bộ Tài Chính, em nhận thấy rằng Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý Nhà Nớc về các lĩnh vực nh tài chính, kế toán, ngân sách .Để có thể thực hiện tốt hoạt động quản lý, xử lý thông tin… kịp thời thì Bộ Tài Chính phải sử dụng đến một phơng tiện giao tiếp, một loại giấy tờ gọi đó là Công văn. Hiện nay, các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính đã đợc trang bị rất nhiều loại máy tính có kết nối với mạng Internet, các nhân viên đợc học và tiếp cận thờng xuyên với các công nghệ mới. Mục đích của chơng trình này là nhằm xây dựng đợc một hệ thống quản lý công văn tập trung, giúp cho những ngời có trách nhiệm quản lý công văn thực hiện dễ dàng, nhanh và đạt kết quả cao hơn trong công việc.
Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý
- Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
- Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) + Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System) + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những. Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phơng thức nhập, hợp lệ hóa và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chi phÝ.
KHảo sát & Phân tích - thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính
Khảo sát bài toán quản lý công văn tại Bộ Tài ChÝnh
Các công văn đến đợc chuyển tới phòng hành chính sẽ đợc đa qua bộ phận phân loại và đánh số cho công văn theo các tiêu chí về nơi gửi công văn và công văn có trình lãnh đạo bộ hay công văn chuyển thẳng cho các Vụ. Và sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Bộ và Chánh văn phòng, thì đợc phòng Tổng hợp chuyển lại cho phòng Hành chính để giao cho các vụ thực hiện (phòng Tổng hợp và Hành chớnh đều cú trỏch nhiệm theo dừi quỏ trỡnh này). Công văn chuyển thẳng cho các đơn vị trong Bộ: Các công văn này thờng có địa chỉ nhận là tên các đơn vị trong Bộ và đợc phòng Hành chính chuyển thẳng cho văn th của các Vụ/Cục/Tổng cục.
Theo nguyên tắc chung của việc xử lý công văn tại bộ phận văn th thì các công văn gửi trong bao bì thông qua đờng bu điện gửi tới Bộ tài chính thì phòng hành chính có quyền cắt bao bì th để đọc nội dung của công văn. Tuy nhiên trong một số trờng hợp do khối lợng công việc tại phòng hành chính quá lớn nên phòng hành chính có thể chuyển các bao bì có chứa công văn đến thẳng cho các vụ để xử lý. Cuối tuần, vào đầu giờ sáng văn th Vụ sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng phòng trong Vụ để ký nhận với phòng tổng hợp trên sổ giao nhận công văn đến của vụ.
Các công văn đến cần trình lãnh đạo bộ sẽ qua phòng tổng hợp văn phòng Bộ để lãnh đạo bộ cho ý kiến về việc giải quyết công văn này nh công văn đó sẽ đợc gửi cho Vụ nào xử lý và có thời hạn trả lời Bộ hay không,…. Các tờ trình Bộ của các Vụ (ví dụ nh các công văn đi mà các Vụ trởng không có. đủ mức thẩm quyền ký) thì cũng đợc gửi tới lãnh đạo bộ và có thể đợc xem xét nh công văn luân chuyển nội bộ. Các công văn luân chuyển nội bộ hay các công văn đi nh các thông báo, chính sách mà do Bộ ban hành thì cũng đợc chuyển xuống dới phòng hành chính để lấy dấu và lấy số sau đó sẽ đợc gửi tới các vụ hoặc các đơn vị khác.
Cuối ngày phòng hành chính sẽ chuyển một tập các bản sao công văn đi trong ngày lên trên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lu lại cho lãnh đạo bộ xem và theo dừi cỏc cụng văn đi của bộ trong ngày đú.
Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính
- Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD)
- Các phích dữ liệu
- 2 - Biểu đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 0 của
* Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Bộ để cho ý kiến hoặc công văn đã đợc lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân loại theo các vụ nhận công văn để các Vụ đến nhận công văn đến gửi cho Vụ mình hàng ngày. Nếu các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Bộ để xin ý kiến thì phòng hành chính cần lập một phiếu trình bộ đi kèm với công văn chuyển lên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lãnh đạo bộ xem xét cho ý kiến chỉ đạo xử lý. Công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập cỏc thụng tin của cụng văn để quản lý và theo dừi cụng văn đi.
Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công… văn để giỳp cho phũng hành chớnh cú thể theo dừi và quản lý cụng văn, đồng thời đến đầu giờ sáng hàng ngày phòng hành chính có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các Vụ và các công văn của các Vụ gửi đi và yêu cầu các vụ kí nhận. Đối với công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, văn th Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thụng tin của cụng văn để quản lý và theo dừi cụng văn đến. Đối với công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi đối với các công văn đi ra ngoài Bộ hoặc đã đợc lãnh đạo vụ ký với các công văn giữa các Vụ trong Bộ, văn th Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là nhập cỏc thụng tin của cụng văn để quản lý và theo dừi cụng văn đi.
Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công… văn để giỳp cho văn th Vụ cú thể theo dừi và quản lý cụng văn: nh cú thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời, … 7. Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công… văn để giỳp cho văn th cú thể theo dừi và quản lý cụng văn: nh cú thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời, …. Vị trí luồng: Phân rã mức 1 tiến trình quản lý công văn tại Phòng hành chính, Văn th vụ, Phòng tổng hợp sau khi các công văn đã đợc phân loại xem loại công văn nào cần trình lãnh đạo bộ thì lập phiếu trình lãnh đạo bé.
Trên đây là quá trình mô tả, phân tích, thiết kế một cách chi tiết về các chức năng, nghiệp vụ của hệ thống quản lý công văn tại các phòng ban: Phòng hành chính văn phòng Bộ, Phòng tổng hợp văn phòng Bộ, Văn th Vụ thuộc Bộ Tài Chính.
Các chức năng & các giao diện chính của chơng trình
Trớc khi sử dụng các chức năng của chơng trình, ngời sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống, bằng cách cung cấp Tên ngời dùng và Mật khẩu. Màn hình này giúp cho ngời sử dụng nắm đợc các đơn vị ngoài Bộ Tài Chính qua các thông tin về Mã số, ký hiệu đơn vị, tên đơn vị và có quyền chuyển đổi Công văn khi gửi hay không?. Màn hình này cung cấp các thông tin về các phòng ban trong Bộ nh: Mã phòng, tên phòng ban, ký hiệu….
Với màn hình này sẽ giúp cho ngời quản lý hệ thống biết đợc lợng ngời sử dụng thông qua các thuộc tính : Mã ngời sử dụng, tên đăng kí, tên thờng gọi, chức vụ thuộc phòng ban nào?. Màn hình này dùng để đăng kí thêm ngời sử dụng nhằm quản lý những ngời có quyền quản trị hệ thống. Màn hình này là mẫu để nhập các Công văn đi, ngời sử dụng có thể xem các Công văn trớc đó bằng cách bấm vào nút <<CVtrớc hoặc CVtiếp>> và bạn có thể nhập thêm Công văn mới.
Với màn hình này ngời sử dụng có thể nhận biết đợc tình hình công văn đến của Bộ Tài Chính thông qua đồ thị hoặc các thông tin chi tiết (Đồ thị này chỉ tổng số các Công văn đến theo tiêu thức Nơi gửi). Để xem thông tin chi tiết về các loại Công văn đến theo phòng ban thì ta có thể chọn dấu + bên trái ứng với mã. Trên đây là một số giao diện chính phục vụ cho việc nhập số liệu, cập nhật các danh mục, báo cáo về các loại sổ Công văn, tình hình Công văn.
Ngoài ra, còn nhiều giao diện khác giúp cho ngời sử dụng hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ, chức năng của chơng trình nhng không tiện nêu ra hết đợc.