MỤC LỤC
Tại kho: Ngoài những công việc giống hai phương pháp trên, định kỳ theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng (theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán. Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư và các phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán tiến hành kiểm tra lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ.
* Nhược điểm: Kế toỏn chỉ theo dừi về mặt giỏ trị, nờn muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 4) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Việc hạch toán tương tự như trên chỉ khác là giá NVL là giá bao gồm cả VAT đầu vào (xem sơ đồ 5).
- Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại - Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị NVL.
Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt Nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuỵ Sỹ – 2005). Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xưởng, do đặc thù của công ty nên khi mua vật liệu trưởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng. Cuối tháng khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000), kế toán viết”giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua (phụ lục 4). Khi phòng sản xuất có nhu cầu vật liệu và được giám đốc cũng như trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt, phòng kỹ thuật sẽ viết” phiếu xuất kho”, phòng sản xuất cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư.
Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho hoặc cùng một mục đích sử dụng, khi lập phiếu, phiếu phải ghi rừ họ tờn, địa chỉ của đơn vị, số và ngày, thỏng lập phiếu và lý do sử dụng và kho xuất vật tư. Do đú, để cú thể theo dừi được chớnh xỏc kịp thời tỡnh hỡnh biến động của từng thứ (danh điểm) NVL công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở “sổ chi tiết vật liệu” (phụ lục7) và “sổ đối chiếu luõn chuyển vật liệu” (phụ lục 8) để theo dừi tỡnh hỡnh biến động vật liệu cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho toàn bộ NVL hiện có trong công ty mà không mở theo từng kho. Cuối tháng, phòng sản xuất gửi lên phòng kế toán “báo cáo sử dụng vật tư” về lượng tồn đầu kỳ ở phòng sản xuất mình, lượng vật tư nhận trong kỳ, lượng thực tế sử dụng trong tháng cho phòng kế toán. Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Vậy, với nền kinh tế có nhiều biến động do đó mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL thường lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ. Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều.
Mặt khác, vì đặc điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, sổ sách dùng để hạch toỏn chi tiết NVL chưa đỳng với tờn gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dừi phần nhập mà khụng theo dừi phần xuất, hơn nữa sổ chi tiết này chỉ theo dừi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau, do ở phòng kế toán “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luõn chuyển theo dừi tổng hợp tất cả cỏc loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty.
Vì một loại vật liệu chỉ được bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán và hai việc là gần như độc lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL là rất khó phát hiện. Điều này làm cho khối lượng ghi chép tăng lên rất nhiều, đồng thời việc xử lý số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính chậm trễ, không thể cung cấp nhanh chóng, kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Cần có sự chuyên môn hoá trong việc bảo quản nhất là NVL đắt tiền, phải bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật, phải trang bị các dụng cụ cân, đo, đếm và các phương tiện kỹ thật khác. Hai là: Lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm vật tư Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của chúng. Do đó công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho.
Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật tư thừa, thiếu, hoặc sai quy cỏch, phẩm chất đó ghi trong hợp đồng phải lập biờn bản xỏc định rừ nguyên nhân để tiện xử lý về sau. Nếu vật tư mua về công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm vật tư cũng phải lập biên bản xác nhận. Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì công ty nên chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp hệ số giá: Sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh.
Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dữ trữ đó là: Giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. Công tác kế toán đòi hỏi tính chính xác và kịp thời, nên việc áp dụng chương trình phần mềm máy tính đã và đang được nhiều DN áp dụng vào công tác kế toán. Tuy chi phí ban đầu có thể rất cao, nhưng ngược lại việc sử dụng máy vi tính cho phòng kế toán sẽ tiết kiệm được chi phí lao động, giảm bớt khối lượng công việc kế toán, khả năng chính xác cao, thống nhất số liệu kế toán và đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng theo yêu cầu của các nhà quản lý.