Thực trạng quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hữu Nghị

Phân loại nguyên vật liệu

Là một công ty có qui mô sản xuất kinh doanh vừa, sản phẩm tập trung chủ yếu vào giầy vải, mũ, túi, vali với khối lợng lớn, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu sắc. ♦Nhóm các NVL phụ bao gồm: chỉ may các loại, dây dầy các loại, mực in, oze, các phụ liệu đóng gói nh hạt chống ẩm, nhãn mác, túi PE, hộp giấy thùng các tông. *Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy khâu nh ổ chao máy, suốt máy, vòng bi, dây cu roa,.

♦Nhóm vật liệu nhập ngoại bao gồm: vải, mác, nhãn, oze, giả da, nhựa tổng hợp, hạt chống ẩm. ♦Nhóm vật liệu có sẵn trong nớc: đế cao su, vải các loại, hộp thùng các tông, keo dán, và các loại vật liệu khác. Việc phân loại vật liệu nh trên không chỉ giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán chi tiết theo từng đối tợng cụ thể.

Công tác quản lý nguyên vật liệu

♦Phòng kế toán: Kiểm tra và hớng dẫn thủ kho lập thẻ kho, tính giá xuất NVL, lập cỏc sổ tổng hợp và chi tiết để phản ỏnh, ghi chộp, theo dừi NVL cả về mặt giá trị lẫn mặt số lợng. Việc tính giá NVL là công việc bắt buộc đối với mỗi DN, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm cũng nh qui mô sản xuất của từng DN mà phơng pháp đợc sử dụng để tính giá NVL là khác nhau. Tại công ty Hữu Nghị, với sự trợ giúp của máy vi tính, toàn bộ quá trình hạch toán và những tính toán cụ thể là do máy đảm nhận, do đó mặc dù có số l- ợng chủng loại vật t phong phú về cả số lợng cũng nh khối lợng, các nghiệp vụ nhập xuất thờng xuyên xảy ra nhng công ty vẫn không sử dụng giá hạch toán mà sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL.

Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế nhập kho của công ty là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cha có thuế giá trị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt..). Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế NVL nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng, chi phí vận chuyển vật liệu (từ công ty đến nơi chế biến và từ đó về công ty) và số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu.

Đối với vật liệu cần kiểm nghiệm (thờng là những lô hàng có giá trị lớn), cán bộ của phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, thử nghiệm và ghi vào phiếu kiểm ngiệm nhập kho. Thông thờng, trớc khi sản xuất một đơn đặt hàng, công ty lập chỉ lệnh sản xuất căn cứ vào điều kiện và khả năng sản xuất hiện tại cũng nh trong thời gian tới. Khi nhận đợc phiếu xin lĩnh vật t do các bộ phận sản xuất mang lên, phòng KH-VT sẽ căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và định mức ngang vật t theo từng phân xởng để đánh giá tính hợp lý về số lợng cũng nh chủng loại, sau đó lập phiếu xuất kho chi tiết theo từng phân xởng, từng mã hàng theo từng kho.

Tại kho, khi nhận đợc phiếu xin lĩnh vật t đã đợc phê duyệt, thủ kho xuất vật t, sau đó ghi số lợng vào cột thực xuất và cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu xuất kho. Để hạch toán chi tiết vật liệu, bộ phận kế toán chi tiết vật liệu ở công ty Hữu Nghị đã áp dụng phơng pháp hạch toán theo hình thức "sổ đối chiếu luân chuyển". Thêm vào đó, để thuận tiện cho quá trình tính toán và ghi sổ, kế toán vật liệu công ty còn sử dụng một số bảng biểu nh: bảng tính giá vốn vật t (bảng này do máy tính tự lập dựa trên các số liệu nạp vào máy), bảng tổng hợp theo nhóm vật t, tập hợp chi phí vật t theo sản phẩm,.

Hàng ngày: Định kỳ 5 ngày một lần, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và lấy các chứng từ nhập - xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất, đề nghị xuất, hoá đơn mua hàng để vào máy tính các thông tin nh: tên-qui cách vật t, mã vật t, đơn vị tính, số chứng từ, ngày tháng, số lợng, TK đối ứng, đối tợng xuất và để trống trờng đơn giá xuất, thành tiền. Đến cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân trong kỳ và tự điền vào trờng đơn giá và thành tiền, sau đó kế toán tổng hợp trên máy và in ra bảng kê chi tiết xuất NVL trong tháng theo từng kho.

Căn cứ vào bảng cân đối vật t, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật t theo từng kho trên cả chỉ tiêu số lợng và giá trị trong cả tháng của vật liệu. Khi nhận đợc thẻ kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho, nếu có sai lệch kế toán sẽ.

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trờng hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Khi phản ánh giá trị của NVL mua ngoài kế toán phải phản ánh đầy đủ, đúng và chính xác giá mua thực tế của NVL bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các chi phí thu mua thực tế. Tất cả các hợp đồng mua, phiếu nhập kho phải đợc lu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản vào các sổ tổng hợp liên quan.

Do áp dụng chiến lợc duy trì mối quan hệ lâu dài – ổn định với các nhà cung cấp để tránh biến động lớn về giá cả NVL nên trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp công ty thờng áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Chỉ có một số trờng hợp là thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. ♦Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi,giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác, tại phòng kế toán cứ 5 ngày 1 lần bộ phận kế toán thanh toỏn ghi sổ chi tiết theo dừi thanh toỏn với ngời bỏn.

Sổ đợc mở thành 2 quyển riêng biệt cho đối tợng cung cấp trong nớc và ngoài nớc. Sổ chi tiết thanh toỏn 331.1: đợc mở để theo dừi chi tiết đối với từng ngời bán. Mỗi đơn vị bán đợc mở một số trang sổ nhất định theo từng tháng và trong cả.

Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc thực hiện theo nguyên tắc theo dừi chi tiết từng hoỏ đơn, chứng từ từ lỳc PS đến khi thanh toỏn xong. ♦ Số d đầu tháng: Căn cứ vào số d cuối tháng trớc trong sổ để ghi số d nợ hoặc d có tơng ứng. ♦ Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tơng ứng.

Sổ chi tiết TK 331.2: Phải trả cho ngời bán ngoài nớc: đợc lập tơng tự nh số chi tiết TK 331.1 “Phải trả cho ngời bán trong nớc” nhng thêm cột giá trị bằng USD bên cạnh cột giá trị bằng VNĐ. ♦ Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi trên máy tính và hàng tháng in ra bảng kê chi tiết các nhà cung cấp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 đã lập. VD: Trích sổ chi tiết thanh toán với ngời bán là Công ty XNK Litex tháng2/2002.