MỤC LỤC
Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm:Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấy phép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan. - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là: EXW, FCA, FAS, FOB thì người NK phải tiến hành thuê phương tiện vận tải; nếu điều kiện cơ sở giao hàng là các điều kiện nhóm C, D thì người XK phải thuê phương tiện vận tải. - Thuê tàu chợ (Liner): là phương thức thuê tàu mà trong đó người thuê tàu trực tiếp hoặc thông qua người môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở cho mình thuê tàu để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến một cảng khác và chấp nhận thanh toán cước phí cho người chuyên chở.
Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan bao gồm: tờ khai hải quan: 2 bản chính, hóa đơn thương mại: 1 bản chính, hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao, giấy phép NK của cơ quan nhà nước đối với những hàng hóa phải có giấy phép, các chứng từ khác như: vận đơn, lệnh giao hàng, phiếu đóng gói, tờ khai hàng trị giá hàng NK, giấy chứng nhận xuất xứ….
Thứ hai là công ty có hai chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh chuyên thực hiện việc giao nhận và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa giúp hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng, thuận lợi mà không cần cán bộ kinh doanh XNK tại Hà Nội trực tiếp thực hiện, giúp tiết kiệm được chi phí không cần thiết. Bên cạnh đó chi nhánh của công ty được ủy quyền thực hiện việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, do đó, khi xảy ra sai sót về hàng hóa thì các nhân viên ở chi nhánh có thể trực tiếp giải quyết chứ không phải chờ cán bộ ở tổng công ty tại Hà Nội xuống giải quyết; nhờ vậy mà công ty đã tránh được sự chậm trễ khi nhận hàng, cũng như là các chi phí lưu kho, lưu bãi – những chi phí không đáng có. Thứ ba là việc khiếu nại của công ty ít xảy ra do mối quan hệ làm ăn lâu năm của công ty với các đối tác, nên khi xảy ra những sai sót thì việc giải quyết dựa trên sự thỏa thương lượng của hai bên, thông thường là Tocontap HaNoi gửi thông báo về sai sót cho đối tác, đối tác sẽ kiểm tra và khắc phục.
Việc giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng do đó đã đảm bảo được yêu cầu về chất lượng, khối lượng bao bì hàng hóa, nắm bắt được đúng thời gian giao hàng, lịch trình giao hàng cũng như dự tính được thời gian tàu đến nơi vì vậy đã có kế hoạch đi nhận hàng kịp thời. Đội ngũ cán bộ nhân viên đã làm việc lâu năm của công ty có năng lực, trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong hoạt động XNK đặc biệt là các trưởng phòng kinh doanh XNK đồng thời có vốn hiểu biết về luật pháp và các thông lệ quốc tế, kịp thời nắm bắt thông tin thị trường. Công ty đã thực hiện được 100% các hợp đồng đã ký kết, không hợp đồng nào bị hủy bỏ, tiến độ thực hiện hợp đồng cũng như hiệu quả thực hiện hợp đồng là tương đối tốt, không có phát sinh nào gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty, không xảy ra khiếu nại nào phải giải quyết thông qua tòa án, hoặc trọng tài.
Bên cạnh những thành quả đạt được trong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK thì công ty Tocontap HaNoi vẫn còn một số tồn tại trong công tác đó mà lãnh đạo công ty cũng như các cán bộ, nhân viên của công ty cần phải thẳng thắn nhìn nhận, tìm ra nguyên nhân để đề ra các biện pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại này. - Trong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK chưa có sự phối hợp liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban bộ phận với nhau, nên khi xảy ra những tình huống phát sinh thì nhân viên vẫn còn bị động trong việc đưa ra cách giải quyết. Hơn nữa việc thanh toán bằng L/C cũng gặp khó khăn do chính sách qui định hạn mức tín dụng của ngân hàng gây ảnh hưởng đến tiến độ mở L/C và tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty mặt khác điều kiện thanh toán hợp đồng NK của công ty là điều kiện CIF nên công ty mất thêm chi phí để ký quỹ mở L/C do đó làm tăng thêm chi phí của công ty.
Các hợp đồng NK phân bón từ thị trường Trung Quốc của công ty đều sử dụng ngoại tệ là USD, mà trong thời gian qua tỷ giá USD luôn biến động gây ảnh hưởng đến việc tính toán, dự báo tương lai của công ty trong việc thực hiện các hợp đồng NK với các đối tác Trung Quốc. - Do cơ cấu tổ chức của công ty, tuy đã phân ra thành những phòng chuyên XK, hoặc NK nhưng lại chưa qui định những mặt hàng XK, hoặc NK cụ thể cho từng phòng kinh doanh XNK đó nên thiếu sự liên kết giữa các phòng ban trong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK.
- Hợp đồng được ký kết theo điều kiện CIF nên việc thuê tầu phụ thuộc vào bên XK, do đó đôi khi hàng hóa của công ty sẽ chịu rủi ro lớn nếu bên XK không quan tâm đến chất lượng của tàu vận chuyển. - Cơ chế điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty chưa linh hoạt, không sử dụng nhiều biện pháp giám sát mà chỉ sử dụng phương pháp giám sát thông thường bằng: fax, email, điện thoại…. - Do thủ tục hải quan còn rườm rà phức tạp gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa NK của công ty.
Mặc dù công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty đã được quan tâm thực hiện và đạt được kết quả tốt song vẫn còn những vấn đề tồn tại đòi hỏi cán bộ cùng nhân viên của công ty cần phải thẳng thắn nhìn nhận và đề ra các phương hướng để giải quyết những vấn đề đó. Công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, công tác này được thực hiện tốt thì mới đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển ổn định của công ty. - Lãnh đạo công ty Tocontap HaNoi cần phải chỉ đạo cho các trưởng phòng kinh doanh XNK phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc các nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ tác nghiệp trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK, tránh những sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, sai địa chỉ, sai tên của bên XK trong L/C, sai tên hàng hóa trong tờ khai hải quan, thiếu giấy tờ để làm thủ tục hải quan, ….
Công ty phải giữ liên lạc thường xuyên với các đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng NK, yêu cầu đối tác thông báo tình hình triển khai hợp đồng của họ. Ví dụ như: khi chuẩn bị đến thời gian phải giao hàng trong hợp đồng, công ty phải yêu cầu đối tác phải thông báo thời gian hàng được xếp lên tàu, thời gian tàu cập bến để công ty nắm được lịch giao hàng và lên kế hoạch đi nhận hàng. - Trong thời gian thực hiện hợp đồng NK, công ty triển khai kế hoạch giữa các phũng ban để nhõn viờn nắm rừ tỡnh hỡnh và chủ động hơn trong cụng việc của mình.
- Công ty cũng nên dự báo trước một số tình huống có thể phát sinh và cách giải quyết để có thể chủ động giải quyết khi xảy ra tình huống phát sinh. Nếu thực hiện được các công việc như trên thì chắc chắn công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty sẽ được nâng cao, hoàn thiện và đạt được kết quả tốt góp phần quan trọng vào sự phát triển ổn định và bền vững của công ty.