Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex: Đặc điểm và nghiệp vụ

MỤC LỤC

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định, như duyệt và quyết định những chương trình, những dự án lớn, định hướng phát triển của công ty, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát, quyết định sửa đổi bổ xung điều lệ công ty. Là một công ty thương mại, hoạt động mua bán là chủ yếu, đặc biệt là hoạt động bán hàng của công ty lại phân ra khá nhiều đối tượng do đó phòng kinh doanh của công ty đã được tách ra thành hai phòng kinh doanh là phòng kinh doanh gas dân dụng và thương mại ; phòng kinh doanh gas công nghiệp.

Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ 1 – Bộ máy quản lý công ty

Đặc điểm tổ chức kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán

Là một công ty hoạt động khá rộng, hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh do đó rất dễ gây nhầm lẫn, trùng lặp các nghiệp vụ hơn nữa do khối lượng công việc cho kế toán khá nhiều do đó để phân công lao động hiệu quả, chuyên môn hóa cao và nâng cao năng suất của người lao động công ty đã sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cập nhật vào máy tính theo các kiểu mẫu chứng từ, máy tính sẽ tự động định khoản theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó tự động cập nhật số liệu đó vào các bảng kê và nhật ký chứng từ đã được thiết kế đúng theo mẫu, đồng thời cập nhật số liệu vào những sổ thẻ chi tiết, các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê.

Sơ đồ 2- Bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2- Bộ máy kế toán của công ty

THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX

Đặc điểm hàng hóa và quá trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty 1. Đặc điểm hàng hóa tại công ty

Do gas là chất dễ cháy nổ nên khi khách hàng đặt mua gas rời thì công ty sẽ có xe chuyên chở riêng đảm bảo an toàn và cung cấp tới tận nơi mà khách hàng trữ gas như kho gas hay bể chứa của khách hàng. Với đặc thù của việc kinh doanh gas việc tiêu thụ của công ty luôn phải đảm bảo an toàn cho người sử dụng và bờn cạnh theo dừi lượng gas tiờu thụ cũn phải theo dừi lượng bỡnh gas của công ty để nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Kế toán mua hàng tại công ty

Vì nguồn cung cấp gas trong nước khan hiếm nên việc thanh toán tiền hàng trong nước luôn được công ty thực hiện đúng hẹn, để giữ chữ tín và được ưu tiên hơn trong việc mua hàng, song các thủ tục bảo lãnh của ngân hàng cũng được công ty thực hiện nghiêm túc theo yêu cầu của bên mua để đảm bảo cho việc thanh toán. Khi mà dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam ngày càng phát triển thì việc mua giá FOB không còn là trở ngại với các công ty nhập khẩu mà còn giảm được chi phí mua hàng, là một công ty lâu năm trong lĩnh vực nhập khẩu quan hệ với các công ty vận chuyển khá tốt, và biết được các công ty vận chuyển chất lượng cao thì việc mua hàng theo giá FOB lại là một lợi thế của công ty.

Sơ đồ 4 : Trình tự mở L/C tại công ty
Sơ đồ 4 : Trình tự mở L/C tại công ty

SOJITZ

Cùng ngày này tiến hành vận chuyển hàng về kho Thượng Lý Hải Phòng với phí vận chuyển là 7.800.000VNĐ thanh toán bằng tiền mặt. Chi cục Hải quan: Chi cục HQ điện tử Hải Phòng Chi cục Hải quan cửa khẩu: Chi cục HQ CK cảng HP KV1. Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này.

CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX (PJICO

Đề nghị Doanh nghiệp khai báo theo đúng quy định tại Nghị định nêu trên.

P JICO

Trên cơ sở yêu cầu của người được bảo hiểm, CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX (PJICO) Nhận bảo hiểm cho cỏc hàng húa được kờ khai đưới đõy cú điều kiện và/hoặc điều khoản được chỉ rừ trong đơn bảo hiểm này hoặc sửa đổi bổ sung nếu có. Base on request of insured, Petrolimex Joint-Stock Insurance Company here by agree to insure the following cargo subject to condition(s) and/or clause(s) of insurance stated in this policy or endorsements if any. Ghi chú: Đơn bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi tàu chuyên chỏ có bảo hiểm P&I Quốc tế Hoặc tương đương và giấy chứng nhận còn hiệu lực trong suốt quá trình chở hàng.

Vinacontrol

Nơi và cơ quan giám định tổn thất – In the event of loss, apply for survey to PJICO Nơi và cơ quan giải quyết bồi thường – Claim, if any, payable at. 1.Theo yêu cầu của phòng kinh doanh gửi ngày 20/11/2008 phòng xuất nhập khẩu lập hợp đồng mua hàng trong nước hợp đồng số 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 trình giám đốc công ty xem xét để ký kết hợp đồng với công ty kinh doanh sản phẩm khí. Trên cơ sở so sánh giữa bộ hóa đơn mà bên bán cung cấp, nhân viên phòng xuất nhập khẩu đối chiếu giữa hóa đơn và chứng thư giám định về khối lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập cảng.

VINACONTROL

Kấ NHẬP MUA NHểM THEO MẶT HÀNG

DM nguồn hàng: Tất cả DM kho hàng: Tất cả DM khách hàng: Tất cả. STT Diễn giải SD đầu tháng Hóa đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151, ghi Nợ các tài khoản SD cuối tháng.

Sổ cái

Với nguyên tắc quản lý tiền hàng với bình gas nhỏ 12kg, 13kg thì các cửa hàng phải thu tiền đặt cọc bình gas và thu tiền gas ngay khi giao cho khách hàng.Với các loại bình lớn như 48kg, 45kg và một số bình 12kg, 13kg được xuất bán với số lượng lớn cho các khách hàng công nghiệp, nhà hàng, khách sạn, trường học thì phải có hợp đồng do cửa hàng trưởng ký duyệt và cửa hàng phải chịu trách nhiệm đôn đốc, thu hồi nợ của khách. Thường các khách hàng mua lẻ thường thanh toán ngay và bằng tiền mặt, với các của hàng trên địa bàn Hà Nội và lân cận thì các nhân viên phòng kinh doanh công ty đến cửa hàng để thu trực tiếp tiền hàng về nộp vào quỹ tiền mặt của công ty, còn các cửa hàng ở các tỉnh khác thì do các chi nhánh đảm nhận thu và gửi về cho công ty quan tài khoản tại ngân hàng. Loại gas bình 48 kg thường chỉ bán cho các khách hàng công nghiệp thương mại ( nhà hàng, khách sạn, trường học, bếp ăn, hàn cắt …), thường bán với khối lượng lớn và cho số ít khách hàng, mà công ty không sử dụng tài khoản giảm giá hàng bán mà giảm luôn trong giá bán do đó mà cửa hàng tự xây dựng trên nguyên tắc đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, phù hợp với các quy định của công ty.

Bảng kê số8  ( ghi nợ, có  TK 156),
Bảng kê số8 ( ghi nợ, có TK 156),

SỔ CÁI

Mặc dù vậy, thỉnh thoảng cũng có một số nghiệp vụ liên quan đến hàng bán bị trả lại là do viết nhầm hóa đơn không theo yêu cầu của khách hàng, khi khách hàng phát hiện và mang hàng trả lại thì công ty coi như một nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, và xuất tiếp hàng cho khách theo yêu cầu như xuất bán bình thường. Do đặc tính của gas bị ảnh hưởng của thời tiết có thể lắng lại bình không sử dụng được hết, chủ yếu là gas bình 48 kg do khách hàng sử dụng trong thời gian khá dài và thời tiết không phù hợp sẽ làm cho gas lắng lại với khối lượng nhỏ ở trong bình, công ty sẽ tiến hành kiểm tra lại, cân lại các bình này và hoàn trả tiền cho khách hàng tương ứng với số gas còn lại trong bình. Nhưng có một số trường hợp công ty hạch toán vào chi phí bán hàng như các khoản chi phí mua hàng từ khi nhận hàng tại cảng đến khi về kho công ty ( chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ .) được hạch toán vào TK 6417 và chi phí mở L/C hoặc chi phí xin bảo lãnh của ngân hàng phục vụ cho mua hàng cũng được hạch toán vào TK 6417.

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10

HỢP ĐÔNG MUA HÀNG TRONG NƯỚC

- Khi bất khả kháng xảy ra, bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho bên kia về sự kiện bất khả kháng trong vòng 03 (ba) ngày kể từ lúc phát sinh bất khả kháng, đồng thời cung cấp xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền xác thực sự kiện bất khả kháng và thời gian cần thiết khắc phục bất khả kháng trong vòng 10 (mười) ngày kể từ ngày gửi thông báo nêu trên. - Trường hợp một trong hai bên giao/nhận hàng không đủ so với khối lượng như quy định tại điều 2 thì bên kia có quyền phạt bên giao/nhận hàng không đủ khoản tiền tương đương với 4% (bốn phần trăm) trị giá khối lượng hàng giao/nhận không đủ (được xác định bằng khối lượng hàng giao/nhận không đủ nhân với đơn giá hàng). - Trường hợp một trong hai bên giao/nhận hàng chậm so với ngày cuối cùng của khoảng giao hàng thì bên kia có quyền phạt bên giao/nhận hàng chậm khoản tiền tương đương với 0,5% (không phảy năm phần trăm) trị giá chuyến hàng (được xác định theo điều 8 của Hợp đồng) cho mỗi ngày giao hàng chậm nhưng không vượt quá 05 (năm) ngày.