Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Quá trình hình thành và phát triển của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

+ Phòng Tổng hợp và Kế hoạch có chức năng và quyền hạn: Tổ chức xây dựng và theo dừi, đụn đốc thực hiện cỏc chương trỡnh, đề ỏn, kế hoạch cụng tỏc của Viện, tổng hợp báo cáo công tác chung của Viện, phối hợp với các Phòng Tiêu chuẩn Chất lượng thẩm định dự thảo TCVN và góp ý dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ xây dựng theo yêu cầu của Tổng cục và Viện; xử lý các nội dung kỹ thuật liên quan, các hồ sơ TCVN, nhiệm vụ triển khai và hồ sơ kỹ thuật khác, tổ chức các hội đồng thẩm định dự thảo TCVN do Viện thực hiện, các hội đồng nghiệm thu đề tài, dự án cấp Viện và các văn bản trước khi trình Lãnh đạo Viện phê duyệt, tổ chức xây dựng một số TCVN trong lĩnh vực các vấn để chung theo sự phân công của Lãnh đạo Viện;. Quản lý, duy trì và khai thác cổng thông tin cơ sở dữ liệu về TCVN và các dữ liệu liên quan; Quản lý và lưu trữ hồ sơ TCVN và hồ sơ liên quan; Thực hiện tuyên truyền, marketing về Tiêu chuẩn và áp dụng Tiêu chuẩn, Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia; các dịch vụ xuất bản và phát hành tiêu chuẩn; Quản lý website và hạ tầng cổng thông tin điện từ của toàn Viện.

Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

- Tạo điều kiện cạnh tranh công bằng: Khi có các tiêu chuẩn chung được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong một quốc gia, điều này tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng và đồng đều hơn, bảo vệ các doanh nghiệp nhỏ và tạo ra cơ hội cho họ để cạnh tranh với các đối thủ lớn hơn. - Cải thiện chất lượng: TCVN đặt ra các yêu cầu và hướng dẫn về quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.

Nguồn tài liệu TCVN số hóa trong cơ cấu vốn tài liệu của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Số liệu của hệ thống CSDL về Hệ thống TCVN: Đã được cập nhật, lưu trữ trên Cổng thông tin.

Hồ sơ TCVN

Cơ sở vật chất và hạ tầng các trang thiết bị của Viện liên quan tới số hóa Cơ sở hạ tầng dành cho việc số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam được thiết kế và phát triển với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt và tiện ích cho việc quản lý và truy cập thông tin. Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng Việc sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng và ảnh màu sang ổ cứng là một biện pháp cần thiết để bảo vệ thông tin tài liệu số hóa quan trọng và giữ cho những tài liệu đó không bị mất mát. - Tất cả dữ liệu, tài liệu không cần lưu giữ được Trưởng phòng Xuất bản phát hành kiểm tra xem xét và xác nhận hủy bỏ trước khi chuyển đến bộ phận Hành chính tổng hợp và Kỹ thuật hủy bỏ theo quá trình quản lý tài liệu và Quá trình quản lý hồ sơ.

Nhóm công tác cũng cần nghiên cứu hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và hồ sơ dữ liệu đặc thù cho hoạt động tiêu chuẩn hóa trên cơ sở đánh giá, phân tích thực trạng và nghiên cứu xây dựng và áp dụng hệ thống hồ sơ và cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ tiêu chuẩn hóa và bối cảnh ứng dụng tại Việt Nam. Sau khi hoàn thành bước này, tổ chức phải kết hợp thực tiễn quản lý hồ sơ đã cải tiến vào trong tổ chức với sự phá vỡ tối thiểu đối với hoạt động tác nghiệp ít nhất đóng góp ý kiến để hoàn thiện những yêu cầu về tổ chức để đạt được sự công nhận về chất lượng; và tập trung vào chiến lược đầu tư lâu dài đã nêu ra từ Bước A tới Bước F. Mô hình quản lý quá trình xây dựng tiêu chuẩn của ISO và mô hình đề xuất của Viện sẽ là cơ sở cho việc triển khai xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tiêu chuẩn hóa và quản lý quá trình xây dựng TCVN và tham gia góp ý xây dựng Tiêu chuẩn quốc tế, Tiêu chuẩn khu vực.

Cựng với đú chương 2 cũng đó làm rừ những bước tiếp theo trong quy trình đường đi của tài liệu số, đưa dữ liệu số hóa lên mạng để phục vụ, công bố bộ sưu tập và phục vụ truy cập, và các kết quả đạt được khi số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam và cuối cùng là nêu lên một số sản phẩm thông tin số hóa của Cục.

Ưu điểm và hạn chế của công tác số hóa tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Với tài liệu số được lưu trữ trên các phần mềm quản lí tài liệu, nhân lực tại Viện có thể dễ dàng tìm kiếm file tài liệu hoặc từ bất kỳ đoạn văn bản của tài liệu nào cũng sẽ giúp tìm kiếm nhanh chóng tài liệu cần. Thông tin được chia sẻ trong nội bộ nhanh chóng nhất: Chỉ với một vài cái click chuột, file tài liệu sẽ được chuyển đến cho người cần mà không phải tốn thời gian di chuyển. Việc số hóa tài liệu đòi hỏi các chuyên gia, cán bộ số hóa không chỉ có kiến thức chuyên môn mà còn phải biết vận hành hệ thống máy móc, ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại và các kỹ năng thao tác xử lý thông tin vào công tác số hoá tài liệu.

Nhưng trên thực tế, tại Viện đội ngũ cán bộ làm công tác số hóa tài liệu còn mỏng, năng lực chuyên môn cần được nâng cao hơn nữa khi tiến hành với công tác số hóa tài liệu tại Viện [11]. Số hóa tài liệu phụ thuộc vào sự phát triển của công nghệ, và các định dạng, tiêu chuẩn có thể thay đổi theo thời gian, đòi hỏi cán bộ tại Viện và người dùng phải duy trì và cập nhật hệ thống của mình.

Một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu

Thông qua các hệ thống quản lý tài liệu điện tử và các cơ sở dữ liệu trực tuyến, thông tin về tiêu chuẩn và quy định có thể được truy cập một cách dễ dàng và minh bạch, từ đó thúc đẩy sự hiểu biết và tuân thủ tiêu chuẩn trong cộng đồng doanh nghiệp và công chúng. Tuy nhiên, để thúc đẩy và phát triển công tác số hóa tài liệu, cần phải tiếp tục đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của thông tin, cũng như nâng cao năng lực và nhận thức của nhân viên về công nghệ số hóa. Trong tương lai, sự phát triển và áp dụng công nghệ số hóa sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động tiêu chuẩn hóa, góp phần vào sự phát triển bền vững của Việt Nam trong bối cảnh hội nhập và phát triển toàn cầu.

Điều này đồng nghĩa với việc Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cần duy trì và phát triển sự cam kết và nỗ lực trong việc thúc đẩy công tác số hóa tài liệu, đảm bảo rằng mọi người dân và doanh nghiệp đều có cơ hội truy cập và sử dụng thông tin về tiêu chuẩn một cách dễ dàng và công bằng nhất. Lê Thị Hải Ngọc (2023), Pháp luật về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân kinh doanh đối với người tiêu dùng và giới thiệu vụ án công ty TNHH Thiên Nhiên TS Việt Nam kinh doanh sản phẩm kém chất lượng tại Hà Nội, Đại học Huế.