Hoàn thiện quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Trung Văn
MỤC LỤC
HểA ĐƠN
Đơn vị bán hàng: C.TY TNHH SX VÀ TM HƯNG HÀ Địa chỉ: Liên Trung - Đan Phượng - Hà Tây.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
PHIẾU NHẬP KHO
Thẻ kho
Tại Phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ để tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Tuy nhiên thông thường tại công ty cuối năm mới in ra các sổ sách kế toán.
THẺ KHO
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)
Nếu thanh toán ngay bằng chuyển khoản thì kế toán viết uỷ nhiệm chi (4liên), khi uỷ nhiệm được giám đốc duyệt thì kế toán mang đến ngân hàng Agribank chi nhánh Láng hạ để làm thủ tục thanh toán. Cho tới khi kế toán nhận được giấy báo nợ thì cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ số 2. +)Trường hợp thanh toán chậm:. Khi mua NVL của một số nhà cung cấp quen thuộc thì Công ty thường được hưởng một thời gian tín dụng tuỳ theo giá trị của lô hàng. Trong trường hợp này, kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Trong tháng 3/2009 Công ty mua một số nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán. Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dừi cụng nợ đối với từng nhà cung cấp thường xuyờn, và một sổ chi tiết thanh toán với người bán tập hợp chung cho tất cả những nhà cung cấp vãng lai. Cuối tháng lấy số liệu tổng cộng từ các sổ chi thanh toán với người bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng. Biểu 09: Sổ chi tiết thanh toán cho người bán. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331. tháng ghi sổ. Số hiệu Ngày tháng. TK đối ứng. Thời hạn được CK. Số phát sinh Số dư. Nợ Có Nợ Có. - Số phát sinh trong kỳ. Mua vật liệu phụ, chưa thanh toán cho người bán. Chi thanh toán tiền mua vật liệu phụ cho người bán. Mua VLP chưa thanh toán cho người bán. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5. Tên đơn vị hoặc người bán. Số dư đầu kỳ. Số dư cuối tháng. Cộng Nợ TK. +) Trường hợp thanh toán trừ tạm ứng. Sau khi ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu, Công ty phải tạm ứng cho người bán (kế toán lập phiếu chi tiền mặt hoặc lập lệnh chuyển tiền) khi nhận hàng thanh toán nốt số còn lại bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Đối với NVL phục vụ cho sản xuất cót nan và các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, Công ty mua trực tiếp từ các hộ nông dân ở các làng nghề thủ công nên không có hoá đơn mua hàng.
Để phán ánh nghiệp vụ này, Công ty lập bảng kê mua hàng hoá theo mẫu 04/GTGT, các khoản chi phí vật liệu này được coi là chi phí hợp lý, tuy nhiên do không có hóa đơn GTGT nên không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Kế toán dựa vào bảng kê thu mua hàng hoá để nhập số liệu vào máy, với chú ý là giá thực tế nhập kho của các loại vật liệu này là giá thanh toán trên bảng kê cộng với chi phí thu mua. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng với cán bộ cung ứng Trịnh Xuân Hoà được cập nhật vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán và Nhật ký chứng từ số 5 ghi tương tự như trên.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 (Trích )
Sau khi ký hợp đồng cung cấp hàng hoá, hợp đồng hàng hoá sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất căn cứ vào định mức tiêu hao NVL để xác định số vật liệu cần sử dụng, sau đó lập phiếu đề nghị xuất kho trình lên Ban giám đốc. Thủ kho tiến hành xuất kho sau đó ghi số lưọng thực xuất kho vào phiếu xuất kho sau đó sử dụng phiếu xuất kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp nhập vào máy tính. Khi nhận được lệnh xuất kho, cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho thực hiện việc xuất kho NVL, giá xuất kho đựơc tính theo giá bình quân nên trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng.
Đến cuối tháng, căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng, kế toán xác định giá bình quân một đơn vị NVL mới ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu xuất kho. Tại phũng kế toỏn: kế toỏn theo dừi NVL xuất trờn sổ chi tiết nguyờn vật liệu, cuối tháng kế toán lấy số tổng cộng trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp chi tiết vật tư. Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp giá bình quân dự trữ cả kỳ, nên phiếu xuất kho được lập vào ngày xuất kho nhưng chỉ ghi cột số lượng, đến cuối tháng tính ra giá thực tế xuất kho rồi ghi vào cột thành tiền.
PHIẾU XUẤT KHO
Cuối tháng kế toán tập hợp phiếu xuất kho, tiến hành nhập liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động tính ra giá thực tế xuất kho cho từng phiếu xuất kho. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 12 tháng 03 năm 2009 tại kho gỗ, cuối tháng kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tự động tính giá cho vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Cuối tháng kế toán in ra bảng tình hình xuất vật tư cho từng xí nghiệp. Sau đó kế toán mới tiến hành ghi vào cột thành tiền trên phiếu xuất kho. Chi phí sử dụng MTC Chi phí sản xuất chung - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn.
SỔ CÁI
Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê
Các quy định của công ty: Công ty thực hiện kiểm kê kho một năm 2 lần để đánh giá tình hình bảo quản, quản lý và ghi chép vật liệu có chính xác không, đồng thời có quyết định điều chỉnh kịp thời những sai sót, chênh lệch giữa thực tế tồn kho với sổ sách và có biện pháp xử lý quy trách nhiệm cá nhân liên quan, nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công ty. Chuẩn bị dụng cụ tiến hành kiểm kê: thước đo độ dài, cân, một số dụng cụ khác. Tiến hành kiểm kê, cân đo, xem xét từng danh điểm vật liệu, xác định số lượng tồn kho hiện tại và chất lượng của vật liệu trong kho.
Nếu xảy ra chênh lệch thừa thiếu thì ban kiểm kê tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân, sau đó trình biên bản kiểm kê lên ban quản trị và trình bày nguyên nhân xảy ra chênh lệch. - NVL thiếu là do lỗi của thủ kho bảo vệ không tốt làm thất thoát tài sản của Công ty, hoặc do sai sót nhập thiếu xuất thừa, quyết định trừ vào lương. - NVL bị mối mọt, không sử dụng được, quyết định tính giá trị của NVL này vào thiệt hại chung của công ty (ghi tăng giá vốn).
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Ban kiểm nghiệm vật tư xem xét lô hàng mua về có đủ số lượng, có đáp ứng được các thông số kỹ thuật không, nếu không đảm bảo thì gửi trả lại người bán, nhờ việc kiểm tra khắt khe này mà tránh được các trường hợp nguyên liệu hỏng hoặc không đủ chất lượng để sản xuất sản phẩm. Xí nghiệp đã không nhận được các số liệu của phòng kế toán về số lượng vật liệu đã xuất vào Xí nghiệp mình trong tháng như vậy, việc lưu giữ phiếu xuất kho sẽ không có tác dụng đối chiếu đồng thời các sai sót (nếu có) sẽ khó có thể phát hiện được dẫn đến việc tính sai giá thành sản phẩm sản xuất ra. Còn các loại vật liệu khác Công ty có thể sử dụng phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập, theo đó hàng ngày kế toán cập nhập các phát sinh tăng giảm NVL, phần mềm kế toán máy sẽ tự động tính ra giá trung bình sai mỗi lần nhập, phương pháp này cho biết giá cả sát thực nhất với giá thị trường, lại tránh được việc dồn công việc kế toán vào cuối tháng của phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Hiện tại Công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc để phán ánh nghiệp vụ về NVL nhưng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán, ban quản trị cần thông tin về tồn kho thì kế toán tổng hợp phải mất khá nhiều thời gian mới tìm được thông tin chính xác và hệ thống. Định mức này được xây dựng hợp lý, chính xác sẽ giúp cho việc lập kế hoạch thu mua ngay từ đầu năm chính xác giúp cho Công ty chủ động về NVL, tính toán khối lượng vật tư cần mua hoặc cần xuất kho sản xuất chính xác, tiết kiệm nguyên liệu và dễ theo dừi số lượng vật tư trong kho. Công ty cần có chính sách khen thưởng để khuyến khích công nhân tìm tòi biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu, trái lại cũng cần phải có các hình thức xử phạt đối với những công nhân thiếu thận trọng trong sản xuất làm sai hỏng những chi tiết bằng gỗ quý, không thể sửa chữa gây lãng phí nguồn nguyên liệu.
