Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Real Logistics
MỤC LỤC
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP CUNG ỨNG DỊCH VỤ
Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1. Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
- Tính không ổn định: Chất lượng của dịch vụ giao nhận hàng hóa thường không ổn định do nhiều yếu tố khách quan (điều kiện thời tiết, hạ tầng giao thông…) và cả những yếu tố chủ quan (chất lượng của phương tiện vận chuyển, bến bãi, …….) làm tác động không nhỏ đến tính ổn định của vận chuyển hàng hóa. Thông qua việc nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, các con đường giao thương với các nước trên thế giới sẽ được tạo dựng nên, từ đó giúp thu hút vốn đầu tư nước ngoài, mở rộng thị trường và mối quan hệ nhằm tăng cường sự hợp tác hữu nghị giữa các quốc gia.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Trước khoảng thời gian tàu chạy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần thường xuyên phối hợp với đại lý nước ngoài để cập nhập lịch trình của tàu và theo dừi những thay đổi của lịch trỡnh, nếu cú thay đổi cần kịp thời bỏo cho bờn người nhập khẩu để có phương án xử lý. Sau khi hàng hóa được giao tới người nhập khẩu, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ quyết toán các chi phí dịch vụ như: cước vận chuyển, local charges ở đầu nhập khẩu, phí trucking nội địa, lưu bãi (nếu có), phí hoa hồng cho Đại lý nước ngoài và các chi phí khác.
Các chứng từ cần có trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 1. Vận đơn đường biển
- Thể tích hàng(Measurements/Volume): cũng như số kiện và cách đóng gói thì thể tích về khối lượng và thể tích bao bì của mỗi đơn hàng là không giống nhau chính vì thế cần được thể hiện trên tờ vận đơn để bên chuyên chở có thể tiện hơn trong việc bốc dỡ hàng hóa. Chức năng sở hữu hàng hóa được thể hiện ở chỗ, người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn, là người có quyền yêu cầu người chuyên chở phải giao hàng cho mình tại cảng đích khi anh ta xuất trình một vận đơn gốc.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH REAL
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Real Logistics giai đoạn 2021-2023
Qua những con số trên có thể thấy rằng trong vòng 3 năm từ 2021 đến 2023, mặc dù doanh thu và lợi nhuận của công ty có sự tăng trưởng nhưng vẫn chịu ảnh hưởng bởi các biến động của của nền kinh tế và tỉ lệ tăng trưởng không ổn định do phải chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty giao nhận trên thị trường. Tuy nhiên doanh thu dịch vụ năm 2023 lại giảm là do tình hình kinh tế thế giới năm 2023 chịu tác động mạnh mẽ từ các xung đột địa chính trị, lạm phát toàn cầu tăng cao dẫn đến xu hướng tiêu dùng trên toàn thế giới giảm, tạo ra tác động tiêu cực đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp trong nước. Chính những khó khăn về đơn hàng xuất khẩu, nhu cầu thế giới giảm dẫn đến nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu phục vụ sản xuất và xuất khẩu giảm theo và là nguyên nhân dẫn tới nhu cầu sử dụng dịch vụ nhận hàng nhập khẩu của công ty sụt giảm.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Real Logistics
Sau khi hãng tàu xác nhận đặt chỗ bằng cách gửi lại booking confirmation, đại lý sẽ gửi thỏa thuận lưu khoang cho người bán để người bán chuẩn bị hàng và gửi cho cụng ty TNHH Real Logistics lịch trỡnh hàng húa để theo dừi quỏ trỡnh vận chuyển hàng. - Tờ khai luồng đỏ: Áp dụng cho Hàng hóa có giá trị cao, Hàng hóa có nguồn gốc hoặc xuất xứ khụng rừ ràng, Hàng húa thuộc ngành cụng nghiệp đặc biệt như dược phẩm hoặc thực phẩm, Hàng hóa đang trong quá trình tạm giữ vì các vấn đề liên quan đến hải quan. Tiền công thực hiện nghiệp vụ: khai báo hải quan, vận chuyển nội dịa; các chi phí lưu kho, lưu bãi, phí hun trùng, phí kiểm dịch, phí xếp dỡ hàng hóa,.Sau khi kế toán xác nhận khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cam kết trong hợp đồng, nhân viên Kinh doanh sẽ trả lại tờ khai gốc hàng hóa đã thông quan cho khách hàng.
Đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Real Logistics
Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh và nhân viên làm giá đôi khi chưa có sự trao đổi thông tin, phối hợp công việc ăn ý khiến quá trình kiểm tra giá với các đại lý nước ngoài chậm trễ, kéo theo việc phản hồi khách hàng chưa được nhanh chóng và không cung cấp được bản báo giá dịch vụ cụ thể và chính xác cho khách hàng. Nguyên nhân của vấn đề là do nhân viên kinh doanh chưa thực sự sát xao trong quá trình chăm sóc khách hàng cũng như quá trình nắm bắt thông tin hàng hóa từ khỏch chưa rừ ràng, rành mạch dẫn đến tỡnh trạng thiếu hụt thụng tin, sai lệch thông tin, không đủ dữ liệu cho quy trình khai báo nhập khẩu hàng hóa, làm việc với cơ quan hải quan được thông suốt, kéo theo việc phải chỉnh sửa tờ khai, mất thêm các chi phí ngoài cho cơ quan liên quan để giải quyết vấn đề. Cũng do việc nhân viên kinh doanh không chú ý khai thác hết các thông tin về lô hàng trong quá trình hỏi thăm khách hàng chi tiết hàng hóa đã khiến quá trình trao đổi thông tin giữa nhân viên kinh doanh và nhân viên làm giá bị thiếu sót thông tin, gây nên tình trạng nhân viên làm giá cung cấp báo giá thiếu hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của lô hàng, tạo ra sự chậm trễ khi phản hồi khách hàng.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Real Logistics
Thứ hai, hoạt động của chính các doanh nghiệp logistics còn nhiều hạn chế cả về quy mô hoạt động, vốn, … Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics ở Việt Nam hầu hết là những doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics còn manh mún, thiếu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ cơ bản, hoặc cung cấp từng dịch vụ đơn lẻ, cạnh tranh về giá là chủ yếu, ít giá trị gia. Những năm qua, Việt Nam đã chủ động và tích vực tham gia vào các thiết chế kinh tế đa phương và khu vực, với các dấu mốc quan trọng như trở thành thành viên của cộng đồng kinh tế ASEAN, diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á- Thái Bình Dương (APEC), kí kết các hiệp định thương mại quốc tế như Hiệp định thương mại tự do giữa EU và Việt Nam, Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương,. Từ một trường hợp cụ thể gần đây, sau khi khách hàng là đối tác lâu năm của công ty có phàn nàn về tốc độ xử lý giấy tờ liên quan đến kiểm tra chất lượng hàng hóa bị chậm khiến quá trình nhận hàng của khách bị kéo dài so với lịch trình dự kiến, gây tổn thất về doanh thu và lợi nhuận cho khách hàng, ban giám đốc đã tổ.
Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Real Logistics
Qua trường hợp trên, có thể thấy công ty cùng ban lãnh đạo đã thực sự quan tâm đến khách hàng và sẵn sàng cùng nhân viên thảo luận để đưa ra các đánh giá, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, giúp tạo dựng hình ảnh công ty tận tâm, chuyên nghiệp, sẵn sàng phục vụ khách hàng. Để tối ưu hóa hoạt động nhận hàng nhập khẩu, công ty cần chú trọng nâng cấp, cải tiến tốc độ, đảm bảo tính ổn định của mạng Internet và đường truyền điện thoại để tránh việc mất thông tin, dữ liệu khi khai báo hải quan hoặc khai báo Manifest trên Cổng thông tin một cửa, gây mất thời gian thực hiện lại quy trình dẫn đến làm chậm tốc độ cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Đặc biệt, để tiện cho quỏ trỡnh theo dừi, giỏm sỏt quy trỡnh nhận hàng tránh đứt gãy thông tin giữa nhân viên và khách hàng; giữa từng bộ phận nhân viên với nhau, công ty cần triển khai áp dụng nền tảng cho phép nhân viên truy cập, cập nhật tiến độ nhiệm vụ như các ứng dụng quản lí doanh nghiệp Fast Work, Oracle,.Ngoài ra, đối với nhân viên và khách hàng cần có một trục thời gian chi tiết về tình trạng hàng hóa cũng như có các thông báo cập nhật tiến độ của quy trình nhận hàng, các vấn đề cần xử lý, Bên cạnh đó, công ty nên có đội ngũ phụ trách về kĩ thuật để kịp thời xử lí mỗi khi xảy ra các sự cố về công nghệ, phần mềm.
Một số kiến nghị
Các ý kiến đóng góp xây dựng của Hiệp hội đại diện cho tâm tư nguyên vọng của hội viên, có ý nghĩa to lớn, là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý nhà nước hoạch định chiến lược, xây dựng cơ chế, chính sách phát triển ngành, qua đó tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp logistics. - Các hiệp hội cũng cần tăng cường phối hợp với các cơ sở đào tạo, tổ chức nhiều hội thảo, khóa đào tạo, tập huấn, cập nhật kiến thức và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động như Chương trình Đào tạo chuyển đổi số cho doanh nghiệp, Khóa đào tạo Quản lý ngân sách và lập kế hoạch tài chính, Khóa đào tạo nghiệp vụ áp mã HS Code … Các doanh nghiệp hội viên của Hiệp hội cũng cần tích cực tham gia công tác thực hành, thực tập, xây dựng, đóng góp và chỉnh sửa chương trình đào tạo cùng các cơ sở đào tạo cả nước. Tuy nhiên trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty Real Logistics luôn phải tìm cách để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, chuyên môn hoá các hoạt động và khắc phục những tồn tại, khó khăn mà công ty đang gặp phải.