Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu tại Công ty TNHH TM&DV Nguyễn Huy

Khái niệm

Lỗ tỷ giá khi đánh giá số dư các khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ.

Chứng từ sử dụng

Tài khoản này có thể có số dư bên có phản ảnh số tiền đã thu nhiều hơn phải thu.

Kế toán tiền mặt

Phiếu chi : phiếu chi được sử dụng trong các trường hợp như : chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, TSCĐ; chi tiền chi phí, chi tiền mặt trả nợ người bán, chi trả lương, rút tiền mặt gửi ngân hàng….Căn cứ vào các chứng từ gốc như giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT, giấy nộp tiền, giấy đề nghị tạm ứng…. Sổ chi tiết tiền mặt : được kế toán in ra từ phần mềm từ chứng từ gốc đã nhập liệu xử lý, tuy cụng ty khụng cú đối tượng chi tiết để theo dừi nhưng phần mềm được thiết kế phù hợp với mọi tài khoản kể cả tài khoản chi tiết và không chi tiết nên bắt buộc công ty có sổ chi tiết cũng là căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời cũng để tiện kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ và sổ cái tiền mặt. Chứng từ ghi sổ : Vì công ty sử dụng phần mềm áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ nên từ chứng từ gốc kế toán lập sổ chứng từ ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, xét duyệt rồi chuyển lại kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc để bộ phận này lập sổ cái.

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Sau khi nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng …chuyển qua ngân hàng, ngân hàng tiến hành lập Giấy báo Có và chuyển Giấy báo Có cùng Ủy nhiệm thu cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp, Sau khi nhận được Giấy báo Có cùng Ủy nhiệm thu, giấy nộp tiền. Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ…bằng tiền gửi ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi, séc rút tiền sau đó gửi cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển lại cho kế toán mang ra ngân hàng. Cũng giống như tiền mặt tại quỹ vì không có hạch toán ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý nên công ty chỉ sử dụng TK 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng Việt nam đồng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngoài ra công ty mở tài khoản cấp con như 112101, 11202….

Kế toán tiền đang chuyển

Sổ chi tiết : được in ra từ phần mềm kế toán ghi chép cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực chất không cần thiết vì tương tự như sổ cái nhưng phù hợp với yờu cầu của phần mềm đối với một số tài khoản cần theo dừi chi tiết, cũng là dễ kiểm tra đối chiếu với sổ cái và chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ : dùng để hạch toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh được kế toán bộ phận lập ra từ chứng từ gốc sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi sổ cái. Kế toán hạch toán như sau : ngày 29/12/2010 đã nộp tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Có vì vậy đến ngày cuối tháng 30/12/2010 kế toán căn cứ phiếu chi, giấy nộp tiền để phản ánh khoản tiền còn đang chuyển vào TK 113 để phản ánh đúng tình hình tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

Thực tiễn công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty

• Phải thu của khách hàng

Khi bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm, ghi chứng từ ghi sổ hạch toán khoản phải thu khách hàng số tiền 23.625.000đ ( bao gồm cả thuế GTGT ) theo dừi chi tiết theo khỏch hàng Thành Trung. Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản phải thu được sử dụng tại công ty như biên bản kiêm kê quỹ, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, phiếu thu trong trường hợp thu tiền bồi thường, phiếu chi trong trường hợp chi hộ tiền, giấy báo có. Các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng của công ty là các khoản nợ của khách hàng quá thời hạn thanh toán mà chưa trả được nên công ty lập dự phòng để tránh tổn thất, các khoản nợ với số tiền không lớn, thời gian quá hạn chỉ từ khoảng 3 tháng đến 1 năm nên công ty chỉ trích lập 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu và chưa có trường hợp phải xóa sổ khoản nợ khó đòi do thực sự không đòi được.

Chứng từ được sử dụng liên quan đến khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ như hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, và chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tổng hợp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với từng khách hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm tạo cơ sở dữ liệu và hạch toán vào chứng từ ghi sổ.

Đội ngũ nhân viên

Nhưng công ty cũng cần quan tâm hơn đến đội ngũ nhân viên của mình bằng cách tổ chức những chuyến nghỉ hè hằng năm, nhằm tạo sự vui chơi, giải trí đồng thời kích thích tinh thần làm việc của họ để tạo ra năng suất làm việc cao hơn. Nâng cao tay nghề cho người lao động trong khâu lắp ráp thành phẩm để tiết kiệm chi phí, thời gian bằng cách tổ chức các buổi huấn luyện kĩ năng chuyên môn, tổ chức các cuộc thi nâng bậc, các cuộc thi đua lắp đặt an toàn hiệu quả cho công nhân lao động toàn công ty, có hình thức khen thưởng thích đáng với cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc. Tổ chức các cuộc trao đổi kinh nghiệm trong phạm vi phòng ban, tổ, đội, giữa người lao động có sự góp mặt của các lãnh đạo để có sự giao lưu học tập kinh nghiệm tốt của nhau giữa những người lao động, nhất là lao động thường xuyên với những máy móc yêu cầu độ an toàn cao như máy phát điện.

Công tác kế toán tại công ty

Để tránh sai sót trong khâu nhập liệu dẫn đến có thể phản ánh sai lệch tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, ngoài việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cho các kế toán viên, còn thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa các kế toán phần hành nhằm giảm bớt sai sót. Tuy nhiên, có nhược điểm là ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm cụng ty nờn hạn chế in ra cỏc sổ chi tiết đối với cỏc tài khoản khụng theo dừi cấp chi tiết vỡ thực chất cỏc sổ chi tiết tài khoản khụng cú đối tượng chi tiết để theo dừi tương tự như sổ cái. Tuy nhiên để công việc kế toán được chặt chẽ hơn công ty nên in ra làm 3 liên phiếu thu đối với phần hành kế toán thu tiền mặt thay vì chỉ in làm 2 liên như bây giờ, để 1 liên thủ quỹ lưu giữ đảm bảo cho việc đối chiếu kiểm tra với 1 liên của kế toán để tránh gian lận sai sót.

Thị trường tiêu thụ

Việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty tương đối chặt chẽ và đầy đủ, tuân thủ nghiêm túc theo quy định của Bộ tài chính về cách hạch toán, trình tự chứng từ, sổ sách, lưu trữ. Đối với tiền gửi ngân hàng khi nhận được chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán nên kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để nếu có chênh lệch thì thông báo kịp thời với ngân hàng để cùng giải quyết. Tuy nhiên về công nợ phải thu cũng dựa trên chứng từ duy nhất là hóa đơn GTGT mà không có lệnh bán hàng nên lập thêm các liên lệnh bán hàng chuyển lên cho kế toán để dễ đối chiếu khi có sai sót.