Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty TNHH Thương mại và vận tải Phương Anh

Vai trò, sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu lực cũng chỉ có thể cung cấp cho đơn vị một sự đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính của đơn vị. -Những tình huống ngoài dự kiến: thủ tục kiểm soát nội bộ được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên….

Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực (không được ghi chép nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán); sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích; Quá trình chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển sổ chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác). Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu với ngân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị. Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của kiểm soát nội bộ, ví dụ như: các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng… đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến kiểm soát nội bộ.

Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại và vận tải Phương Anh

Một trong những định hướng phát triển đó là: Xác định hoạt động vận tải hàng hóa nội địa là hoạt động trọng tâm, bao trùm; xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ vận tải trên cả nước thông qua việc thành lập Công ty TNHH Thương mại và vận tải Phương Anh, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động, nguồn vốn, liên kết với các đối tác nước ngoài. (Nguồn: www.phuonganhlogistics.com / ) Có thể thấy trước năm 2020, nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phương Anh có kết quả tốt, tăng trưởng và phát triển, trong đó hoạt động sản xuất kinh doanh chính là vận tải đường bộ đóng góp tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Với thế mạnh về dịch vụ 24/24, cùng đội ngũ nhân viên tận tình, chuyên nghiệp, đội ngũ lái xe được đào tạo bài bản, am hiểu cung đường giao thông Việt Nam, Phương Anh đã và đang khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải ô tô thành phẩm, từng bước hoàn thiện toàn chuỗi cung ứng, được đối tác và khách hàng tin tưởng, đánh giá cao.

Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thương mại và vận tải Phương Anh

Chi phí bằng tiền khác của công ty bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất, phí cầu phà, chi bảo hộ lao động, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên, các khoản thiệt hại được phép hạch toán vào chi phí, các khoản dự phòng, trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của Luật lao động.., công ty đều thực hiện đúng theo các quy định ban hành. Đối với quy trình mua hàng thanh toán, nhân viên kinh doanh sau khi tìm NCC sẽ trình với trưởng phòng kinh doanh để xem xét NCC, tuy nhiên do các NCC mới đều do trưởng phòng kinh doanh xét duyệt dẫn đến việc trưởng phòng và nhân viên cùng thông đồng với NCC, hoặc sự xét duyệt chưa có tính chính xác do kinh nghiệm trưởng phòng kinh doanh chưa đủ dẫn đến các sai phạm diễn ra trong quy trình này. Định kỳ hàng năm ban lãnh đạo công ty đã thực hiện so sánh kết quả thực tế và sổ liệu kế hoạch, tuy nhiên các nhà quản lý chưa có các báo cáo, soát xét về các rủi ro diễn ra bên trong và ngoài công ty, chưa phân tính so sánh, đi sâu các hoạt động về tỷ lệ nợ, biến động giá của các nhà cung cấp trên thị trường, chưa đánh giá được các thiếu sót và cách khắc phục, chưa có các bản khảo sát nhằm trưng cầu ý kiến nhân viên công ty để đẩy mạnh các hoạt động công ty.

Hiện nay Công ty chưa kiểm soát được việc truy cập hệ thống thông tin và dữ liệu công ty, chưa có sự hạn chế quyền truy cập đối với các nhân viên, phần mềm của công ty cũng chưa nhận diện và thông báo sự thay đổi các ghi chép của dữ liệu tài chính dẫn đến việc giám sát cơ sở dữ liệu còn lỏng lẻo, không truy cứu được trách nhiệm cho cá nhân cụ thể khi có sai phạm phát sinh. Hóa đơn tài chính hiện đang sử dụng của công ty là hóa đơn đặt in theo mẫu đã được đăng ký với cơ quan thuế, theo xu hướng công ty sẽ áp dụng chuyển đổi từ hóa đơn đặt in sang hóa đơn điện tử, điều này sẽ làm giảm những lỗi sai sót về thông tin trên hóa đơn tuy nhiên áp dụng công nghệ bước đầu cũng gây ra những khó khăn nhất định đối với nhân viên kế toán đòi hỏi công ty phải cập nhật kỹ năng cho nhân viên thường xuyên.