Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 1. Giám đốc

Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên môn nghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu năng lực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thu dọn vệ sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công.

Nguồn lực lao động 1.Cơ sở vật chất kĩ thuật

Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu quả cho công việc. Chứng tỏ rằng bộ máy quản lí của công ty đã được thu gọn, ban Giám đốc công ty đã áp dụng biện pháp tối ưu hoá trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động không cần thiết, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của nhân viên văn phòng để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc.

Một số kết quả sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi nhuận, các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh chóng, vượt kế hoạch đề ra. Trên đây chỉ là một số công trình công ty đã thi công và khách hàng đã thanh toán hết hợp đồng cho công ty, còn rất nhiều các hợp đồng khác có quy mô lớn nhưng do khách hàng chưa thanh toán cho công ty nên không thống kê vào danh sách này.

Thuận lợi, khó khăn 1. Thuận lợi

- Mức lương và chính sách đãi ngộ của công ty dành cho cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao qua từng thời kì khiến đời sống của công nhân tốt hơn và họ yên tâm sản xuất. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 1.Trưởng phòng

+ Lái xe: Luôn ở tư thế sẵn sàng để đưa đón lãnh đạo, lái xe phục vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng đi công tác hoặc liên hệ giải quyết công việc của công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra đo các yếu tố của môi trường lao động và có biện pháp nhằm đảm bảo điều kiện môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định.

Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị

- Luôn có mặt để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, cùng các đơn vị liên quan định kì tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Sau khi điều trị xong hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành.

Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ 1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ

Công ty sắp xếp bố trí phòng Hành chính - Quản trị theo kiểu phòng làm việc chung, bàn làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng được sắp xếp theo hình chữ U, khi ngồi làm việc thì mặt của nhân viên đều hướng ra ngoài và có xu hướng quay về phía người trưởng phòng. Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ phải sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận khác.

Hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ

• Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ 1.Quy trình xử lí văn bản đến

Trong phòng có 2 máy vi tính thì được đặt ở bàn của trưởng phòng và đặt ở bàn của cán bộ văn thư - lưu trữ. Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao, kéo, keo dán, băng dính, bì thư có in logo của công ty…. Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để bàn để theo dừi thời gian, ngày, thỏng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản. - Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ từ cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến. - Chuyển văn bản, giấy tờ do công ty phát hành. - Soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính - Quản trị. - Nhận thông báo từ ban Giám đốc sau đó phổ biến lại cho các phòng ban, đơn vị khác. - Quản lí và đóng dấu theo chức năng, nhiệm vụ. - Mọi văn bản giấy tờ gửi đến công ty do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều đã đưa qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lí văn bản theo đúng trình tự các bước. - Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình lên ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết. - Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các phòng ban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong công ty đều có kí nhận,trong đó bao gồm người nhận là Giám đốc. Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản của nhân viên văn thư tại công ty TNHH Phúc Tiến:. a) Kiểm tra sơ bộ văn bản. Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân viên văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì văn bản có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư đã lập biên bản và có sự chứng kiến của người đưa thư. b)Phân loại và bóc bì văn bản. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban trong công ty thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính). Khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn thực hiện rất nhẽ nhàng và khéo léo, dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số, kí hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên văn thư đã kí xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Tại công ty TNHH Phúc Tiến những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên văn thư không được phép bóc bì văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì nhân viên văn thư bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy khi nhận được những văn bản mật. nhân viên văn thư đã vào sổ đăng kí văn bản mật đến sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định. c) Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.

Công tác quản lí và sử dụng con dấu

Thông thường khi nhân viên văn thư có mặt trong phòng làm việc thì hộp dấu được đặt trên mặt bàn của nhân viên văn thư, sau khi kết thúc giờ làm việc hộp dấu được cất trong két sắt, do đó đã hạn chế được tình trạng người khác sử dụng con dấu không đúng trách nhiệm quy định. + Công ty đã sử dụng mực đỏ loại tốt để đóng dấu, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ kí của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ kí.

Hoạt động của công tác lưu trữ trong công ty

Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty đã xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị. Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài ( 6 tháng, 1 năm ) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng phát triển của công ty đã được bảo quản dài hạn.

Nhận xét chung về công tác văn thư-lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

+ Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty có trình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax. Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất thời gian tìm kiếm.

Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ

Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng. Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ

Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thông tin cần thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá. * Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài, báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề.

Xây dựng kho lưu trữ tập trung

Trên mạng Internet có rất nhiều những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư, sẽ giúp cho nhân viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp họ biết được mình đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay. + Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó.

Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc

Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về thần kinh, có thể trang trí phòng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn làm việc, treo những bức tranh ở trong phòng làm việc….

Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ

Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác.