MỤC LỤC
Tham mưu cho giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính của công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đối tác và tổ chức bên ngoài của công ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng.
CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Công tác Văn thư của Công ty cổ phần Bưu chính viễn thông Viettel được đặt dưới sự quản lý Phòng Chính trị Hành chính với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tổng quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của Công ty, công tác văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo và trưởng phòng chính trị hành chính đã làm tốt công tác này. Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý phòng chính trị hành chính và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công việc Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công việc Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập thể chế hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của công ty.
Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và tháng của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel
Mẫu hóa một số văn bản
2 -Tổ chức kỳ thi ký kết tiếp hợp đồng lao động cho công nhân viên đến hạn hợp đồng -Tuyển dụng nhân viên phòng Kinh doanh. -Tổ chức lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho các sinh viên đến thực tập tại công ty -Tổ chức chương trình lễ kỷ niệm ngày 30/4 và 1/5.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-BCVT ngày tháng năm của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty). QUY ĐỊNH CHUNG. Điều 1: Phạm vi đối tượng áp dụng. Quy định này áp dụng cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên làm việc tại Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel. Công tác Văn thư Lưu trữ quy định Quy chế này bao gồm các công tác soạn thảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hiện hành và quản lý, sử dụng con dấu, các công việc thu nhập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thống kê, bảo quản theo đúng nguyên tắc văn thư bảo mật. Điều 2: Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ 1.Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel có trách nhiệm :. ˗ Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật ban hành để quy định và hướng dẫn thực tiễn các chế độ về công tác Văn thư Lưu trữ. ˗ Kiểm tra viêc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ. đối với các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty, giải quyết khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư Lưu trữ. ˗ Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ. ˗ Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ. 2.Phòng Chính trị Hành chính có trách nhiệm. ˗ Tham mưu giúp Công ty ban hành các loại Quy định hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ. ˗ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu đối với các cán bộ Công ty. ˗ Trưởng phòng Chính trị Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý và hoạt động công tác văn thư lưu trữ tạo công ty. ˗ Trưởng các Phòng, Ban, đơn vị chức năng trong công ty có trách nhiệm quản lý công tác Văn thư lưu trữ tại đơn vị mình, có trách nhệm triển khai và thực hiện theo quy chế. ˗ Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty có trách nhiệm tuân thủ theo đúng các quy định tại quy chế này. Điều 3: Nhiệm vụ của cán bộ văn thư 1.Nhiệm vụ trong công tác văn thư. a) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận và quản lý văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đi, sắp xếp quản lý văn bản lưu. b) Quản lý văn bản đi : Đăng ký văn bản đi, chuyển dao văn bản đi, sắp xếp quản lý văn bản đi. c) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,. duyệt, ký, ban hành. d) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi sổ ngày, tháng, năm và đóng dấu. e) Quản lý sổ sách và và cơ sở dữ liệu đăng k, quản lý văn bản, làm thủ tục, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ Công ty. f) Quản lý và sử dụng con dấu ,các loại dấu khác nữa. g) áp dụng những thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào cộng tác lưu trữ. 2.Nhiệm vụ trong Công tác Lưu trữ. a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, thống kê hồ sơ, tài liệu c) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu của công ty. d) Phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ. e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu đa hết hạn sử dụng đưa đi tiêu hủy Điều 4. Bảo vệ bí mật công tác văn thư. Mọi hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của công ty phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của nhà nước và các quy định tại quy chế này. Các cơ quan có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản có độ tuyệt mật cao, tối mậ, cán bộ công nhân viên làm công tác văn thư phải có trách nhiệm cam kết, bảo vệ bí mật của Công ty nhà nước theo quy định của pháp luật. CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN. Hình thức và thể thức văn bản. Văn bản của Công ty bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty được quy định nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các văn bản của Công ty ba gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành và văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. Điều 6: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình xây dựng và banh hành văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 06 năm 2008; Quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở của công ty ban hành kem theo Quyết định của Giám đốc công ty. a) Quy trình xây dựng và ban hành cacsvanw bản khác gồm các bước sau :Soạn thảo văn bản. b) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt c) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. e) Ban hành văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng văn bản sẽ ban hành, người được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn thành dự thảo văn bản.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. bản đến được lập thành 03 số; Số đăng ký văn bản quy phạm pháp luật đến, sổ đăng ký văn bản đến thông thường và sổ đăng ký văn bản mật đến. b) Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư khi giả quyết phải chuyển đến văn thư Văn phòng để vào số văn bản đến theo quy định. Trình , chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến phải được kịp thời chuyển giao cho các phòng, ban dơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Những văn bản có ý kiến bút phê của giám đốc chỉ được lưu hành nội bộ trong công ty. Đối với văn thư trong công ty. a) Sau khi đăng ký văn bản đến nội dung, các văn bản “ Hỏa tốc”, “ thượng khẩn” “ Khẩn” phải được chuyển ngay đến địa chỉ ghi trên văn bản được giải quyết. b) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc công ty thì Trưởng phòng Hành chính trình giám đốc xin ý kiến để giải quyết. c) Đối với văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị văn thư tên công ty cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến ngay văn bản đến các dơn vị để giải quyết. d) Đối với văn bản hỏa tốc có giao hẹn gửi đến Công ty ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì tên cơ quan gửi và báo ngay cho trưởng phòng để kịp thời xử lý. Căn cư nội dung văn bản đến, trưởng đơn vị chỉ đạo cán bộ các bộ phận khác hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết văn bản theo thời hạn theo đúng pháp luật quy định hoặc yêu cầu cơ quan gửi văn bản đến.
2.văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bưu điện, bản Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh , nhưng vẫn phỉa giữ bản chính đến nơi nhận văn bản theo quy định. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và van bản quan trọng khác của công ty phỉa được in bằng giấy tốt và phả được in bằng mực bền k phai.
Trường hợp tổ chuyên viên hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của công ty nhưng thời gian giữ lại không quá 3 tháng. Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho giáp đốc trong việc chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức, kiểm tra việc lập và nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành tạ công ty và trung tâm lưu trữ quốc gia đối với các đơn vị thuộc công ty.
Thử trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định.
Xác định giá trị tài liệu là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị khác nhau cuartaif liệu trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn được Nhà nước và Công ty quy định, nhằm lự chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thực hiện với các quy định của Nhà nước và Công ty về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Thời gian thực tập là quãng thời gian không dài và trong suốt quá trình được thực tập tại công ty được tiếp xúc với công việc được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng đã giúp em có cái nhìn khái quát hơn về công việc em sẽ làm trong tương lai sau khi ra trường. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO : Trang bị hệ thống kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hiện có, viết hệ thống tài liệu, công bố tài liệu, công bố thực hiện, chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì hệ thống.