Những vấn đề cơ bản về hoạt động kiểm soát của kiểm toán nội bộ

Cơ sở thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ - Quy mô của doanh nghiệp

Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc.

Kiểm toán tính tuân thủ

- Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc.

Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

* Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Một số giám đốc của các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ. Trường hợp các đối tượng được đề xuất không xuất phát từ nhu cầu cần kiểm toán mà xuất phát từ những ý đồ khác (tranh chấp, thổi phồng sự kiện để đánh lạc hướng dư luận…) khi đó, KTVNB nhờ sự độc lập của mình có thể tránh được sự lựa chọn các đối tượng kiểm toán do áp lực của những ý doanh nghiệpồ không lành mạnh.

Thực hiện kiểm toán

Tuy nhiên, dù đối tượng kiểm toán có thể được đề xuất bởi kiểm toán viên, người quản lý hay chính đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần nhớ rằng trước điều chỉnh lại chương trình kiểm toán đã lập, phải đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đã được xếp lịch không. Thông báo cho đối tượng kiểm toán: Trưởng nhóm kiểm toán có thể liên hệ thông qua điện thoại hoặc gặp gỡ với người quản lý đối tượng kiểm toán để trao đổi về mục đích việc kiểm toán, thời gian, các nhân viên đơn vị tham gia và các báo biểu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán mà đơn vị cần chuẩn bị.

Các loại báo cáo kiểm toán

Báo cáo viết giữa kỳ: Khi thấy nên thông báo cho quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toán, hoặc trước khi lập báo cáo chính thức, có thể có loại báo cáo viết giữa kỳ. Báo cáo viết tổng kết: Thực tế phổ biến trong nhiều công ty là hàng năm lập một báo cáo (có khi 1, 2, 3 báo cáo) tóm tắt và mô tả nội dung của các báo cáo trước.

Lập báo cáo kiểm toán

Thí dụ một cuộc kiểm toán về tình hình quản lý và sử dụng máy móc thiết bị tại một phân xưởng sẽ phải gửi báo cáo cho: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ công ty, Kế toán trưởng (liên quan đến các chi phí bảo dưỡng và sửa chữa), Trưởng phòng kỹ thuật (liên quan đến công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật của máy móc). Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể giảm bớt các chi tiết phát hiện mà tập trung trình bày về các sửa chữa của đơn vị, điều này một mặt giảm bớt sự bối rối của đối tượng kiểm toán, mặt khác vẫn phù hợp với Chuẩn mực 430.03 (về sự khỏch quan, rừ ràng, sỳc tớch và cú tớnh cỏch xõy dựng) và Chuẩn mực 430.05 (về thừa nhận các hành động sửa sai).

Khái niệm

Các mục tiêu bảo vệ tài sản, sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực và hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chơng trình theo chuẩn mực của IIA thực chất cũng bao hàm trong mục tiêu hiệu lực và hiệu quả các hoạt động của báo cáo COSO. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

* Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. * Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. * Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân. * Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. * Doanh nghiệp đó sử dụng "Bản mụ tả cụng việc” quy định rừ yờu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức. * Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng.. bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. * Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp. * Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định. b) Đánh giá rủi ro. Các thí dụ về uỷ quyền chung nh hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng), bảng giá. bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu.. - Uỷ quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, ngời quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trờng hợp. Thí dụ các khoản bán chịu trên hạn mức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản.. * Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. Tài sản vật chất cần đợc bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, h hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Tài sản có thể đợc bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà kho an toàn, bố trí lực lợng bảo vệ. đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ.. Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị. Việc tiết lộ các thông tin thí dụ giá thành sản phẩm hay các hợp đồng của đơn vị có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị. Thông tin cần đ- ợc bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp. * Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra của một ngời không phải là ngời thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm đợc các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà ngời quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao. * Phân tích rà soát. Là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khỏc biệt đều cần làm rừ. Ưu điểm của thủ tục này là giỳp mau chúng phỏt hiện cỏc gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thờng để kịp thời đối phó. Các dạng phân tích và soát thờng gặp là:. - Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài. Thí dụ, đối chiếu với ngân hàng về số d tiền gửi, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hoặc khách hàng.. - Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết. Thí dụ đối chiếu hàng tồn kho hay nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết. - Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trớc, giữa thực tế với kế hoạch. Trong loại đối chiếu này, chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể. Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:. * Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. * Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. * Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chớnh, Kế toỏn và Thủ kho được phõn định độc lập rừ ràng. * Doanh nghiệp đó ban hành văn bản quy định rừ ràng những ai cú quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. * Doanh nghiệp đó lưu giữ cỏc chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phõn định rừ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra. * Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích. * Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng. d) Thông tin và truyền thông.

Một số chu trình kiểm soát của kiểm toán nội bộ - Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

• Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng .1 Chu trình bán hàng
• Kiểm soát nội bộ chu trình tồn kho .1 Chu trình tồn kho

- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các điều kiện có liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành…Bộ phận này lập Đơn đặt hàng và lập 5 liên, gửi cho người cung cấp, kế toán thanh toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu. + Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo phân tích doanh thu bán hàng theo tiêu thức riêng như báo cáo tính hình doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo từng mặt hàng, từng khách hàng, từng địa điểm bán hàng…Cung cấp thông tin cho ban quản lí đánh giá lợi ích kinh doanh theo hàng hóa, theo khách hàng, theo hiệu quả của chương trình quảng cáo, khuyến mại….