MỤC LỤC
Văn phòng thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm dữ liệu nội bộ của tổ chức, thông tin từ đối tác, khách hàng và cơ quan Chính phủ. Công việc này bao gồm việc kiểm tra và xác minh thông tin, thường xuyên cập nhật dữ liệu và đảm bảo rằng thông tin chỉ được tiếp cận bởi những người có quyền truy cập. Phân tích dữ liệu giúp xác định những cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra các lựa chọn và biện pháp cần thiết để phát triển kế hoạch và định hướng.
Văn phòng hỗ trợ quá trình hoạch định và định hướng bằng cách lên lịch, tổ chức và theo dừi cỏc cuộc họp, buổi thảo luận hoặc cỏc hoạt động liờn quan. Điều này bao gồm việc chuẩn bị và phân phối các văn bản, báo cáo, thông tin nội bộ và đảm bảo rằng thông tin đến đúng người vào thời điểm phù hợp. Hỗ trợ hoạt động giao tiếp bên ngoài: văn phòng cung cấp sự hỗ trợ cho việc giao tiếp với các đối tác ngoài tổ chức, bao gồm việc chuẩn bị và phân phối thư từ chính thức, sắp xếp cuộc gặp và trình bày thông tin về tổ chức.
Văn phòng hỗ trợ quá trình quản lý bằng cách tư vấn về các vấn đề liên quan đến quyết định, đưa ra gợi ý và tạo báo cáo để quản lý có cơ sở để ra quyết định đúng. Điều này bao gồm việc chuẩn bị và điều phối các tài liệu, thông tin và báo cáo quản lý, tổ chức, lên lịch các cuộc họp và sự kiện, hỗ trợ quản lý quá trình giao tiếp và tương tác với các bên liên quan.
Văn phòng cung cấp hỗ trợ cho quản lý trong việc thu thập thông tin, phân tích và đưa ra quyết định. Văn phòng cung cấp hỗ trợ cho quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hàng ngày.
Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan: chủ trương về chính trị, chủ chương đường lối về kinh tế, chủ trương chính sách về pháp luật, chủ chương chính sách về tài chính,. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan: căn cứ vào các mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan đã được đề ra; căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình, kế hoạch dài hạn đưa ra. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: trên cở sở xác định các mục tiêu, để đạt được các mục tiêu đó thì phải có sự kết hợp tổng thể của các đơn vị trong cơ quan.
Vì vậy, để đạt được mục tiêu đó nhà hoạch định cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận, đơn vị một cách tốt nhất. Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan: nhân sự, tài chính, vật chất, kinh nghiệm làm việc,. Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,.
Nội dung chương 1 bao hàm những vấn đề mang tính tiền đề, đóng vai trò làm nền tảng cho những nội dung tiếp theo của các chương sau. Nội dung chương 1 giúp người đọc nắm vững được cơ sở lý luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định để đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, từ những cơ sở lý luận đó sẽ đi sâu vào nghiên cứu thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định để đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ tại chương 2.
Trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất của pháp luật, UBND quận có quyền ban hành các cơ chế, quy định chính sách phù hợp với thực tế của địa phương, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển và thu hút đầu tư nước ngoài. UBND quận Tây Hồ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức cán bộ, biên chế và công tác của UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cấp trên. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND;. Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của UBND quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tố cáo;.
UBND quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Các Phó Chủ tịch UBND quận phân công, chỉ đạo các công tác hoạt động trong lĩnh vực phụ trách, chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộc lĩnh vực quản lý.
Để khắc phục tình trạng này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu chính là thực hiện vai trò trong công tác hoạch định của UBND quận Tây Hồ vì đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Vai trò tổ chức cái giải pháp đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý Văn phòng cung cấp các căn cứ và tham gia vào công việc xác định mục tiêu của cơ quan; vì thế, văn phòng cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc tổ chức lên các giải pháp để pháp đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý.
Văn phòng UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, là “đầu mối công việc”, được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thường giúp Thường trực HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc, bảo gì làm lấy mà phải là người có bản lĩnh, có năng lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắn, nghiếm túc trong công việc, luôn cần cù, tỉ mỉ, thận trọng và có tính nguyên tắc cao; phải là người có tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ, không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không sợ cấp trên trù dập. Thông tin cho hoạt động quản lý là tập hợp tất các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực: Thư ký văn phòng phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị - xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán..; Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước;. Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng, giúp hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa.