MỤC LỤC
Gọi đàm phán là một "khoa học" bởi vì nó rơi vào lĩnh vực nghiên cứu có hệ thống, chứa các nguyên tắc, quy tắc, và phương pháp được nghiên cứu, phân tích, và áp dụng. Khoa học đàm phán tập trung vào việc nghiên cứu cách tương tác, quan hệ lực lượng, tác động tâm lý, và kỹ thuật tối ưu để đạt được một thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên tham gia. Nói đàm phán là một "nghệ thuật" vì nó không chỉ liên quan đến việc áp dụng các kỹ thuật và quy tắc cụ thể mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự sáng tạo, sự nhạy bén, và kỹ năng cá nhân.
Kinh tế: Tình hình kinh tế của cả hai bên, tỷ giá hối đoái, và thị trường có thể ảnh hưởng đến điều kiện đàm phán và giá trị thỏa thuận. Kỹ năng đàm phán của đối thủ, mức độ thông minh, mức độ linh hoạt và sự kiên nhẫn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong kết quả cuối cùng. Thời gian: Thời gian có thể là một yếu tố quan trọng, đặc biệt trong kinh doanh quốc tế khi có sự chênh lệch múi giờ và một loạt các yếu tố thời gian khác cần xem xét.
Thụng thường, người Trung Quốc luụn dành rất nhiều thời gian để nghiên cứu, thu thập và phân tích các thông tin của đối tác hợp tác cũng như những khía cạnh liên quan đến vấn đề hợp tác sắp tới. Từ các thông tin thu thập được, các nhà đàm phán Trung Quốc sẽ tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu để vạch ra một lộ trình chiến lược đàm phán cụ thể, đề ra các phương án thuyết phục đối tác, các chiến thuật sẽ áp dụng,… giúp bản thân đạt được tối đa hóa lợi ích trong cuộc thương lượng. Họ thường đánh giá rất cao tinh thần hữu nghị trong đàm phán và thường tạo cơ hội xây dựng và củng cố các mối quan hệ bằng cách tổ chức các cuộc gặp gỡ, tiệc tùng và các hoạt động để thể hiện sự mến khách, chân thành và xúc tiến quan hệ với đối tác.
Trong quá trình tiếp xúc, người Trung Quốc thường xem xét khả năng hợp tác nhiều dự án khác nhau trong tương lai, vì vậy cuộc trò chuyện của họ không chỉ dừng lại xoay quanh vấn đề hợp tác hiện tại mà đề cập đến rất nhiều lĩnh vực có khả năng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Họ có thể không tiết lộ bất kì một thông tin quan trọng nào trong chiến lược đàm phán nhưng cũng có thể tiết lộ một phần thông tin muốn đối tác biết nhằm mục đích đánh lạc hướng hoặc gây nhiễu thông tin của đối tác. Trong một cuộc đàm phán, người Trung Quốc thường sẽ không từ chối thẳng thừng để duy trì sự tế nhị và tôn trọng trong quá trình đàm phán, đồng thời tránh gây mất lòng đối tác và hiểu lầm không mong muốn.
Vì vậy, khi diễn đạt sự từ chối, người Trung Quốc, nhất là Trung Quốc lục địa họ sẽ không nói “Không” mà thay vào đó họ sẽ sử dụng một số cách nói như: “Chúng ta có thể xem xét thêm”, “Điều này có thể gây khó khăn”, “Chúng ta nên xem xét các phương án khác”, “Hãy thảo luận thêm về vấn đề này”,…. Rà soát lại các cam kết đã đề ra trong hợp đồng: để đảm bảo các điều khoản và chính sách được bàn bạc trước đó chúng ta phải rà soát kĩ lưỡng lại hợp đồng, đồng thời như vậy cũng thể hiện cho đối tác thấy được độ tin cậy và có trách nhiệm của chúng ta. Luụn theo dừi tỡnh hỡnh của đối phương để kịp thời ứng phú với mọi tỡnh huống: cập nhật liên tục các vấn đề liên quan đến đối phương như kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật để có thể đưa ra các phương án xử lý.
Phân tích các chiến lược đối tác sử dụng trong cuộc đàm phán: xem xét các chiến lược đàm phán mà đối tác cũng như chúng ta sử dụng có phù hợp với văn hóa, phong tục của hai chưa hay còn gây tranh cãi, hiểu lầm.
Nắm rừ thụng tin về người thực sự cú quyền ra quyết định, khi biết được người này là ai thì ta sẽ dành nhiều thời gian tìm hiểu về cá nhân của họ nhiều hơn, tạo nhiều ấn tượng tốt để thu hút sự chú ý và nên dành nhiều sự quan tâm của ta cho người này nhiều hơn trong cuộc đàm phán. Chuẩn bị kỹ càng thông tin về hàng hóa, yêu cầu thị trường, tình hình sản xuất, đặc biệt là giá cả của đối thủ cạnh tranh, những thông tin về thị trường, thông tin chung về đất nước, thói quen tiêu dùng của người dân bản địa, thông tin cơ bản về nền kinh tế của đối tác để thấy được chất lượng cuộc sống của người dân và đưa sản phẩm của ta vào thị trường của họ một cách phù hợp và khéo léo. Khi đã tìm hiểu trước những thông tin này thì sẽ giúp chúng ta hoạch định ra được chiến lược để đàm phán với họ, ngoài ra ta cần phải thiết lập tốt với người đại diện sang đàm phán vì người Trung Quốc rất thận trọng trong việc nhận thông tin từ phía bên ngoài, nên muốn có được sự hợp tác lâu dài thì chúng ta cần tạo ra được một sự ấn tượng tốt.
Một điểm cũng đáng để quan tâm là Doanh nghiệp Trung Quốc thường theo mô hình công ty mẹ và cũng rất chú ý đến những lời được cân nhắc bên trong và ngoài, nên nếu có thể tạo được ấn tượng tốt cho công ty con thì sẽ có nhiều cơ hội được cân nhắc hợp tác với công ty mẹ hoặc có doanh nghiệp lớn ở các dự án tiếp theo. Các nhà đàm phán Trung Quốc thường không thích ồn ào, quá náo nhiệt nên ta có thể chọn một nhà hàng sang trọng, một văn phòng kín đáo để sắp xếp một buổi đàm phán, nên tránh những nơi ồn ào, nhộn nhịp, đông đúc, để tránh việc họ nghĩ là doanh nghiệp Việt Nam ta không tôn trọng họ. Đương nhiên khi hợp tác với các doanh nghiệp ở Trung Quốc thì đúng giờ đã hẹn là rất quan trọng, Doanh nghiệp Việt Nam ta có thể đi sớm hơn, chuẩn bị trước thật chu đáo cho cuộc đàm phán này để thể hiện sự tộn trọng đối với nhà đàm phán thuộc bên phía Doanh nghiệp Trung Quốc cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân doanh nghiệp mình.
Thời gian thuận lợi nhất để bàn bạc công việc kinh doanh với Doanh Nghiệp Trung Quốc thường rơi vào tháng “tư” đến tháng “sáu” và tháng “chín” đến tháng “mười”, tránh những ngày lễ lớn của bên họ và đặc biệt là các Doanh nghiệp, người dân nơi đây cũng có một kì nghỉ dài cho dịp Tết nguyên đán giống Việt Nam ta, nên ta nên tránh chọn thời gian từ tháng “một” đến tháng “hai” làm thời gian đàm phán. Nếu bản thân không có kỹ năng/ kinh nghiệm đàm phán thì thông điệp chúng ta muốn truyền tải đến đối phương sẽ bị “nhiễu”, không thành công, đối phương nghe và hiểu theo ý khác dẫn đến cuộc đàm phán diễn ra mất thời gian và nhiều khi gây mích lòng nhau. Vì vậy, không chỉ nói riêng với thương nhân Trung Quốc mà bất kì với thương nhân khác cũng vậy, người đàm phán phải chuẩn bị mọi tình huống có thể xảy ra, xem xét tất cả phương án có thể giải quyết với từng tình huống cụ thể để khi đàm phán biết bản thân mình cần làm gì.
Vì thế trước khi bắt đầu buổi đàm phán, nhân sự Việt Nam có thể hỏi vài thăm câu hỏi trước khi vào thẳng vấn đề như “Anh có khỏe không?”, “Anh đi đường có khó khăn gì không?”,… và phải thật sự tinh tế để nhận ra hàm ý thông điệp mà thương nhân Trung Quốc muốn gửi đến. Khi kí hợp đồng thành công với thương nhân Trung Quốc, nếu muốn duy trì quan hệ với đối tác thông qua những buổi chiêu đãi, ta cần lưu ý về việc nói chuyện thoải mái với nhau nhưng không nên đề cập đến vấn đề chính trị, về quá khứ giữa hai quốc gia cũng như một số vấn đề nhạy cảm khác ví dụ như vấn đề biển đảo. Người Trung Quốc hiếm khi nhượng bộ đối tác ngay từ ban đầu, họ thường hay sử dụng văn hóa mặc cả trong đàm phán, thường sử dụng chiến thuật im lặng để gây sức ép lên đối tác, nếu không được chấp nhận họ lại sử dụng kế sách dọa sẽ chuyển sang làm việc với đối tác khác.