MỤC LỤC
Lúc này ta sẽ tải được một biểu mẫu dùng để khai báo SI dành cho lô hàng của này, nó sẽ thị trước một số thông tin có sẵn và phù hợp với Booking đã đặt như: số Booking, số container, số seal,…. Lần lượt điền đầy đủ thông tin: Số container, số seal, Verified Weight (VGM), người chịu trách nhiệm cân hàng (Verification Signature: LE DO HOANG ANH), bên chịu trách nhiệm VGM (Shipper Company: CONG TY LUONG THUC TIEN GIANG). - Đối với các hãng tàu tương tự Hapag- Lloyd, việc khai SI, VGM trực tuyến là tương đối đơn giản và không quá khó khăn, vì đã có hướng dẫn và mẫu sẵn có, nhân viên chỉ cần lưu ý sao chép đầy đủ thông tin khách hàng gửi tới vào từng mục thích hợp.
- Với những khách hàng quen hoặc khách hàng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sẽ biết cách làm SI và VGM rất cụ thể, đầy đủ và chuẩn bị khá sớm để đảm bảo thời gian cho cả hai bên, do đó tạo điều kiện rất thuận lợi cho nhân viên Sao Biển hoàn thành lô hàng nhanh chóng và tốt nhất. Bên nhận thông báo (Notify party)- là thông tin Consignee: Same as Consignee Bên liên hệ về việc giao hàng (For delivery of good please aplly to)- thể hiện thông tin đại lý: AL KARSF SHIPPING AND FORWARDING. Tên tàu, số chuyến (vessel/ voyage): HANSA HOMBURG V.257S Cảng xếp hàng (Port of loading): HO CHI MINH CITY Cảng dở hàng (Port of discharge): DAMMAM, SAUDI ARABIA Cảng đích (Final destination): DAMMAM, SAUDI ARABIA Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading): THREE (3).
Sau khi hoàn thành HBL, nhân viên chứng từ sẽ gửi dưới định dạnh là file PDF cho Shipper kiểm tra và xác nhận, đồng thời xác định loại HBL cần lấy. Theo quy định của công ty Sao Biển, thời hạn sửa HBL đối với công ty Tiền Giang nói riêng và các shipper nói chung là một ngày sau ngày tàu chạy. - Như đó núi ở bước 6, nhiều khỏch hàng thường xuyờn sẽ nắm rừ được cỏch làm việc của đôi bên, từ đó việc trao đổi và xử lý thông tin cũng như các vướng mắc được được diễn ra suôn sẻ và kịp thời.
Đồng thời, vào khoảng thời gian cao điểm (nhiều HBL, Booking), việc nhầm lẫn thông tin giữa các HBL là điều rất dễ xảy ra, làm mất đi sự hài lòng của khách hàng. - Một số trường hợp khách hàng cung cấp chậm hoặc sai thông tin, số liệu cho nhân viên Sao Biển, và sau khi gửi bản nháp HBL, khách hàng sẽ yêu cầu sửa lại, làm quá trình này bị kéo dài và càng làm nhân viên Sao Biển dễ bị nhầm với các lô hàng khác. Master Bill (Vận đơn chủ) là vận đơn do người chuyên chở chính thức (hãng tàu, hãng máy bay) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển.
Khác với HBL, MBL được dùng đẻ điều chỉnh mối quan hệ giữa người vận chuyển thực tế (chủ tàu) và người đặt chỗ trên tàu (có thể là shipper- người xuất khẩu thực tế hoặc công ty forwarder). Do đó, trên MBL lúc này, Sao Biển sẽ đứng tên trên vai trò là Shipper, và Consignee vẫn là consignee thực thụ- SAMI FAROUK ALKATHIRI, bên nhận thông báo sẽ là AL KARSF (dựa trên hướng dẫn làm MBL mà Agent đã yêu cầu và thỏa thuận với Sao Biển). Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, nhân viên Sao Biển phải gửi mail thông báo cho bộ phận chứng từ của hãng tàu Hapag- Lloyd để nhờ chỉnh sửa kịp thời.
- Chương trình đào tạo kỹ năng cho các nhân viên mới cần được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp do các cấp quản lý có kinh nghiệm và chuyên môn đào tạo nhằm giúp cho đội ngũ nhân viên nâng cao được các kỹ năng như: kỹ năng tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, kỹ năng tư vấn và hỗ trợ khách hàng…. Đối với thị trường trong nước, công ty nên hướng đến các khu vực nằm ngoài thành phố Hồ Chí Minh, mà đặc biệt là các tỉnh miền Đông Nam Bộ như Long An, Bến Tre và Nam Trung Bộ như Đồng Nai. - Tập trung vào truyền thông và quảng cáo: Ngoài các trang mạng xã hội Facebook và Youtube, bộ phận Sale cần quan đến các bài đăng tin về công ty trên các trang web lớn, các hội nhóm về Logistics và xuất nhật khẩu.
- Phát triển các dịch vụ cung cấp: Ngoài việc tập trung cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container, thì công ty nên tập trung đẩy mạnh vào vận chuyển hàng lẻ, làm nhiệm vụ gom hàng, tư vấn dịch vụ hoặc tư vấn thị trường cho các công ty trong nước. Bên cạnh những khách hàng lâu năm và tập trung ở thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, công ty cần tích cực tìm kiếm những khách hàng mới tiềm năng ở cả khu vực Đông Nam Bộ và Trung Bộ. - Tham dự vào cỏc hội thảo, hội nghị trong ngành để nắm rừ tỡnh hỡnh trong ngành trong giai đoạn hiện tại và tương lai, đồng thời gặp gỡ được với nhiều công ty khác, tạo cơ hội thuận lợi để thiết lập mối quan hệ hợp tác mới.
Cũng như các công ty làm dịch vụ vận tải khác, lượng hàng xuất nhập khẩu của công ty Sao Biển đa số là từ các Forwarder ở nước ngoài cung cấp, mang về doanh thu và lợi nhuận ổn định cho công ty. - Ngoài ra, công ty cũng nên đầu tư vào mảng quảng cáo ở thị trường nước ngoài bằng cách như có những mail tự động quảng cáo về công ty với những video ngắn gọn bắt mắt. Dựa trên cơ sở S6+W1: Hạn chế sai sót trong khâu kiểm tra và soạn thảo chứng từ Có được bộ chứng từ hoàn chỉnh là một chuỗi các công việc có liên quan từ các khâu trước vì vậy, hạn chế sai sót trong từng chứng từ là bước quan trọng nhất.
Nhân viên phòng Xuất nhập khẩu và phòng thông quan cần kiểm tra tỉ mỉ và đối chiếu những nội của từng giấy tờ như số hợp đồng, số lượng, giá trị hóa đơn, cảng đi, cảng đến… để. Đồng thời, cần xây dựng một kế hoạch tổng hợp tạo sự tương tác và hỗ trợ qua lại giữa các khu vực này một cách hiệu quả, giúp thông thoáng lưu thông, dễ dàng cho vấn đề vận chuyển trong lĩnh vực giao nhận. Các Bộ, Ngành như: Thương mại, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư,… cần xây dựng mô hình hợp tác và phối hợp chặt chẽ với các Hiệp hội, DN tư nhân để triển khai xây dựng các trung tâm logistics, tránh tụt hậu so với khu vực và thế giới, bên cạnh đó, tạo nền tảng cơ bản cho việc thực hiện vai trò quản lý nhà nước đối với việc phát triển dịch vụ logistics.
Không chỉ vậy, các cơ quan Nhà nước này sẽ tập trung thảo luận các vấn đề cụ thể, bảo đảm khả năng xử lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến mọi lĩnh vực trong quy trình hoạch định, xây dựng chính sách phát triển ngành vận tải. Nhà nước cần có những chính sách đồng bộ phù hợp với điều kiện phát triển trong nước cũng như tập quán thương mại thế giới để thực thi hóa logistics bền vững, hành lang pháp lý cần phải được điều chỉnh để tránh tình trạng chồng chéo, gây ra những ách tắc không đáng có trong hoạt động của doanh nghiệp. Cần thực hiện chế độ cấp phép chặt chẽ hơn tạo điều kiện giám sát chất lượng hoạt động logistics, xem xét về mặt tài chính, cơ sở vật chất- kỹ thuật, kinh nghiệm hoạt động, trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên… để tránh tình trạng phát triển ồ ạt, không đạt tiêu chuẩn.