Giáo trình tin học văn phòng: Xử lý văn bản Word nâng cao
MỤC LỤC
MÔ-ĐUN 2: XỬ LÝ VĂN BẢN WORD NÂNG CAO
Định dạng văn bản 1.1. Định dạng ký tự
Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:. : tự động sửa những từ có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên. Ví dụ Two sẽ tự động thành Two. : tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa. : viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày. Ví dụ sẽ luôn sửa là Monday. : tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phí Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. a) Thêm một từ viết tắt. Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:. Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;. - Gừ cụm từ viết tắt vào mục Replace:. - Gừ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:. Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:. Replace gừ vb With gừ văn bản. Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word. b) Xoá đi một từ viết tắt. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lượng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn). a) Tìm kiếm văn bản. Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:. Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm;. Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu. Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục chọn Edit/ Find. hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:. Hình 59: Hộp thoại Find and Replace, thẻ Find. Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. Ý nghĩa các mục tin như sau:. - Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau:. - Match case - tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường;. - Find whole words only- chỉ tìm trên những từ độc lập. Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. b) Tìm và thay thế văn bản.
Bảng biểu – Table
Chiều cao của dòng thường được để ở dạng tự động điều chỉnh (Auto) bằng chiều cao của ô cao nhất có chữ trong dòng. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể chỉnh chiều cao của hàng bằng các cách sau:. - Cách 1: Đặt chuột ở đường lưới ngang của bảng biểu, con trỏ chuột có dạng nhấp di chuột theo chiều dọc để chỉnh độ cao thấp của dòng. - Cách 2: Bôi đen những dòng cần hiệu chỉnh, vào thực đơn Table / Table Properties, hộp thoại Table Properties hiện ra, chọn thẻ Row. Đánh dấu vào mục Specify height, nhập số đo chiều cao vào khung bên cạnh và chọn Row height is là:. Hình 67: Hộp thoại Table Properties. - At least: Chiều cao của dòng được chỉnh theo số đo nhưng tối thiểu phải bằng chiều cao của các dòng chữ có trong ô, lệnh này bảo đảm các dòng chữ không bị che khuất. - Exactly: Chiều cao của dòng được chỉnh theo số đo chính xác, nếu chiều cao nhỏ có thể che khuất chữ trong ô. - Previous row: Chuyển lên dòng trên. - Next row: Chuyển sang dòng kế tiếp. b) Căn chỉnh độ rộng của cột. - Cách 1: Đặt chuột ở đường lưới dọc của một cột, con trỏ chuột có dạng , nhấp di chuột theo sang trái hoặc sang phải để điều chỉnh độ rộng cho cột hoặc nhấp đúp để độ rộng của cột tự động bằng độ rộng nội dung cột (AutoFit lệ thuộc chiều rộng của ô có nhiều chữ nhất trong một cột, nó làm cho chữ trong ô không bị xuống dòng). Nếu bạn đặt con trỏ chuột ở cạnh dọc bên trái của bảng biểu và nhấp đúp sẽ có tác dụng tự động hiệu chỉnh độ rộng của tất cả các cột trong bảng biểu. - Cách 2: Đánh dấu chọn một cột cần điều chỉnh, vào thực đơn Table / Table Properties, chọn thẻ Column. - Preferred width: Số đo chiều rộng của cột - Measure in: Chọn đơn vị Centimeter - Previous Column: Chọn trở về cột trước đó - Next Column: Chọn sang cột kế tiếp. c) Hiệu chỉnh kích thước và vị trí của bảng biểu. Hiệu chỉnh kích thước cột và dòng của bảng biểu: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của bảng, con trỏ chuột có dạng mũi tên chéo , nhấp di chuột sang phải hoặc xuống dưới để thay đổi kích thước của tất cả các cột hoặc tất cả các dòng. Di chuyển bảng biểu: Đặt con trỏ chuột vào biểu tượng ở góc trên bên trái của bảng biểu, con trỏ chuột có dạng mũi tên bốn chiều, nhấp di chuột để di chuyển bảng biểu đến vị trí thích hợp rồi nhả chuột. Chèn và xóa ô, dòng, cột. a) Thanh công cụ Tables and Borders. Thanh công cụ này chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng thực hiện những thao tác xử lý trên bảng biểu. Để hiển thị thanh công cụ, kích hoạt mục chọn View / Toolbars / Tables and Borders:. Hình 68: Thanh công cụ Tables and Borders. Ý nghĩa các biểu tượng trên thanh công cụ này là:. : Dùng để kẻ hoặc định dạng các đường : Dùng để tẩy bỏ đường thẳng;. : Để chọn kiểu đường thẳng;. : Chọn độ đậm của đường;. : Định dạng màu cho đường;. : Để chèn thêm bảng mới lên tài liệu;. : Để định dạng lề văn bản trong ô;. : Để kích hoạt tính năng tự động định dạng : Định dạng hướng văn bản trong ô;. : Sắp xếp giảm dần theo cột đang chọn;. : Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn;. : Tính tổng đơn giản. b) Các thao tác cơ bản Chèn dòng.
Định dạng và in ấn trong Word 4.1. Các thao tác xem văn bản trước khi in
2 Nếu giả sử máy bạn ko có máy in hoặc máy in hiện tại ko hỗ trợ những chức năng bạn cần thì bạn nhấn chọn Print To File, nó sẽ lưu dưới dạng file dữ liệu, bạn copy file đó tới máy in cần dùng để in. Name: Nếu máy bạn có nhiều máy in bạn có thể chọn máy in thích hợp(in tại chỗ họăc in qua mạng Lan).
MÔ-ĐUN 3: BẢNG TÍNH EXCEL
Một số hàm trong Excel 2.1. Cú pháp chung và cách sử dụng
Một số công việc thường gặp khi làm việc trên cơ sở dữ liệu (bảng tính) như: sắp xếp (Sort) các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng/ giảm của một trường (gọi là trường khoá), trích lọc (Filter) các mẫu tin thoả mãn điều kiện chỉ định, thống kê, tổng hợp các mẫu tin theo nhóm (Subtotals),. Tuy nhiên một số cơ sở dữ liệu có phần tiêu đề nhiều hơn một hàng, khi đó các thao tác thực hiện trên cơ sở dữ liệu sẽ bị lỗi hoặc không thực hiện được, ta phải thêm vào một hàng tiêu đề phụ cho cơ sở dữ liệu, và sử dụng hàng tiêu đề phụ cho các thao tác trên cơ sở dữ liệu.
Tạo biểu đồ trong Excel
Surface Tạo vết các thay đổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như thời gian) thay đổi, là một đồ họa 3 chiều. Buble Hiện sáng các chùm giá trị, tương tự như đồ họa Scatter. Stock Kết hợp đồ họa Line và đồ họa Column. Được thiết kế đặc biệt để tạo vết giá cổ phiếu. Cylinder Sử dụng một hình trụ để trình bày các dữ liệu đồ họa Bar hay đồ họa Column. Cone Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu, là đồ họa Bar hay đồ họa Column. Pyramid Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu trong các đồ họa Bar hay Column, tương tự đồ họa Cone. Phương pháp vẽ biểu đồ. Vẽ biểu đồ dùng Sheet dữ liệu. Một biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính. Ví dụ như số liệu trong bảng THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN theo từng năm học, hay dữ liệu cho các ĐỒ THỊ TOÁN HỌC dưới đây:. 1 THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN ĐỒ THỊ TOÁN HỌC 2. a) Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số lượng sinh viên các ngành theo từng năm học. Giống nh Word, bạn có thể click mở các của sổ chọn màu cho Text Box bằng các biểu tợng trên thanh công cụ vẽ (Nếu không tìm thấy hiển thị thanh công cụ vẽ, bạn có thể chọn từ View \ Toolbars \ Drawing).
Thiết lập các hiệu ứng I. Thiết lập hiệu ứng
• Click chọn Add Effect trên cửa sổ Custom Animation sẽ hiển thị tất cả các hiệu ứng, ngoài ra bạn có thể chọn More Effects… để tạo ra các hiệu ứng khác nhiều hơn do Power tạo sẵn. • Khi bạn chèn một tập tin hoặc âm thanh vào trong Slide, mặc nhiên các đối tợng này đã đợc thiết lập các thông số để hoạt động, tuy nhin bạn có thể kiểm soát từng chi tiết của các đối tợng này.
Lu và đóng gói tập tin I. chuẩn bị và trình diễn
Để việc trình diễn có tính chuyên nghiệp, bạn nên cho tập tin cần trình diễn một biểu tợng trên màn hình Windows, khi muốn trình diễn chỉ cần click vào biểu tợng này là chơng trình có thể bắt đầu ngay. Khi đóng gói tập tin, chơng trình sẽ tự động ghép thêm các tập tin hệ thống giúp bạn có thể trình diễn ở bất cứ máy tính nào có hệ điều hành mà không cần cài sẵn Microsoft Powerpoint.