Tìm hiểu về Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Thiết bị giáo dục 1 và Chuẩn mực kế toán Việt Nam

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

- Hai kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ theo dừi, hạch toỏn chi tiết cỏc khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. Báo cáo tài chính của công ty được lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/CĐCT ngày 01/11/1995, chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số. Các chứng từ về nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ, lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ.

Đồng thời do chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, Công ty lại có mối quan hệ với nhiều khách hàng, ngân hàng…nên khi sử dụng tài khoản hạch toán, Công ty đã chi tiết hóa thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý đối tượng hạch toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào những chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán Fast. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ và báo cáo kế toán tương ứng…Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập Báo cáo tài chính.

Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán ở công ty 1. Kế toán thành phẩm

* Các báo cáo do Nhà nước quy định: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Định kỳ công ty phải gửi những báo cáo này đến Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ tài chính, Cục thuế thành phố Hà Nội. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm cho phòng kinh doanh và đến cuối kỳ đối chiếu số liệu với phòng kế toán.

Nhân viên kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của phòng kế toỏn chịu trỏch nhiệm theo dừi thành phẩm cả về số lượng và giỏ trị thụng qua hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp, dưới sự trợ giúp của máy vi tính. Cuối mỗi kỳ, kế toán về thành phẩm có trách nhiệm đối chiếu số liệu về chỉ tiêu số lượng thành phẩm với bộ phận kho và đối chiếu chỉ tiêu giá trị thành phẩm nhập- xuất- tồn giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, kỳ tính lại là một năm, do đó công việc đối chiếu giữa kho và kế toán và các nghiệp vụ xác định kết quả đều dồn vào lúc quyết toán tức là đầu kỳ kế toán sau.

Mẫu phiếu nhập kho như sau

Để đánh giá thành phẩm xuất kho, công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ chứng minh một loại thành phẩm đã được nhập vào kho. Thành phẩm sau khi được sản xuất ra thì được nhập vào kho thành phẩm.

Mọi biến động nhập- xuất của thành phẩm đều được theo dừi trờn thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho mở riêng cho từng loại thành phẩm, và dùng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kh của thành phẩm về mặt số lượng. Cuối năm, thủ kho đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và tổng hợp các số liệu về nhập- xuất- tồn thành phẩm báo cáo lên phòng kinh doanh.

Sổ chi tiết vật tư

Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, thủ kho kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ này và tiến hành nhaaph, xuất kho thành phẩm, ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ. Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ nờn thành phẩm trong năm chỉ được theo dừi về mặt số lượng, còn chỉ tiêu giá trị đến cuối năm mới tính và kiểm tra được. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán thì kế toán không phân biệt hai phương thức tiêu thụ này mà đều phản ánh trên sổ sách kế toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho, công ty không sử dụng tài khoản 157 trong trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng.

Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Để tính kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán chỉ cần liệt kê bút toán kết chuyển trong phần hành tổng hợp, máy sẽ tự tổng hợp các phát sinh của tài khoản 511 và kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911- xác định kết quả. Để đối chiếu sổ chi tiết các tài khoản kế toán kích chuột vào mục tổng hợp trên màn hình của phần mềm Fast, vào ô :”báo cáo theo hình thức ghi sổ” sau đó đưa tài khoản cần xem, cần đối chiếu vào.

Mẫu hóa đơn GTGT ghi hàng bán bị trả lại

Những thành phẩm xuất kho dùng để biếu tặng, giới thiệu sản phẩm không được công ty phản ánh giá vốn mà phản ánh thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Khi kế toán thành phẩm và tiêu thụ cập nhật hóa đơn GTGT thì đồng thời cập nhật các thông tin về khách hàng và khoản nợ của họ, những thông tin này sẽ chuyển sang phân hệ phải thu, và máy sẽ ghi sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản phải thu khách hàng. Mặc dù, công ty có các khoản nợ của khách hàng đã quá 2 năm không đòi được và có khoản có khả năng không đòi được nhưng công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi.

Những chi phí này được phản ánh trên chứng từ gốc như phiếu chi, phiếu xuất kho vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…Từ những chứng từ gốc này, kế toán lập bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảng phân bổ nguyên liệu…phân bổ chi phí cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Do công ty vừa tiêu thụ hàng hóa vừa tiêu thụ thành phẩm và chủng loại hàng hóa, thành phẩm rất đa dạng nên công ty không tính kết quả tiêu thụ cho từng loại mà tính chung cho cả hàng hóa và thành phẩm. Hệ thống báo cáo của công ty chỉ bao gồm các báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.

Những ưu điểm đạt được

Nhưng do có sự phối hợp hoạt động hợp lý, thường xuyên liên tục và có sự trợ giúp của hệ thống máy tính, phần mềm kế toán nên công việc của phòng nói chung là hoàn thành tốt. Một thành công của phòng kế toán trong những năm gần đây là ứng dụng tốt phần mềm kế toán Fast Accounting vào công việc của mình, giảm khối lượng công việc đáng kể và tăng độ chính xác trong tính toán. Và việc này cũng gây khó khăn trong việc quản lý thành phẩm và hàng hóa, người ta khú cú thể theo dừi phõn biệt được tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của hàng hóa và thành phẩm trên sổ tổng hợp.

Hạch toỏn chi tiết doanh thu theo từng loại hàng húa giỳp cho ta biết được rừ ràng tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa như thế nào, doanh thu bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu, từ đó có các chính sách tiêu thụ cho phù hợp. Về các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại), cụng ty đó khụng theo dừi cỏc khoản này trờn hệ thống sổ sỏch và tài khoản kế toán, mà đã giảm trừ doanh thu ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Theo chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành thì chiết khấu thương mại và hàng bỏn bị trả lại phải được theo dừi bởi hai tài khoản 521- Chiết khấu thương mại và tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại.

Một số ý kiến đề xuất

Công ty chưa có hệ thống thông tin tài chính và phân tích tình hình tài chính phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Ban lãnh đạo hàng năm cũng chỉ nhận được những báo cáo về tình hình tài chính như các cơ quan bên ngoài.