Hệ thống kiểm soát nội bộ về nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần OLYMPIA

Phương pháp kế toán nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hoẹp giữa thủ kho và phũng kế toỏn trờn cựng cơ sở cỏc chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dừi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu về số lượng và giá trị. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và khả năng cung cấp thông tin nhanh cho giá trị hành tồn kho, khối lượng ghi chép lớn, ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. Theo phương pháp này, các kế toán chỉ mở “sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng kho, kế toán lập bảng “bảng kê nhập vật liệu”, “bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào những bảng kê này để ghi vào “sổ luân chuyển nguyên vật liệu”.

Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuât của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc mười ngày một lần (kèm theo “phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “bảng luỹ kế nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” (bảng này mở theo từng kho). Phương pháp này tránh việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải co trình độ chuyên môn cao.

Hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 1. Tài khoản sử dụng

- Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán nguyên vật liệu, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký, kết, nó cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu về XDCB. Tài khoản này có thể có số dư nợ (nếu có)phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả nhiều hơn số phải trả theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể nên khi lập bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào 2 chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng “hoá đơn GTGT” hoặc “hoá đơn bán hàng”(do người bán lập giao cho doanh nghiệp) và phiếu xuất kho(do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp ), trường hợp nguyên vật liệu là nông, lâm, thuỷ sản, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập “bảng kê mua hàng” thay cho hoá đơn.

Khi nhận được hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi sổ âm để điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho nguyên vật liệu phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhập nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hgành kiểm kê kho nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định l ượng tồn kho của các doanh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và xác định số thừa, thiếu.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Những năm qua với đà phát triển nhanh, nhịp độ tăng trưởng cao của địa chất cũng như mục tiêu sản xuất kinh doanh và chiến lược ngành đã đặt ra là phải phát triển đủ mạnh đúng tầm với một doanh nghiệp vừa phục vụ guốc doanh, trung ương, địa phương và các thành phần kinh tế khác. Mặc dù tình hình có nhiều kho khăn, nhiệm vụ biến động cơ chế thay đổi song nhờ sự chủ động tìm kiếm thị trường và khách hàng nên công ty cổ phần OLYMPIA đã thực hiện được mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình, thưc hiện đày đủ các nghĩa vụ của mình đối với nhà nước, cán bộ công nhân viên có đủ việc làm và thu nhập ổn định. Có thể nói công ty có đủ đội ngũ cán bộ, cán bộ công nhân viên chức có đủ trình độ chuyên môn cao trong công tác sản xuất kinh doanh, có đội ngũ cán bộ công nhân viên chức lành nghề trong các lĩnh vực điện tử, xây lắp, xây dựng và địa lý địa chất kinh nghiệm.

Mặc dù tình hình xã hội nói chung và thời gian đầu thành lập công ty còn nhiều khó khăn, nhiệm vụ biến động nhiều cơ chế có nhiều biến đổi thường xuyên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, công nghệ còn lạc hậu song nhờ lãnh đạo công ty chủ động tìm kiếm thị trường đối tác, cơ chế hoạt động linh hoạt, năngđộng nên hàng năm công ty vẫn thực hiện được mục tiêu sản xuất có hiệu quả. Quản lý toàn bộ vốn của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc vè việc thực hiện các chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước, kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, thông qua việc giám định bằng tiền để giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong việc sản xuất kinh doanh. Đồng thời căn cứ vào khối lượng, tính chất mức độ phức tạp của các nhiệm vụ kinh tế phát sinh cũng như trình độ nghiệp vụ quản lý của kế toán trong công ty từ đó bộ máy kế toán của công ty áp dụng theo hình thức kế toán công tác tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện tập trung tại phòng kế toán thống kê của công ty, ở các đơn vị trực thuộc của công ty không có bộ phận kế toán riêng mà tại đó chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện kế hoach ban đầu thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch hoạch định gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty. - Tại kho (kho nguyên vật liệu , thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho cuối tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn và hàng tháng chuyển vào báo cáo lên kế toán. Nên nhân viên kinh tế (phân xưởng) ngoài nhiệm vụ nêu trên còn phải tiến hành theo dừi từ khi đưa nguyờn vật liệu vào sản xuất cho đến khi giao thành phẩm đồng thời thực hiện chấm công của phân xưởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lương.

- Ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ ban đầu theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện các công việc kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập bảng thống kê, bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp hệ thống hoá số liệu cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, kế toán trưởng chịu trách nhiêm chính về công việc liên quan đến kế toán tài chính của công ty trước cán bộ công nhân viên chức, trước cơ quan quản lý nhà nước và pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo. • Kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ quản lý theo dừi thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và thanh toán với người cung cấp và theo dừi cỏc khoản thanh toỏn tiền mặt và tăng giảm ngõn hàng.

Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộ phận cơ cấu của công ty tổ chức kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên hệ cả với bộ phận khác trong công ty việc cung cấp hay nhận tài liệu thông tin kinh tế nhằm mục đích cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.