Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu khai thác số liệu chấp hành ngân sách nhà nước tại [Tên đơn vị]

Hệ thống thông tin (HTTT ) và các bộ phận cấu thành HTTT

*Hệ thống thông tin (HTTT ): là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.

Kết quả xử lý (Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

• Hệ thống chuyên gia ES(Expert System ): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. • Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Là những hệ thống thông tin được sử dụng như một sự trợ giúp chiến lược 2.2. Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. • Mô hình vật lý trong: Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật: đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dung để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật….

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. - Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.

- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cấu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế, thậm chí làm hại cho doanh nghiệp. - Tính thích hợp và dễ hiểu: HTTT phải thích hợp và dễ hiểu, thông tin phải thích ứng với người nhận, phải được bố trí hợp lý của các phần tử thông tin.

Nếu không sẽ dẫn đến việc tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. - Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng nhu vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin.

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. - Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.

Các công cụ mô hình hoá

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các dạng thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thong tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này.

Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin

Xây dựng mô hình logic cho hệ thống thong tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có hiểu biết một cách sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức logic và cần am hiểu một cách tinh tế những khái niệm của cơ sở dữ liệu. Việc thiết kế nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin đang thiết kế, nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện. + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành danh sách, đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu.

+ Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm và thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

- Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diến những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. - Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác, chúng có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau, cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. * Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại.

- Liên kết loại Một - Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. - Liên kết loại Nhiều - Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. * Khả năng tuỳ chọn của liên kết: Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B.

- Đồng bộ: Một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo ra các thông tin ra. Tuy nhiên, việc cập nhật đòi hỏi một sự trung thực, chính xác bởi chỉ một sai sót dữ liệu có thể gây ra những hậu quả quan trọng và tổn phí lớn cho tổ chức.

Sơ đồ chức năng của hệ thống

Dựa vào các chức năng chính của hệ thống, có thể chia chức năng hệ thống ra làm 3 nhóm chính: Quản lý số liệu chi ngân sách, tra cứu – tìm kiếm số liệu, báo cáo theo mẫu.

Thiết kế CSDL logic từ thông tin ra

Theo lý thuyết đã trình bày ở chương trước, sau khi chuẩn hóa đến bước 3NF, các tệp danh mục không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.