Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu trên hệ thống máy tính tại Công ty 20

Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Công ty 20

Việc theo dừi về mặt giỏ trị cỏc nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu được kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán lấy dữ liệu từ các chứng từ đó nhập vào máy tính và sẽ được tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục vật liệu, danh mục dạng nhập, xuất vật liệu, danh mục định khoản vật liệu… đã được đăng ký ở phần từ điển của chương trỡnh BALANCE. Kế toỏn cú thể theo dừi các nghiệp vụ hợp đồng, công nợ với từng đơn vị (từng khách hàng) trên máy thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, phiếu xuất được kế toán vật liệu vào máy.

Cuối tháng sau khi chạy tổng hợp, kế toán máy sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn của vật liệu nhập, xuất kho, đưa ra bảng kê chứng từ theo đối tượng, bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. Với những lô hàng mua lẻ, số lượng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho người cung cấp được thì kế toán phải phản ánh theo dừi nợ phải trả cho người cung cấp đú cho đến khi cú khả năng thanh toán được (thoả thuận với người cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ. Ở công ty , khi mua vật liệu, vật liệu được chuyển về công ty luôn có hoá đơn kèm theo, không có trường hợp vật liệu đã được chuyển về mùa hoá đơn chưa về và ngược lại.

Đối với những vật liệu có giá trị nhỏ công ty có khả năng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng mua về. Ở công ty chưa có trường hợp nguyên vật liệu mua về được giảm giá so với giá đã thoả thuận và được ghi trên hoá đơn. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán….

Đối với hàng may hợp đồng gia công cho những đơn vị bên ngoài thì những nguyờn vật liệu được khỏch hàng cung cấp chỉ lập bảng kờ theo dừi số lượng. Sổ chi tiết cụng nợ để theo dừi chi tiết từng khoản nợ theo từng tờn người bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dừi riờng chi tiết tới từng người bỏn, từng xớ nghiệp. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả người bán sẽ được ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ được ghi vào bên phát sinh nợ.

Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên người giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lượng vật liệu và số tiền… cuối tháng máy sẽ lập bảng kê phiếu nhập. Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và được ghi chép theo giá trị vật liệu số lượng nhập… đồng thời theo dừi chi tiết cụng nợ, mỏy tớnh sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ TK 331 theo từng tên người bán và sổ chi tiết công nợ TK 336 của từng xí nghiệp thành viên, phiếu nhập và máy tính sẽ tự định khoản sau đó máy sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh TK 152 theo từng đối tượng. Để kế toỏn chớnh xỏc và theo dừi được dễ dàng số thuế GTGT đầu vào, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua vật tư, hàng hoá dịch vụ để nhập số liệu vào máy và lập bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá mua vào và chỉ theo dừi riờng phần thuế GTGT đầu vào.

Vật liệu Công ty 20 chủ yếu dùng để sản xuất sản phẩm may mặc, gia công và bán cho các đơn vị trong và ngoài ngành quân đội, ngoài ra có một số ít được xuất dùng cho chi phí QLDN…. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu (mẫu phiếu đã nêu ở phần 3.2.1.2) kế toán ghi giá trị thực tế và tính thành tiền sau đó nhập số liệu vào máy tính theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, tên vật liệu, đơn vị sử dụng, số lượng vật liệu, số tiền… cuối tháng máy sẽ tự lập bảng kê phiếu xuất. BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT. Diễn giải Số. lượng Giá Tiền. Từ bảng kê phiếu xuất, máy tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh xuất theo từng nhóm vật liệu và ghi chép theo số lượng và giá trị vật liệu xuất. Tên vật tư ĐVT Số. Thành tiền VLC. Vật liệu chính. Gabađin len rêu nội khổ 1,5. Vật liệu phụ. Lít Lít Lít. Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản phục vụ cho việc ghi sổ cái. Kết cấu và phương pháp ghi sổ - Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế chính phát sinh. - Cột 5: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái. - Cột 6: ghi số liệu các tài khoản ghi nợ, ghi có theo định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Tài khoản ghi nợ được ghi trước, tài khoản có ghi được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng. Cuối trang sổ cộng phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. SỔ NHẬT KÝ CHUNG. Đơn vị tính: đồng. Đã ghi sổ cái. TK PS nợ PS có. cho XN3 may QPCSĐC. SỔ CÁI TÀI KHOẢN. Diễn giải TK. ĐƯ PS nợ PS có. ty hàng không).