MỤC LỤC
- Bộ ISO 9001:2000 – Quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. ISO 9001 : 2000 là tiêu chuẩn quốc tế đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp đã và đang áp dụng và được cấp chứng chỉ nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học.
Hồ sơ về chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói chung và công tác văn thư trong cơ quan;. Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về kỹ thuật và thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; các tiêu chuẩn về những trang thiết bị cho công tác văn thư;. - Chính sách chất lượng: Nội dung chính sách chất lượng đưa ra được những mục tiêu thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
+ Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho tất cả cán bộ, công chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định;. + Thực hiện nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố bằng văn bản;. + Bổ sung các nguồn lực và tạo môi trường làm việc tốt hơn để cán bộ, công chức phát huy trí tuệ, năng lực, đạt năng suất và chất lượng cao hơn trong công việc được giao.
Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến thường xuyên những quy định của nhà nước về chế độ công tác văn thư về ISO;. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư và các quy trình liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong toàn bộ cơ quan;. Lãnh đạo cơ quan phải hoạch định để đưa ra mục tiêu chất lượng công tác văn thư, luôn cải cách bộ máy hoạt động hay cơ chế hoạt động trong cơ quan để hướng tới đạt mục tiêu chất lượng chung của cơ quan và của công tác văn thư.
Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo chánh văn phòng hay trưởng phòng hành chính luôn sát sao cán bộ văn thư chuyên trách để kiểm tra chất lượng ban hành văn bản, quản lý văn bản, chất lượng hồ sơ ở văn thư cơ quan và các đơn vị chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ cho công tác văn thư chuyên trách và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ vụ việc. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh , sạch đẹp, thoáng đãng , tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.
- Cơ quan phải định kỳ hàng năm tổng kết rút kinh nghiệm qua việc thực hiện các quy định về chế độ văn thư cơ quan. - Chỉnh sửa kịp thời những khâu chưa hợp lý, cải tiến quy trình hoạt động công tác văn thư nói chung và cơ quan nói riêng;. - Cải tiến, sửa đổi lề lối làm việc của cơ quan sao cho có hiệu quả và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng;.
Tại khối ASEAN, các nước như Malaisia, Thái Lan và Singabo,việc ứng dụng ISO 9000 khá phổ biến tại các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp. Hiện nay Chính phủ các nước này đang bắt buộc các cơ quan nhà nước áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000.Trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ , hiện nay Lưu trữ quốc gia Malaysia đang ứng dụng ISO 9000 tại một số bộ phận như tại phòng đọc và xưởng tu bổ phục chế tài liệu. Nhìn chung việc ứng dụng ISO 9000 tại các nước trên thế giới chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất, kinh doanh là do yêu cầu thị trường và trở thành điều kiện cho viêc hàng hoá nước này thâm nhập vào thị trường nước kia.Từ bộ tiêu chuẩn ISO 9000 các nước còn đưa ra các bộ tiêu chuẩn khác nhau để phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở mỗi lĩnh vực khác nhau.
Ở nước ta, viêc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 đã được thực hiện mạnh mẽ ở các doanh nghiệp như : Công ty Dệt may Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty nguyên liệu Thuốc Lá Bắc, Công ty Thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty 26 Bộ Quốc Phòng, Công ty trách nhiêm hữu hạn Huy Thành, Công ty in Hàng Không, Công ty cổ phần Thực phẩm Nghệ An, Công ty gang thép Thái Nguyên, Nhà máy chế biến thực phẩm Đồng Văn (tỉnh Hà Nam),…. Cho nên tại các doanh nghiệp, việc ỏp dụng ISO 9000 cú mục tiờu rất rừ ràng là nõng cao chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tại các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế, việc nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 đã và đang được nghiên cứu ứng dụng vào hoạt động dịch vụ công và các hoạt động trong cơ quan tại một số cơ quan Nhà nước nhằm từng bước cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động quản lí và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Được Ban chỉ đạo Cải cách hành chính Chính phủ khuyến khích, một số cơ quan Nhà nước đã ứng dụng ISO 9000 như Tổng cục Tiêu chuẩn- Đo lường – Chất lượng, Viện quản lý kinh tế Trung ương, Sở Giao thông công chánh thành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân QuậnII (Tp Hồ Chí Minh), Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà. Có cơ quan ứng dụng ISO 9000 cho tất cả các hoạt động của đơn vị, cá nhân trong các hoạt động của cơ quan như : Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Cục thuế Tp Hồ Chí Minh, Sở Công nghiệp Hà Nội. Có cơ quan áp dụng ISO 9000 chỉ ở một số khâu dịch vụ công, như Văn phòng UBND Tp Hà Nội, Văn phòng UBND Tp Hồ Chí Minh, Văn phòng UBND Quận I Tp Hồ Chí Minh.
Hiện nay ngành y tế và ngành giáo dục đang ngiên cứu để áp dụng ISO 9000 tại các cơ quan đơn vị mình như tại các bệnh viện, các trường phổ thông. - Tại văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, ứng dụng ISO 9000 cho khâu cấp giấy phép đầu tư, thì hoạt động văn thư chỉ đề cập việc cung cấp hồ sơ, tài liệu cho việc xét duyệt cấp giấy phép đầu tư cho đúng và nhanh chóng. - Tại văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang có đề án ứng dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính vào ba lĩnh vực (tiếp dân, quản lý lưu trữ và xử lý công văn đến).
Nội dung cơ bản của hoạt động văn thư trong đề án này cũng chỉ đề cập quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu, cung cấp hồ sơ, tài liệu, cho dịch vụ hành công đựơc đúng và nhanh chóng. - Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn áp dụng ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản. - Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý tài liệu, quy trình xử lý văn bản đi và đến, quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, quy trình rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật.