Quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp: Trường hợp Công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP (XN KDTH)-CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG (CP VTB

• TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XN KDTH- CÔNG TY CP VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển các ngành nghề sản xuất kinh doanh đã đăng ký để thu lợi nhuận tối đa, phát triển lợi tức cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển công ty. XN cung cấp các dịch vụ vận tải đường thủy, bốc xếp hàng hóa, đóng gói, gia công cơ khí, buôn bán hàng tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng,sửa chữa máy móc thiết bị và kinh doanh mua bán tổng hợp thiết bị máy móc, phụ tùng và các loại hóa chất.Ngoài ra, XN còn có dịch vụ sữa chữa nhỏ tàu biển, phương tiện thủy và dịch vụ đưa đón thuyền viên tại vịnh Đà Nẵng. Cơ cấu tổ chức của đơn vị dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh hoạt động cũng như quy mô hoạt động sao cho đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành triển khai cũng như giám sát thực hiện các quyết định trong xí nghiệp.

Xí nghiệp chủ yếu kinh doanh vận tải đường biển, kinh doanh vận tải hàng, vận tải khách theo hợp đồng, bốc xếp hàng hóa, dịch vụ đóng gói, gia công cơ khí, kinh doanh hóa chất, tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, sửa chữa máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP- CÔNG TY CỔ

• KẾ TOÁN CUNG CẤP THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP

Cuối tháng, quý (khi cần thiết) kế toán chỉ cần thực hiện thao tác khóa sổ, các Bảng tổng hợp, Sổ tổng hợp, Sổ cái, Bảng cân đối … đều được tính toán tự động, việc đối chiếu giữa các sổ cũng được tự động và đảm bảo chính xác. Đối với mức tồn kho tối đa thì Xí nghiệp không áp dụng, chỉ khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì Xí nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng tại các nhà cung cấp và sẽ chuyển thẳng đến nơi yêu cầu của khách hàng.Việc này nhằm đảm bảo việc kinh doanh không bị ứ đọng vốn. Số lượng xuất trong kỳ = Số lượng tồn ĐK + SL nhập trong kỳ - SL tồn CK Căn cứ vào các Phiếu nhập kho trong kỳ, kế toán tính tổng số lượng hàng nhập trong kỳ, đơn giá nhập trong kỳ được tính dựa trên các Hóa đơn bán hàng hoặc các Hợp đồng báo giá của các nhà cung cấp.

Số lượng sổ sách = Số lượng thực tế + Hàng gửi bán + Hàng chưa hóa đơn Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế sẽ được đối chiếu và giải thích ở cột ghi chú.

LẬP DỰ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI XN

Tại xí nghiệp, việc mua bán các mặt hàng diễn ra thường xuyên liên tục, cuối kỳ khi kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho, mặt hàng nào còn tồn ít không đủ để bán lẻ và cung cấp cho các khách hàng , Xí nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp gởi giấy báo giá về các mặt hàng cần mua và tiến hành đặt hàng.(Xem Bảng 1 phần Phụ lục). Khi có yêu cầu mua hàng từ các khách hàng với số lượng nhiều, kết hợp với báo cáo mức tồn kho trong biên bản kiểm kê do bộ phận kế toán gửi lên, bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và yêu cầu chuyển thẳng hàng đến tại địa điểm của khách hàng đặt mua của Xí nghiệp.(Xem Bảng 2 phần Phụ lục). Như đã trình bày ở phần trên, Xí nghiệp KDTH-Công ty CP Vận tải biển là một đơn vị kinh doanh mua bán tổng hợp các mặt hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng và khai thác các mảng dịch vụ du lịch, kinh doanh cầu cảng, môi giới vận chuyển hàng hóa … bên cạnh đó XN còn có dịch vụ sửa chữa tàu biển, phương tiện thủy.

Đối với các hoạt động kinh doanh mua bán trên, XN không có dự trữ nguyên vật liệu vào đầu kỳ nên không có kế hoạch cũng như dự toán nguyên vật liệu đầu kỳ, riêng đối với dịch vụ sửa chữa tàu biển thì chỉ khi trên công ty mẹ có hợp đồng yêu cầu sửa chữa từ các tàu thuyền, căn cứ vào Hợp đồng sửa chữa được gửi xuống bộ phận kế toán xí nghiệp, ở đây bộ phận kế toán sẽ lên kế hoạch về dự toán sữa chữa.

Kiểm tra hàng hoá nhập kho

CTY CP VẬN TẢI BIỂN ĐN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC.

ĐẠI DIỆN XN KDTH

Đối với trường hợp hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa về kịp, thủ kho sẽ tiến hành lập Giấy đề nghị tạm nhập, gửi lên cho Giám đốc xí nghiệp để xin tạm nhập số hàng. Đến khi hóa đơn về, thủ kho sẽ gửi các chứng từ liên quan lên bộ phận kế toán và kế toán sẽ tiến hành ghi sổ.

NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP

- Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so sánh giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả. Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp ứng đủ hoặc hàng không về kịp. Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa cụ thể, chẳng hạn như có mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều này gõy khú khăn trong việc theo dừi và hạch toỏn chi tiết từng loại hàng húa.

Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty CP Vận tải biển nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công tác kế toán tại XN được quy định như vậy cũng là điều dĩ nhiên.

MỘT SỐ í KIẾN ĐểNG GểP HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP

Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế toỏn phải đảm bảo việc theo dừi và quản lý một cỏch chặt chẽ, đảm bảo đỏp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu quả và kịp thời. - Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng tồn kho nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo quản lý hàng tồn kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các tài khoản chi tiết cho cỏc sổ chi tiết để dễ dàng theo dừi và quản lý hàng tồn kho hơn. - Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có thêm cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực thực tế để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú.

Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý mức tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân. Chi phí tồn kho có thể được tính dựa vào ước lượng tỷ lệ % giá trị tồn kho cuối kỳ sao cho đảm bảo phân bổ được một cách hợp lý tất cả các loại chi phí. Việc lập báo cáo này dựa trên việc ước tính số lượng hàng cần mua và đơn giá dự kiến đã được thực hiện khi lập kế hoạch mua hàng.