Hoàn thiện hệ thống kế toán lưu chuyển hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An
MỤC LỤC
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CễNG TY CP VTNN NGHỆ
Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ
Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hóa kinh doanh và qua xem xét nhu cầu thị trường hiện nay ta có thể thấy các sản phẩm kinh doanh của công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, nhu cầu về sản phẩm của Tổng Công ty là khá lớn. Theo hợp đồng kinh tế đã ký, đến ngày giao hàng khách hàng có thể đến kho của Tổng công ty để nhận hàng hoặc Tổng Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm đã nhất trí trong hợp đồng, phí vận chuyển do hai bên thỏa thuận. Với hình thức gửi hàng đại lý, Tổng công ty cho đại lý hưởng chiết khấu thương mại với giá thấp hơn thị trường từ 200 – 300 đồng/Kg để đại lý giảm giá cho bà con nông dân và bán đúng giá quy định để hưởng hoa hồng đại lý.
Như vậy, với khối lượng khách hàng rất lớn của Tổng công ty đòi hỏi kế toán tiêu thụ phải nắm được chính xác tình hình thanh toán của khách hàng để đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và trải ra trên nhiều địa điểm đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng được thay đổi cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn. Căn cứ vào hóa đơn do phòng kinh doanh chuyển xuống, trong đó nêu đầy đủ thông tin về khách hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại hàng, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và cộng thanh toán, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, giao hàng và lập biên bản giao nhận với khách hàng.
Kế toán chỉ tiến hành vào máy số liệu của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo chỉ tiêu số lượng (do Tổng Công ty tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền) Đến cuối quý, khi máy tính kết xuất được giá vốn xuất bán thì máy tính sẽ tự động cập nhập thông tin về giá trị xuất trên các chứng từ sổ sách liên quan. Cuối tháng, khi các trạm báo cáo cụ thể về tình hình tiêu thụ các mặt hàng qua bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn GTGT thì khi đó phòng kinh doanh mới lập hóa đơn GTGT cho khối lượng hàng tiêu thụ trong tháng của đại lý.
Thu mua và dự trữ hàng hóa
Các đối tác cung cấp hàng nội địa cho Tổng công ty chủ yếu là là các công ty sản xuất phân bón trong ngành như Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí, Công ty Phốt Phát Lâm Thao, Công ty Phân bón Bình Điền,. Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng được hơn một nửa nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 % Tổng công ty cũng đã mạnh dạn tìm kiếm nhiều nhà cung cấp trên thế giới. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đến phương thức mua hàng, phương thức thanh toán với nhà cung cấp cũng như hóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đến hoạt động thu mua hàng hóa trong nước của Tổng công ty VTNN NA.
Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại Tổng công ty là một trong những phương pháp sau: trả bằng chuyển khoản, trả chậm đối với một số nhà cung cấp quen, đặt trước tiền đối với các nhà cung cấp mới và hình thức thư tín dụng (L/C) đối với nhà nhập khẩu. Tổ chức quản lý và dự trữ hàng hóa: Công ty kinh doanh mặt hàng phân bón, cây giống phục vụ cho sản xuất nông nghiệp nên doanh thu phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời vụ. Phũng kinh doanh sẽ cú trỏch nhiệm theo dừi chung tốc độ lưu chuyển hàng húa của Tổng cụng ty, theo dừi nhu cầu thị trường trong nước và thế giới cũng như hàng hóa trong Tổng công ty để xác định nhu cầu hàng.
Căn cứ vào thoả thuận đã ký trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển thẳng tới địa điểm đã thoả thuận cho Tổng công ty, phần chi phí vận chuyển có thể do Tổng công ty hay nhà cung cấp chịu. Mỗi lần nhập hàng, Tổng công ty đều cử cán bộ đi kiểm tra hàng nhập, đi kèm với hàng thường có phiếu kiểm tra chất lượng của nơi sản xuất tuy nhiên nếu có nghi ngờ cán bộ thu mua của Tổng công ty sẽ lấy mẫu để kiểm nghiệm (đối với các lô hàng nhập khẩu và nhà cung cấp mới thì đây là điều kiện bắt buộc).