Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Dược - Vật tư y tế Nghệ An

Đặc điểm

Tiền đang chuyển là các khoản tiền đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp , đã nộp vào ngân hàng, kho bạc , bưu điện…để chi trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, - Chuyển tiền qua bưu điện trả đơn vị khác.

Tài khoản sử dụng Tài khoản 113

3 Các chứng từ gốc kèm theo như: sộc cỏc loại, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi….

Hình thức nhật ký – Sổ cái

 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản thanh toán được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái.  Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền đều được thể hiện vào chứng từ ghi sổ và đây là căn cứ trực tiếp để ghi sổ cái.  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền được tập hợp và hệ thống hóa theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ đó theo bên Nợ của các tài khoản.

Khái quát chung về công ty cổ phần Dược – Vật tư y tế Nghệ An

• Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty .1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan tới tài chính và theo dừi cỏc hoạt động tài chớnh của cụng ty. Trực tiếp làm công việc kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc, bảng kê, phân bổ, chứng từ ghi sổ sau khi đã phân loại ghi vào một tài khoản thích hợp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vào sổ cái, khóa sổ cái, khóa sổ, rút số dư lập bảng cõn đối phỏt sinh, trực tiếp theo dừi một số thanh quyết toỏn với một số khách hàng lớn. Thanh toán lương thưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc; thanh toỏn BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định ; theo dừi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.

Nhưng thực tế trong quy định ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán đã bỏ qua việc đăng ký Chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mà phản ánh luôn vào Sổ cái.

Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Dược – Vật tư y tế Nghệ an

• Hạch toán vốn bằng tiền tại công ty : 1. Tiền mặt tại quỹ

 Phiếu Thu : khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: khách hàng đến trả nợ do công ty bán hàng, khách hàng trả nợ công ty do thiếu công ty, thu hoàn tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong Công ty …thỡ kế toán công nợ căn cứ vào chứng từ gốc (biên lai thu tiền, giấy nộp tiền ….) lập phiếu thu.  Phiếu Chi : khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phát sinh: chi mua hàng hóa, trả nợ người bán, chi tiền gửi ngân hàng, chi tạm ứng … căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan (bảng thanh toán tiền lương, hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị đặt hàng, giấy đề nghị tạm ứng…) để lập phiếu chi.  Tài khoản sử dụng:. 1) Các chứng từ kèm theo phiếu thu , chi tiền được kế toán vốn bằng tiền tiếp nhận , đối chiếu để đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. 2) Kế toán trưởng kiểm tra lại , ký vào đề nghị thu chi và các chứng từ liên quan rồi chuyển cho GĐ hoặc Phó giám đốc phê duyệt. 3) Chứng từ kèm được theo yêu cầu thu chi đã được phê duyệt được chuyển cho kế toán vốn bằng tiền để in và lập phiếu thu , chi ( 3 liên ). Sau khi lập xong , ký và chuyển cho Kế toán trưởng , Giỏm đốc ký duyệt. 5) Thủ quỹ nhận phiếu thu , chi sau khi được ký duyệt kèm theo chứng từ gốc để thực hiện thu , chi tiền. Cuối cùng , thủ quỹ ký vào phiếu thu , chi và giao 01 liên cho người nhận hoặc người nộp tiền. Thủ quỹ giữ lại 01 liên để vào sổ quỹ và chuyển 01 liên cho kế toán tiền. 6) Kế toán tiền nhận 01 liên phiếu thu ,chi và chứng từ gốc kèm theo để làm căn cứ lập CTGS và vào Sổ chi tiết quỹ tiền mặt.  Kế toán vốn bằng tiền liên tiếp nhận các chứng từ gốc đã được Kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt để lập phiếu thu 3 liên , ký lên phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng , giám đốc ký duyệt.

Tương tự như quá trình luân chuyển các chứng từ thu , chi tiền mặt nhưng thay vì lập phiếu thu , chi , kế toán tiền lập ủy nhiệm thu , ủy nhiệm chi hoặc séc … nộp cho ngân hàng để thực hiện thu , chi với tiền gửi ngân hàng.  Đối với nghiệp vụ khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng , công ty quy định mở CTGS cho tài khoản 112 định kì 10 ngày 1 lần trên cơ sở bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại (giấy báo có).  Kế toán trưởng đối chiếu số phát sinh trên sổ cái với bảng kê thu , chi TGNH và số tiền phát sinh trên sổ Đăng kí CTGS trên máy tính để lập BCTC .Ngoải ra kế toán còn đối chiếu số liệu với bảng sao kê và sổ phụ ngân hàng.

Đánh giá công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Dược – Vật tư y tế Nghệ An

• Kết quả đạt được
• Một số hạn chế

 Chu trình luân chuyển chứng từ trong thu , chi tiền mặt , TGNH được thiết kế khoa học , chi tiết đảm bảo các khoản thu , chi được xét duyệt đầy đủ , tập trung tại một đầu mối thu , chi tiền là thủ quỹ và được kế toán ghi nhận kịp thời khi cú cỏc nghiệp vụ phát sinh.  Trong quy trình hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức CTGS , kế toỏn đó tiến hành tập hợp chứng từ theo cùng nội dung kinh tế , đồng thời phân loại các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền theo mức độ thường xuyờn để quy định rừ ràng chứng từ gốc kốm theo và kỳ lập CTGS phản ánh cho các TK 111, 112 theo từng nội dung cụ thể. Điều này tuy phù hợp với IAS nhưng lại khiến các chuẩn mực kế toán công ty đang áp dụng không thống nhất với nhau và có thể dẫn đến phản ánh sai khoản mục TGNH của công ty tại một thời điểm nhất định khi có sai lệch về thời gian ghi nhận nghiệp vụ và thời gian trên chứng từ ngân hàng.

 Công ty chỉ quy định hạn mức dưới cho số dư tiền mặt dựa trên tính toán chủ quan của kế toán để đảm bảo khả năng thanh toán tức thời mà không quy định hạn mức trên khiến cho tiền mặt tồn quỹ có thể quá mức cần thiết , không tạo khả năng sinh lời , gây ứ đọng vốn và có thể gặp rủi ro khi sức mua của đồng tiền giảm sút nhanh do lạm phát.

Một số giải pháp khắc phục hạn chế nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Dược – Vật tư y tế Nghệ An

Công tác tổ chức kế toán có vai trò vô cùng quan trọng , quyết định sự vận hành và hiệu quả của công tác quản lý nói chung cũng như quản lý tài chính nói riêng .Do đó , muốn hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền trước hết phải khắc phục những hạn chế đang tồn tại trong công tác tổ chức kế toán tại công ty. Công ty cần có biện pháp cải thiện trình độ công nghệ thông tin của kế toán như : tổ chức cho nhân viên tham gia lớp học về kế toán máy và tin học , phối hợp với nhà cung cấp phần mềm kế toán toán tổ chức đào tạo ngay tại phòng kế toán. Vì công ty đã quy định việc lập CTGS khỏ rừ ràng nờn việc đăng ký chứng từ ghi sổ chẳng những khụng mất quá nhiều thời gian mà còn giúp công ty vừa phục vụ quản lý , hạch toán , đối chiếu số liệu vừa đảm bảo khi cơ quan thuế thấy khớp đúng số liệu và cả phương pháp hạch toán kế toán.

Như vậy , vốn bằng tiền của công ty khi luân chuyển sẽ đảm bảo luôn để lại dấu vết và được phản ánh đúng tại mọi thời điểm , giải quyết được vấn đề chênh lệch về khoảng thời gian của các nghiệp vụ vốn bằng tiền phát sinh.