Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty Gạch ốp lát Hà Nội

THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9]. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc.

PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD ) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành để xây dựng hệ thống. Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở cú ớch cho hệ thống (cỏc thực thể), và xỏc định rừ mối quan hệ bờn trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng.

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Giai đoạn phân tích hệ thống

- Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng các công cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt ra sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại.

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1. Sản phẩm của công ty

Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ, Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trường thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX. Nói tóm lại Microsoft Visual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chương trình kế toán. Thị trường miền Trung là nơi có đời sống dân cư tương đối thấp so với miền Bắc và miền Nam, đây cũng là nơi có ít các công trình xây dựng lớn nên tốc độ tăng doanh thu những năm qua không cao, trung bình tiêu thụ 15% sản lượng chung.

+ Miền Bắc là thị trường chủ yếu của công ty, một mặt là do nhu cầu xây dựng ở khu vực này mới bắt đầu và đang phát triển mạnh, đặc biệt là ở hai thành phố lớn là Hà Nội và Hải Phòng. Đây là cơ hội tốt cho bộ phận tiêu thụ có điều kiện cọ sát tìm hiểu thị trường gạch ceramic về chủng loại, mẫu mã và công tác bán hàng của những công ty sản xuất hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực này. Ngoài nhiệm vụ đơn thuần là bán hàng, phòng kinh doanh còn phải xây dựng và thực hiện chiến lược marketing, tìm hiểu thị phần trên thị trường, xây dựng và phát triển hệ thống các đại lý, cửa hàng bán lẻ của công ty để đem lại doanh thu cao nhất và có hiệu quả nhất.

Xuất phát từ đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là những mặt hàng có khối lượng lớn, vận chuyển khó khăn và thường xuyên được người tiêu dùng mua với khối lượng lớn nên công ty chủ yếu bán sản phẩm theo phương thức bán buôn, còn bán lẻ chủ yếu là phục vụ cho người mua với số lượng ít, khi công trình của họ bị dở dang do thiếu một ít mà trong hợp đồng mua buôn không lường trước được. * Các cửa hàng bán lẻ (các đại lý) vật liệu xây dựng: là những tổ chức, cá nhân nhận hàng của công ty hay qua các tổng đại lý sau đó bán trực tiếp cho người tiêu dùng.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Quản lý
• Quản lý hoá đơn
• Dòng thông tin

Với hệ thống kênh phân phối trên sẽ giúp cho công ty có thể quản lý được hiệu quả các dòng chảy và khả năng thoả mãn nhu cầu thị trường lớn. Mô tả tiến trình: Sau khi bộ phận quản lý kho báo cáo tình hình hàng hóa thì bộ phận mua hàng sẽ xem xét để tiến hành thủ tục mua hàng. Luồng dữ liệu vào: Yêu cầu nhập hàng Luồng dữ liệu ra: Thông tin về đơn đặt hàng Kho dữ liệu: Hồ sơ đơn hàng.

Mô tả tiến trình: Khi đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp được chấp nhận thì họ tiến hành thủ tục giao hàng cho bộ phận mua hàng của công ty. Mô tả tiến trình: Sau khi đã tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra đơn đặt hàng, nếu chấp nhận thì tiếp tục xử lý, nếu không thì trả lời khách hàng. Luồng dữ liệu vào: Đơn đặt hàng của khách hàng đã tiếp nhận Luồng dữ liệu ra: Đơn đặt hàng của khách hàng đã kiểm tra Kho dữ liệu: Danh mục đơn đặt hàng.

Mô tả tiến trình: Sau khi đã kiểm tra đơn đặt hàng thì tiến hành kiểm tra hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Mô tả tiến trình: Sau khi đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ tiến hành xử lý thu tiền, nếu là khách hàng quen nợ thì sẽ ghi vào sổ công nợ khách hàng phải thu, nếu khách hàng trả ngay thì viết hóa đơn thanh toán.