Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX&DV Thương mại Hoàng Gia

ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá XNK .Những năm đầu mới thành lập hoạt động XNK chủ yếu của công ty là làm uỷ thác qua tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước. Các mặt hàng chính gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , giầy dép , mạ bạc , dệt thảm len, bao bì đóng gói và may mặc.

Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài .Tình trạng này do một mặt công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997). Trực tiếp kinh doanh XNK tổng hợp , được chủ động trong giao dịch , đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoài nước , thuộc nội dung hoạt động của công ty.

Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng

- Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. - Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. -Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cỏi cỏc tài khoản , sổ theo dừi cỏc quỏ trỡnh nhập -xuất, các sổ chi tiết.

Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty.

Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thì hiện nay tại xí nghiệp kế toán tính giá thực tế vật tư xuất kho theo giá thực tế đích danh tức là giá thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật tư nhập kho theo từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần xuất. Kế toán vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia từ xuất phạt điểm là nắm bắt đựoc thực tế hoạt động tại công ty TNHH Hoàng Gia với chức năng chủ yếu là sản xuất sản phẩm may mặc, vì vậy số lượng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia được nhập liên tục, thường xuyên cho nên đòi hỏi kế toán phải có phương pháp hạch toán và ghi chép khoa học để trách thất thoát, lãng khí nguyên vật liệu. Khi vật liệu mua ngoài nhập kho, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ gốc bao gồm hoá đơn mua hàng, hoá đơn thanh toán (hoá đơn TGTGT) các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ …giá thực tế của vật liệu nhập kho được ghi cụ thể trên phiếu nhập kho, kế toán vật liệu căn cứ vào đó chi tiết cho từng tiểu khoản.

Thông thường, vật tư mua về được chuyển thẳng nhập kho và kế toán căn cứ vào chứng từ mua hàng và hoá đơn thu phí, lệ phí để tính ra giá trị nhập kho vật liệu theo quy định “giá trị vật liệu nhập kho là giá không có thuế, thuế đầu vào được theo dừi trờn TK 133”. Công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc quản lý nguồn nhập vật liệu mà còn phải quản lý tình hình sử dụng vật liệu thông qua công cụ kế toán, đây là khâu quản lý cuối cùng của kế toán vật liệu, nó đóng một vai trò quan trọng trước khi vật liệu thực hiện bước chuyển dịch vào giá trị sản phẩm được chế tạo. - Cơ sở để lập bảng phân bổ này là số liệu từ các phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, sau đó tập hợp các phiếu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ.

Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng vật liệu cho sản xuất kinh doanh, ở xí nghiệp còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu: tiền bán phế liệu thường được khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán không hạch toán vào sổ sách mà được sử dụng để dùng cho các chi phí như: tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày & một số việc khác.

ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA

Do vậy ban giám đốc công ty đã chủ trương đưa ra chiến lược phát triển lâu dài trên cơ sở làm đến đâu chắc đến đó.Phần lớn cán bộ,công nhân viên trong công ty được bố trí thời gian học tập nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, chuyên môn, trình độ tay nghề, bậc thợ…. - Phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho(thực tế đích danh), phương pháp kế toán chi tiết vật liệu (thẻ song song) được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. Vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa xây dựng “Sổ danh điểm vật tư “ với quy định của từng loại để tạo điều kiện theo dừi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ đồng thời thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật liệu sau này.

Trong công tác quản lý vật liệu xuất cho sản xuất và bán thành phẩm tại phân xưởng nhìn chung còn lỏng lẻo thiếu khoa học dễ gây hiện tượng mất mát hư hao, lãng phí trong quá trình sản xuất nói chung và trong các giao đoạn công nghệ nói chung từ đó gây ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Số tiền thu được do quản đốc phân xưởng giữ và được sử dụng để dung cho các chi phí như: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và chi phí lặt vặt khác phát sinh tại phân xưởng.

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ

Kết cấu và hình thức Sổ chi tiết số 2 về cơ bản vẫn được lập như trước đây, Sổ chi tiết số 2 được lập cho từng nhà cung cấp thường xuyên trên một trang sổ nhất định và đưa lên đầu sổ, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dừi trờn cựng một trang sổ để tiện cho việc ghi sổ và heo dừi thanh toán với nhà cung cấp. Đặt biệt là một xí nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc để chủ động trong sản xuất kinh doanh thì tại xí nghiệp luôn luôn có một lượng lớn nguyên vật liệu dự trù phụ vụ cho nhu cầu của khách hàng, do vậy sự biến động của giá mua là không tránh khỏi. Mặt khác thị trường Việt Nam hiện nay đang rất phát triển, nhu cầu tiêu dùng những mặt hàng thuộc nghành may mặc với lượng tốt kiểu dáng đẹp ngày càng cao cùng với một số nguyên vật liệu mới có tính năng tốt hơn, hơn nữa để tránh những ảnh hưởng của cuộc khủng khoảng tài chính đến sự tụt giá của đồng tiền Việt Nam với các ngoại tệ mạnh, trong điều kiện mua một số nguyên vật liệu được thanh toán bằng ngoại tệ thì xí nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Theo chế độ kế toán trường hợp số dự phòng đã lập khi hoàn nhập thì TK sử dụng là TK 721 nhưng theo chứng minh trên sử dụng TK 642 vì vậy làm giảm chi phớ trong kỳ vừa thuận tiện cho việc theo dừi quản lý. Nhưng thực tế sổ này không được sử dụng để vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu, mặt khác số lượng vật liệu phát sinh nhiều mà khụng được theo dừi thường xuyờn trờn Sổ danh điểm nờn ú lượng, chủng loại vật liệu mới không được bổ sung kịp thời.