Báo cáo về Kế hoạch Sản xuất Kinh doanh của Tổng Công ty Sành sứ - Thủy tinh Công nghiệp

Các đơn vị thành viên

Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế, kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung của Tổng công ty. Có thể nói Tổng công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh, đề ra các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó và báo cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình.

Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y

Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống, hợp tác với các viện, các trờng đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực hịên hợp tác quốc tế. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vợt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. +Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.

+Tăng cờng sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. - Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo đợc kịp thời, để có phơng hớng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên.

Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng nh lễ tân, hội nghị đợc văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phơng tiện đa đón. Bên cạnh những mặt đã đạt đợc, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do đó.

Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến

Trờng hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn th phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải đợc lãnh đạo duyệt, ký tắt mới đợc đánh máy( loại nào không thông qua thủ trởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu cha rừ phải hỏi ngay ngời soạn thảo khụng đợc phộp tự ý sửa chữa văn bản. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ cỏc thụng tin, trớch yếu văn bản cần gọn rừ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không đợc viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ).

Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn th không đợc bóc thì văn th chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu ngời đợc bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới đợc bổ sung vào. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn th phải gửi một bản sao có sự hớng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Tổng công ty. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan ….

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Trớc khi đa vào nộp lu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn th làm công tác lu trữ khi nhận hồ sơ. Nhõn viờn văn th nhận rừ trỏch nhiệm của mỡnh trong việc chỉ đạo, hớng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lu của các bộ phận trong Tổng công ty. Dấu đợc đóng trên các vn bản đúng thể thức: có chữ ký của ngời có thẩm quyền ký, đợc Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định.

Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn th vừa làm công tác văn th vừa kiêm luôn nhiệm vụ lu trữ. Trên cơ sở các văn bản đợc lu tại văn th mà nhân viên văn th tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lu trữ. Cách phân loại nh thế này đã giúp cho Tổng công ty tổ chức lu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tợng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó.

Chỉnh lý tài liệu lu trữ

- Lập các bảng hớng dẫn đối với một số loại công việc cụ thể về giá trị tài liệu, về lập hồ sơ ….

Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ

Tổng công ty cũng đa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác lu trữ: sắp xếp bảo quản tài liệu lu trữ một cỏch khoa học, nắm rừ quy định về việc sử dụng tài liệu lu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lu trữ đợc sử dụng đúng mục đích và hợp lý đồng thòi giúp cho việc tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của ngời tra cứu, phát huy tác dụng của tài liệu lu trữ.

Công tác văn th

-Việc giải quyết văn bản nội bộ cha có sổ đăng ký riêng mà vẫn vào sổ chung với sổ “Công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số lợng văn bản khi cần thiết.

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn th - Lu trữ

Trên thực tế, hoạt động về văn bản ở các cơ quan còn gặp nhiều sai sót, th- ờng xuyên có hiện tợng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhất thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức. Hoặc nh công tác lập hồ sơ, quản lý văn bản hiện nay nhiều nơi thực hiện cha tốt, công tác quản lý văn bản, thủ tục phê duyệt cũng tuỳ tiệnm cha mang tính chuyên nghiệp cao. Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp va trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn th , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bé.

Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng Tổng công ty còn cha nắm rừ đợc chức năng của mỡnh, họ cú kinh nghiệm lõu năm nhng cú những ngời hoàn toàn cha đợc đào tạo, bồi dỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có. Cơ sở vật chất còn hạn chế, cha có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng cha đợc hợp lý, cách quản lý công việc cha đợc chặt chẽ, nếu có thì cha đợc đầu t một cách thoả đáng. Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ- Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức đợc điều này để có thể điều chỉnh các hoạt.

Tăng cờng trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn th - Lu trữ

Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói chung phục vụ cho công tác Văn th - Lu trữ nói riêng đã đợc sử dụng từ lâu, vì vậy Tổng công ty cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết. Phòng lu trữ vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm mốc cha đợc trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu cha đợc trang bị đủ dẫn. Nâng cao thiết bị đo nhiệt mua các thiết bị chống ẩm mốc, mua thêm một số tủ.

Lời mở đầu